De HR-gids voor succesvol thuiswerken

2021 wordt het jaar waarin bij veel organisaties het personeel grotendeels of zelfs geheel vanuit huis werkt. Hoewel tijdelijke oplossingen in 2020 vaak redelijk succesvol waren, kan een moderne organisatie het zich niet langer veroorloven om geen uitgewerkt plan te hebben voor het aansturen van medewerkers die niet op het kantoor werken. Hoogste tijd dus om een concreet thuiswerkplan op te stellen dat je bedrijfssucces ook op langere termijn waarborgt!

Het goede nieuws is dat veel HR-teams al zijn begonnen belangrijke veranderingen door te voeren om thuiswerkers beter te ondersteunen. Vernieuwers slaan nieuwe wegen in en bewijzen dat het mogelijk is om externe medewerkers net zo effectief te managen als medewerkers op kantoor. Voor de struikelblokken die een decentraal personeelsbestand met zich meebrengt bestaan gelukkig oplossingen. Ad hoc problemen oplossen zodra ze zich voordoen is immers geen strategie die je langdurig kunt volhouden. Je team zal dus een doordachte thuiswerkstrategie moeten uitwerken met daarin een prominente plek voor een robuust, gecentraliseerd platform voor de communicatie met medewerkers en hun interactie met de organisatie.

Wanneer jouw HR-team een plan gaat opstellen om thuiswerken zo goed mogelijk te faciliteren, is het essentieel om daarbij de volgende soorten tools de revue te laten passeren:

Communicatietools

Zonder een gezamenlijke plek waar medewerkers samenkomen is het lastiger om de informatie-uitwisseling tussen de medewerkers onderling en tussen de medewerkers en de organisatie op peil te houden. HR-teams hebben behoefte aan technologie die de communicatielijnen voor individuele medewerkers, teams en de organisatie in het algemeen open houdt . Een eenvoudige massa-e-mail naar een alias is geen effectieve oplossing voor dit probleem; je moet medewerkers via een persoonlijker kanaal benaderen en ze de kans bieden om te reageren als dat nodig is.

Behalve nieuwe communicatielijnen opzetten moeten HR-teams ook de verwachtingen ten aanzien van het gebruik van deze hulpmiddelen helder communiceren. Ze moeten onder meer aangeven wie geacht wordt deze tools te gebruiken, hoe vaak ze moeten nagaan of er nieuwe informatie voorhanden is en hoe snel ze daarop moeten reageren. Het ondersteunen van thuiswerkers betekent een flinke omslag voor de organisatie. HR-teams zullen op zoek moeten gaan naar tools die waarborgen dat alle medewerkers effectief kunnen blijven communiceren.

Tools voor medewerkersbetrokkenheid

Met medewerkers communiceren is de logische eerste stap, maar effectieve HR-teams gaan verder: ze stellen medewerkers in staat om ook zelf actie te ondernemen. Bij sommige vormen van communicatie moeten medewerkers immers méér doen dan alleen informatie opnemen, bijvoorbeeld een document ondertekenen, een training volgen, een virtuele vergadering bijwonen, persoonlijke informatie verstrekken of nieuwe arbeidsvoorwaarden kiezen. 

In een traditionele kantooromgeving heeft een HR-team diverse mogelijkheden om medewerkers persoonlijk te herinneren aan hun verantwoordelijkheden en hen te vertellen hoe ze de gewenste actie kunnen ondernemen. Maar in de huidige situatie gaat dat niet en zal het via de digitale weg moeten gebeuren. Alleen voor de complexere acties zou je momenteel trainingssessies of individuele gesprekken op kantoor kunnen inplannen. Ook nu is het belangrijk dat HR-teams met medewerkers in gesprek blijven over deze acties; het is alleen zaak om de workflows nog beter af te stemmen op thuiswerkers.

Documenttools

Op het snijvlak van communicatietools en tools voor medewerkersbetrokkenheid bevinden zich tools voor het afhandelen van overeenkomsten zoals eSignature. Wat de situatie ook is voor je personeel, medewerkers zullen altijd documenten moeten ondertekenen (bijv. offertes, arbeidsbevoegdheidsdocumenten, looninhoudingsformulieren, uitdiensttredingsformulieren enzovoort). Eenvoudige, veilige en afdwingbare tools zijn daarbij essentieel. Bedrijfsdocumenten zijn pas definitief als er een rechtsgeldige handtekening onder staat. Het is dus cruciaal dat je je medewerkers een uniforme manier biedt om overeenkomsten altijd en overal in te vullen.

