Papierloze inkoop: de voordelen van geautomatiseerde overeenkomsten voor leveranciers

De inkoopafdeling speelt een steeds belangrijkere rol in moderne bedrijven en heeft de unieke kans om een voorbeeld te zijn voor het bedrijf. In de zakelijke wereld is de inkoopafdeling een van de meest verbonden afdelingen. Op deze afdeling krijgen medewerkers te maken met bijna alle aspecten van het bedrijf, zoals productie, R&D, logistiek, juridische kwesties, HR, IT en reizen.

Als inkoopprofessional ben je verantwoordelijk voor de relatie met leveranciers en moet je de uitvoeringssnelheid verhogen. Daarnaast moet je het serviceniveau binnen de organisatie zien te verbeteren.

Uit een recent onderzoek door Forrester Consulting (namens DocuSign) bleek dat 9 van de 10 bedrijven nog moet werken met traditionele, papierafhankelijke processen. Kort gezegd zijn deze processen traag, foutgevoelig, overbodig en duur.

Vanwege de vele verschillende processen wordt er op de inkoopafdeling zoals bekend altijd veel papier gebruikt. Maar eindelijk is er een oplossing beschikbaar waardoor je niet meer uren, dagen of zelfs weken moet wachten tot een overeenkomst is ondertekend. Door systemen zoals DocuSign Agreement Cloud te gebruiken, kun je de afhandeling van overeenkomsten van A tot Z automatiseren en stroomlijnen.

Wat is DocuSign Agreement Cloud?

Klanten en medewerkers hebben tegenwoordig hogere verwachtingen dan ooit tevoren. Ze willen een goede en eenvoudige ervaring, en dat betekent dat ze geen documenten willen afdrukken, scannen en op de post doen. Maar om dat te bereiken, moeten bedrijven de volledige afhandeling van overeenkomsten digitaliseren. DocuSign Agreement Cloud helpt bedrijven digitaal te transformeren en het voorbereiden, ondertekenen en beheren van contracten en andere bedrijfskritische overeenkomsten en het ondernemen van actie daarop te automatiseren.

Hoe kan een papierloze inkoopafdeling de workflow verbeteren met geautomatiseerde en gestroomlijnde leveranciersovereenkomsten?

Tijd besparen

Als inkoopprofessional ben je je maar al te bewust van kosten en weet je hoe belangrijk het behalen van rendement is. Maar behaal je zelf eigenlijk wel je een optimaal rendement? Ook medewerkers van de inkoopafdeling kunnen hun tijd namelijk inefficiënt besteden. En dat kan veel geld kosten.

Door DocuSign Agreement Cloud te integreren kun je meer tijd besteden aan belangrijke zaken:

• Inzicht krijgen in klanteisen
• De juiste oplossingen zoeken
• Kostenbesparingen stimuleren
• Risico's in de toeleveringsketen beperken
• Volledig zicht houden op de goedkeuringsstatus van documenten

Zo ben je minder tijd kwijt aan het verkrijgen van handtekeningen en het verzenden van documenten.

Uitvoeringssnelheid verhogen

In de snelle, moderne zakenwereld hangt organisatorische flexibiliteit vaak af van de mogelijkheid om snel nieuwe leveranciers binnen te halen. Aan de andere kant willen interne klanten dat aankoopverzoeken sneller worden uitgevoerd.

Door processen naar de cloud te verplaatsen, worden ze nu binnen enkele minuten voltooid waar dat voorheen dagen kon duren.

Kosten verlagen

Papieren transacties kosten meer dan digitale transacties. De kosten van papierafhankelijke processen kunnen flink oplopen: van de arbeidstijd die nodig is om inkoopdocumenten op te stellen, verspreiden en bijhouden tot de kosten voor het afdrukken en (met spoed) verzenden van documenten.

Transparantie en naleving verbeteren

Door processen te digitaliseren, weet je precies wat de status is van elk document en wie het nog moet ondertekenen. Daarnaast kun je de voortgang ervan bijhouden en analyseren. Omdat ondertekende documenten worden opgeslagen en er een transparante, veilige audittrail is, voldoe je bovendien aan SOX- en HIPAA-regelgeving met een bewaarbeleid dat aan al je eisen voldoet.

Fouten beperken

Als medewerkers niet keer op keer dezelfde informatie hoeven in te voeren, wordt gegevensinvoer gemakkelijker, eenvoudiger en nauwkeuriger. Je kunt DocuSign Agreement Cloud integreren in backend-systemen en zo fouten bij de gegevensinvoer beperken.

Mobiliteit van medewerkers vergroten

Aangezien steeds meer mensen vanuit huis werken, is het belangrijk dat organisaties hierop inspelen en medewerkers de tools geven om hun werk op afstand te doen. Dit is niet mogelijk als je nog steeds gebonden bent aan papierafhankelijke processen.

Met DocuSign Agreement Cloud wordt het volledige proces naar de cloud verplaatst. Vervolgens heb je altijd en overal toegang tot je documenten en kun je er vanaf vrijwel elk apparaat mee aan de slag.

Leidinggevenden van de inkoopafdeling maken gebruik van technologie om de efficiëntie te vergroten, de beste producten en diensten te verwerven, en de relatie met leveranciers te verbeteren. Met de overstap naar digitaal kun je het inkoopproces automatiseren en stroomlijnen. DocuSign Agreement Cloud maakt de inkoopafdeling papierloos door te werken met cloudplatformen. Zo beperk je risico's, optimaliseer je de workflow en efficiëntie, en voldoe je aan nalevingseisen.

Een moderne workflow voor inkoopovereenkomsten

Lees onze whitepaper en kom erachter hoe je je contractmanagement van inkoop tot betaling kunt stroomlijnen om zo aangenamer, sneller, eenvoudiger én goedkoper te werk te kunnen gaan.