Kunnen alle afdelingen van een bedrijf agile werken?

De term “agile werken” is de laatste jaren een populair buzzword op de werkvloer geworden. Met agile bedoelen we een wendbare of flexibele manier van werken (bijvoorbeeld door sprint planning, multidisciplinaire teams of korte deadline cycli) en het stelt organisaties in staat om snel op veranderingen in te spelen. De voordelen zijn algemeen bekend - betere productiviteit, samenwerking en betrokkenheid - en om succesvol te zijn, zijn digitale tools de belangrijkste hulpmiddelen. Daarom zal iedereen op een IT- of productontwikkelingsafdeling wel eens via de agile werkmethoden gewerkt hebben. Maar deze methoden zijn nog niet consequent tot andere afdelingen doorgedrongen, zoals HR of Legal. Organisaties die een agile manier van werken implementeren, realiseren naar verluidt een 60% hogere omzet- en winstgroei, zo meldt het Harvard Business Review. Zo’n hoog rendement klinkt heel aantrekkelijk: is de agile manier van werken iets wat alle afdelingen van een organisatie zouden moeten omarmen?

Flexibiliteit in heel het bedrijf

Het is vanzelfsprekend dat digitale revolutie bedrijven verandert, maar snelle afdelingen zoals IT en Sales merken vaak dat andere afdelingen de vooruitgang binnen een bedrijf vertragen. Dit komt onder andere door traditionele en handmatige, papieren processen. Om een beter beeld te krijgen van de interne workflow bij bedrijven ondervroeg DocuSign 750 sales professionals om de meest recente B2B-verkooptrends te identificeren. In het onderzoek zei 43% van de sales professionals dat ze de samenwerking met de juridische afdeling een uitdaging vonden, en 53% van de die groep stelde dat dit kwam doordat er te veel handmatige taken in het samenwerkingsproces vereist waren. 40% gaf toe dat dit kwam omdat zij niet zeker wisten waar contracten zich in het goedkeuringsproces bevonden.

Er zijn maar weinig bedrijven die in hun hele organisatie “agile werken” hebben kunnen bereiken. De KPMG Global Agile Survey uit 2019 enquêteerde onder 128 zakelijke leiders uit 17 landen, waarvan 55% van de respondenten uit Europa kwamen.

• 23% van de respondenten in alle landen verwacht dat binnen drie jaar alleen geselecteerde functies agile zullen werken - en 32% verwacht dat agile werken op enterprise-level zal gebeuren.
• In Nederland zal naar verwachting 43% in 2022 op enterprise niveau agile werken.
• In Duitsland gaf 45% van de respondenten aan dat het afbreken van silo’s tussen business en IT de belangrijkste drijfveer was voor hun verschuiving naar ‘agility’.

Dankzij flexible werkmethoden zijn organisaties beter bestand tegen crises zoals de Covid-19-pandemie. 

In het Verenigd Koninkrijk bleek uit onderzoek van McKinsey dat 93 procent van de organisaties van mening was dat hun agile afdelingen "beter" of "aanzienlijk beter" hadden gepresteerd dan hun niet-agile afdelingen op het gebied van klanttevredenheid en operationele prestaties. Dit was vaak te danken aan snellere besluitvorming en het vermogen om zich aan uitdagingen aan te passen. Zulk soort resultaten pleit voor een algehele implementatie van agile werken binnen organisaties. Teamleiders en managers kunnen hun werknemers motiveren om agile te werken door het team te vereniging in een gedeelde doelstelling en visie, platte structuren en een duidelijke rolverdeling. In dit proces is next-level technologie ook van vitaal belang, en veel digitale tools kunnen helpen om agility uit te rollen naar andere afdelingen, zoals Legal en HR.

Digitale tools voor agile werken

Organisaties zullen moeten blijven veranderen om hun hele organisatie agile te maken. Diegene die in dit proces digitale technologie omarmen, zullen in de toekomst een groot concurrentievoordeel hebben. In een Gartner-enquête zei 56% van de ondervraagde CEO's dat de implementatie van digitale tools tot meer inkomsten hebben geleid. Volgens het Forrester-onderzoek State of Systems of Agreement uit 2019, dat in opdracht van DocuSign is uitgevoerd, had slechts 18% van de 120 deelnemende besluitvormers (inzake aankoop van technologie) het contractbeheer op hun juridische afdeling volledig gedigitaliseerd. Bovendien bleek uit de Forrester-studie dat slechts 38% van de juridische medewerkers denkt dat elektronische handtekeningen en registratiesystemen, zoals Enterprise Content Management (ECM)-systemen, geïntegreerd en geautomatiseerd kunnen worden, tegenover 65% van de mensen die op een salesafdeling werken.

Het gebruik van digitale tools kan de overgang naar agile werken vereenvoudigen en helpen bij het automatiseren van taken en het elimineren van papier en handmatige processen. Zowel juridische- als HR-afdelingen in EMEA vinden de volgende tools nuttig bij de overstap naar een agile manier van werken. 

• EAP (Enterprise Agile Planning) Tools zoals JIRA Software van Atlassian, en Microsoft AZURE-boards stimuleren organisaties agile werkmethoden op schaal te gebruiken om een enterprise status te bereiken. Deze tools helpen afdelingen door resultaatgerichte, klantgerichte, coöperatieve en op samenwerking-gerichte werkmethoden te ondersteunen, waarbij voortdurende feedback van stakeholders mogelijk is.
• Communicatietools ten behoeve van samenwerking en het delen van bestanden, zoals Google Drive, Dropbox, Trello, Microsoft Teams, Slack en Miro. Deze tools kunnen juridische en HR-teams helpen om agile te werken.
• Contract Lifecycle Management tools zoals DocuSign CLM kunnen vooraf goedgekeurde contractvoorwaarden, serviceniveaus, garanties, prijzen en andere opties op één plaats samenbrengen. Daardoor kan het afdelingen in een hele organisatie helpen - verkoopteams kunnen sneller door offertestadia navigeren, en juridische diensten kunnen hun beoordeling van de voorwaarden versnellen. Bovendien kunnen bedrijven die CLM gebruiken een gemakkelijk toegankelijke bibliotheek van vooraf goedgekeurde clausules creëren die vooraf kunnen worden geconfigureerd om contracten automatisch in te vullen.
• Processen waarvoor handtekeningen vereist zijn, vormen een fundamenteel onderdeel van juridische en HR-werkzaamheden. Handmatige en papieren processen veroorzaken echter vaak vertragingen. Software voor elektronische handtekeningen kan Legal- en HR-teams helpen om het contractbeoordelings- en afsluitingsproces te versnellen.
• Customer Relationship Management-systemen zoals Salesforce kunnen juridische teams helpen klantgericht te blijven.

Door zulke processen te automatiseren met oplossingen zoals eSignature en CLM en de ware kracht van data te benutten, kunnen de juridische afdelingen en HR-teams in de hele organisatie invloed uitoefenen op de flexibele en agile prestaties.