Als je HR-team plannen maakt om al het personeel vanuit huis te laten werken, is het raadzaam om eerst te inventariseren welke communicatie en interactie tussen het bedrijf en de medewerkers noodzakelijk is. Zorg daarna dat je de juiste tools kiest om deze communicatie en interactie mogelijk maken. Hieronder noemen we acht moderne HR-oplossingen die je in overweging zou kunnen nemen. Houd daarbij wel altijd goed de behoeften van je medewerkers in het achterhoofd.

• Videoconferenties – Nu fysieke vergaderingen niet mogelijk zijn, zijn oplossingen voor virtuele vergaderingen zoals Zoom het beste alternatief. Naar de toekomst toe is het implementeren van een tool voor videoconferenties een eenvoudige manier om in contact te blijven met medewerkers, ongeacht waar ze zich bevinden.
• Bulkdistributie – Succesvolle HR-afdelingen creëren uiterst efficiënte workflows om informatie te verspreiden naar een grote groep personen binnen het bedrijf. Daarbij kan het gaan om het voltallige personeelsbestand of specifieke teams, kantoorlocaties of functiegroepen. Ongeacht hoeveel ontvangers er zijn, is het cruciaal dat je HR-medewerkers snel en efficiënt beleidsupdates kunnen communiceren aan de juiste groep personen en dat ze hierbij ook de vinger aan de pols kunnen houden.
• Sms-berichten – Communicatie via e-mail schiet soms tekort. Of het nu om veiligheidsredenen is of een persoonlijke voorkeur betreft, soms is sms gewoon de beste optie. Moderne HR-teams moeten via sms kunnen communiceren wanneer dat nodig is. Dit is met name handig voor externe medewerkers of nieuwe medewerkers die (nog) geen bedrijfslaptop, eigen e-mailadres of internetverbinding op hun werkplek hebben.
• Proces- en HR-automatisering – HR-teams zijn er om de medewerkers van dienst te zijn, niet om hun tijd te verspillen met stapels papierwerk of administratieve taken. Moderne tools kunnen stappen in vaak gebruikte HR-workflows automatiseren, zodat medewerkers er minder tijd in hoeven te steken en het risico op menselijke fouten wordt verkleind. De integratie van tools zoals DocuSign eSignature in bestaande bedrijfssystemen kan HR-medewerkers veel tijd besparen bij het verzenden en ondertekenen van medewerkersovereenkomsten.
• Kant-en-klare digitale sjablonen – Documenten opstellen en deze naar medewerkers versturen is een belangrijk onderdeel van het dagelijkse werk op de HR-afdeling. Als elk van die formulieren steeds weer opnieuw moet worden gemaakt, verspilt je team kostbare tijd. Met een bibliotheek met kant-en-klare sjablonen genereer je eenvoudig veelgebruikte HR-documenten en bespaar je veel tijd.
• Training van medewerkers – Soms is het sturen van een e-mail-, chat- of sms-bericht naar medewerkers niet voldoende. Voor interactieve trainingssessies hebben HR-teams een platform nodig waarmee de juiste informatie wordt overgebracht en waarmee nauwkeurig wordt bijgehouden welke medewerkers welke sessies hebben gevolgd.
• Contractmanagement – Wanneer medewerkers papierwerk invullen, moeten deze documenten worden opgeslagen in een centrale, digitale opslagplaats. Een contractmanagementtool is daar bij uitstek geschikt voor. Zo'n oplossing maakt het gemakkelijk om bestaande contracten terug te vinden en kan zelfs een melding geven aan het HR-team wanneer een belangrijke mijlpaal in de contractlevenscyclus nadert.
• Gezondheids-/ondersteuningsbronnen – Medewerkers hebben toegang nodig tot gezondheids- en ondersteuningsbronnen die nuttig kunnen zijn en het is onpraktisch om dit via de HR-afdeling te laten verlopen. Een platform dat medewerkers zelf toegang geeft tot dergelijke tools is een eenvoudige manier om te zorgen dat iedereen de hulp krijgt die hij of zij nodig heeft.

Ga naar DocuSign voor Human Resources als je meer wilt weten over de vele manieren waarop HR-teams met medewerkers kunnen communiceren en ze betrokken kunnen houden. Daar vind je praktijkverhalen van innovatieve HR-managers, cijfers over HR-overeenkomsten die tegenwoordig veel worden gebruikt en meer informatie over de tools die je nodig hebt om probleemloos thuiswerken te ondersteunen.