Stroomlijn de levenscyclus van je contracten

Gartner definieert contract lifecycle management (CLM) als de “toepassingen die worden gebruikt voor het beheer van contracten vanaf het opstellen tot het lopende beheer en uiteindelijke verlenging of beëindiging.” Eenvoudiger gezegd verwijst contract lifecycle management naar de methoden die je gebruikt om je zakelijke overeenkomsten op te stellen, te ondertekenen, op te slaan en te beheren. Lees dit artikel voor meer informatie.

CLM-systemen zijn softwaretoepassingen die organisaties en afdelingen helpen contracten efficiënter te beheren. In tegenstelling tot handmatige methoden voor documentbeheer zijn CLM-systemen zo gebouwd dat je contracten, leveranciersinformatie, standaard contractvoorwaarden en contractsjablonen gemakkelijk kunt opslaan en terugvinden.

De kosten van inefficiënt contractbeheer worden volgens WCC geschat op meer dan 9% van de totale jaarlijkse omzet – een goed uitgangspunt om een business case voor Contract Lifecycle Management op te stellen. Een sterke CLM-oplossing kan een organisatie helpen belangrijke bedrijfsresultaten te behalen, zoals het sneller genereren van omzet, het verhogen van de productiviteit van je medewerkers, het verlagen van de vaste kosten, zorgen voor minder contractwaardeverlies, het mogelijk maken van selfservice mogelijkheden én slimmer zakendoen.

Een belangrijk onderdeel van het analyseren van contract lifecycle management (CLM) workflows is het opsplitsen van diezelfde cyclus in overzichtelijke stappen. De vijf cruciale fasen in een contractlevenscyclus zijn contractopstelling, onderhandeling, doorsturen, goedkeuring/ondertekening en opslag.

De kosten van inefficiënt contractmanagement worden volgens  WCC geraamd op meer dan 9% van de totale jaarlijkse omzet. De processen voor overeenkomsten zijn bovendien vaak niet transparant en tijdrovend, en de extra inefficiëntie van deze processen verlengt de time-to-value van contracten. Met inefficiënt contractmanagement is het ook moeilijker om te hoge kosten van leverancierscontracten in de hele organisatie te traceren. Daarnaast zijn contractprocessen vatbaar voor menselijke fouten en brengen ze verschillende soorten risico's met zich mee: inkomende contracten kunnen bewoordingen bevatten die een organisatie in groot gevaar brengen of zelfs de voortgang van een deal tegenhouden. Met contractuele AI-mogelijkheden en -analyses kun je risico's verminderen, onderhandelingen versnellen en de prestaties van je team verbeteren.

Doeltreffend contractmanagement kan bedrijven helpen tijd en geld te besparen, risico's te beperken en hun verkooppotentieel te vergroten. Digitaal contractmanagement biedt tal van voordelen. Bedrijven kunnen veel sneller dan voorheen deals sluiten en in gang zetten, terwijl de zichtbaarheid van de contractinhoud aanzienlijk wordt verhoogd. Dit leidt tot hogere efficiëntie van documentprocessen, waardoor op personeelskosten wordt bespaard en de time-to-value van verkoopcontracten wordt verbeterd. Door het gebruik van AI-software verlaag je de werkdruk, zodat je weer tijd hebt om je te richten op interessantere en productievere taken. Zodoende ontdek je mogelijk nieuwe kansen en risico's die anders wellicht onopgemerkt waren gebleven.

Wat uniek is aan het contractproces, is dat er meerdere afdelingen binnen de organisatie bij betrokken zijn. De systemen die elk van deze afdelingen gebruikt, zijn echter vaak niet met elkaar verbonden. Een baanaanbieding begint bijvoorbeeld bij HR (HCM), en voordat deze kan worden verzonden, moet de financiële afdeling hem misschien nog goedkeuren (ERP). En zodra de handtekening is gezet, moet IT de nieuwe werknemer voorzien van de nodige voorzieningen (ServiceNow). Als deze verschillende systemen niet met elkaar verbonden zijn, kan dit resulteren in veel dubbel werk (en potentiële fouten) aangezien informatie uit contracten in elk systeem opnieuw moet worden ingevoerd. DocuSign's CLM-oplossing integreert met de toepassingen die je al gebruikt, zoals Salesforce, Coupa of SAP Ariba. Kom meer te weten.

Met DocuSign CLM kun je contracten opslaan, taggen en organiseren op een gecentraliseerde, doorzoekbare opslagplaats die speciaal voor contracten is ontwikkeld. Zo kunnen bestaande overeenkomsten snel worden gevonden, kan over de status worden gerapporteerd en kunnen inzichten worden verkregen die risico's verminderen en de bedrijfsfunctie verbeteren.

Zodra een contract is opgesteld, moeten vaak nog wijzigingen of bewerkingen worden aangebracht als onderdeel van het onderhandelingsproces over het contract, voordat de definitieve versie klaar is voor ondertekening: dit is het redlining-proces van het contract. Het doel is een definitief document op te stellen dat alle partijen tevreden stelt. De term redlining komt van de historische en handmatige manier om contracten te redigeren, met behulp van een rode pen op papier.

Met een contractbeheersysteem zoals DocuSign CLM kun je contracten ter beoordeling versturen, wijzigingen in meerdere versies bijhouden en een auditverslag bijhouden van wie wat wanneer heeft gedaan. Het helpt je ook om alle contracten op te slaan, te taggen en te organiseren op een gecentraliseerde, doorzoekbare opslagplaats, met nauwkeurige toegangscontrole. Met sterke CLM-software kun je workflow- en contractrapporten maken om inzichten aan het licht te brengen en alle contractprocessen te bewaken.