De 5 fasen van het contractmanagementproces

Contracten leggen binnen vrijwel elke organisatie een voorspelbare route af, van het opstellen tot het ondertekenen van het document. Zonder duidelijk inzicht in het CLM-proces (Contract Lifecycle Management) is het voor veel bedrijven lastig na te gaan waar hun interne processen kunnen worden verbeterd – oftewel waar tijd kan worden bespaard, fouten kunnen worden voorkomen en inkomsten kunnen worden gegenereerd.

In dit blog vertellen we je alles wat je moet weten over de vijf fasen van het contractmanagementproces, zodat je een complete oplossing kunt implementeren die de productiviteit van je hele onderneming verhoogt. 

De vijf fasen van het contractmanagementproces

Nodeloos ingewikkelde of verouderde documentbeheerprocessen leiden vaak tot productiviteitsverlies. De afhandeling van contracten is dus een van de eerste zaken die je onder de loep moet nemen als je de efficiëntie binnen je organisatie wil verbeteren. 

Maar net als bij een auto die niet wil starten, moet je ook voor het contractmanagementproces eerst even onder de motorkap kijken voordat je het goed kunt afstellen. Daarbij is het belangrijk dat je weet welke mechanismen die motor draaiende houden. 

Fase 1. Documenten opstellen

Het opstellen van contracten is vaak een tijdrovende en arbeidsintensieve stap in het contractmanagementproces. Maar dat hóéft niet. 

Als je contracten op een ouderwetse, handmatige manier op papier opstelt, moet je goed het overzicht houden om te voorkomen dat aangepaste documentversies fouten en onnauwkeurigheden bevatten, wat snel kan gebeuren wanneer gegevens (zoals namen van klanten, prijsinformatie of de contractwaarde) handmatig worden overgenomen. Ongeveer 62% van alle organisaties zegt dat fouten die het gevolg zijn van handmatige gegevensoverdracht in de voorbereidingsfase van het contractproces grote problemen veroorzaken voor hun bedrijf. 

Naarmate je organisatie groeit en je bedrijfstak zich verder ontwikkelt, zullen complexe interne workflows (en eventueel nieuwe regelgeving) de problemen die handmatige processen voor het opstellen van documenten opleveren, alleen maar vergroten. Door documenten digitaal op te stellen, bespaar je tijd en voorkom je fouten. 

Met contractsjablonen en clausulebibliotheken besparen bedrijven niet alleen kostbare tijd bij het opstellen van documenten, maar zorgen ze ook voor consistent geformuleerde contractbepalingen die eenvoudig kunnen worden hergebruikt. De meest productieve salesteams gebruiken bijvoorbeeld CPQ-software (Configure, Price, Quote) om essentiële administratieve taken in het salesproces (van het uitbrengen van de offerte tot het boeken van omzet) te automatiseren. Daardoor zijn ze minder tijd kwijt aan het opstellen van contracten en kunnen ze meer tijd besteden aan het sluiten van deals. 

Fase 2. Verzenden en inhoudelijk afstemmen 

Wat gebeurt er nadat je het contract hebt opgesteld? Waar gaat het naartoe en hoe komt het daar? De verzending en inhoudelijke afstemming van contracten neemt over het algemeen behoorlijk wat tijd in beslag. Gelukkig bestaan er handige manieren om zelfs de meest complexe workflows voor contractmanagement te vereenvoudigen. 

Met CLM kun je contracten beter volgen dankzij gestandaardiseerde verzendtrajecten en een compleet overzicht van je contracten. Daardoor kun je contracten eenvoudig terugvinden en knelpunten in je verzendproces aan het licht brengen. 

Automatisering van het verzendproces komt bovendien de veiligheid en kwaliteit van je contracten ten goede. Met een CLM-oplossing hoeven documenten niet meer persoonlijk te worden afgegeven of heen-en-weer gemaild tussen de sales- en de juridische afdeling. Het CLM-systeem stroomlijnt de route die elk document aflegt en genereert een veilige, digitale audittrail die je team de volledige controle over het contractmanagementproces geeft. 

Fase 3. Ondertekenen 

Bij het beheer van documenten neemt de ondertekening relatief weinig tijd in beslag, maar dit is misschien wel de meest belangrijke stap. Een contract is immers pas rechtsgeldig als het op een veilige en verifieerbare manier is ondertekend. 

Eeuwenlang waren met pen gezette handtekeningen op een vel papier de enige oplossing voor het ondertekenen van documenten. Maar omdat tegenwoordig zaken vooral online worden gedaan, wordt een handmatig ondertekenproces vaak ervaren als een struikelblok in het contractmanagementproces. Dankzij technologie voor elektronische handtekeningen kun je documenten nu gemakkelijk en snel digitaal ondertekenen, waar ook ter wereld. Dit maakt het documentbeheer voor zowel je medewerkers als externe contractpartijen een stuk eenvoudiger.

Elektronische handtekeningen maken niet alleen het documentbeheerproces sneller en eenvoudiger, maar zorgen ook voor een veiliger en nauwkeuriger contractproces. Net als bij het traceren van documenten maken elektronische handtekeningen een in de rechtbank toelaatbare, digitale audittrail mogelijk waarmee eenvoudig de identiteit en handelingen van alle ondertekenaars kan worden geverifieerd.

Fase 4. Integreren met systems of record

Organisaties verwerken vrijwel dagelijks allerhande soorten contracten, van NDA's tot toestemmingsformulieren van één bladzijde. Het handmatig opstellen, inhoudelijk afstemmen en ondernemen van actie op contracten kost de betrokken medewerkers dan ook heel wat tijd. 

Je CLM-oplossing integreren met andere systems of record is daarom een cruciale stap voor een succesvol contractmanagementproces. Als je contracten automatisch vooraf vult met informatie (zoals contactgegevens of productprijzen) uit bestaande gegevensbronnen, verminder je het aantal onnodige administratieve taken en daarmee de druk op je organisatie. 

Een geïntegreerde CLM-oplossing maakt het bovendien gemakkelijker om actie te ondernemen op afgehandelde contracten. Zo kan een e-handtekening die een nieuwe werknemer onder een HR-document zet automatisch de volgende stap in het onboardingsproces in gang zetten, bijvoorbeeld het verzenden van belastingformulieren of een trainingshandboek. 

Fase 5. Zoeken en analyseren

De laatste fase van het contractmanagementproces is dat het ondertekende document wordt opgeslagen op een centrale, doorzoekbare locatie, zodat je het altijd gemakkelijk kunt opvragen en inzien. 

Bestaande contracten zijn een van de belangrijkste bedrijfsmiddelen van je organisatie. Ze kunnen echter ook een van je grootste risico's zijn. Daarom is het belangrijk om je afgehandelde contracten goed in het vizier te houden. Als je contracten hebt in de vorm van pdf-bestanden die niet doorzoekbaar zijn, is het haast onmogelijk om je bestaande contracten te analyseren en aan te passen, bijvoorbeeld wanneer er nieuwe branchevoorschriften van kracht worden. 

Wanneer ondernemingen bijvoorbeeld te maken krijgen met de gevolgen van de Brexit, zal er opnieuw moeten worden onderhandeld over contracten ter waarde van miljarden euro's. Als jouw bedrijf moet inventariseren welke contracten bepalingen over bijvoorbeeld privacyregels, valutawijzigingen of internationale handelswetten bevatten, heb je een groot logistiek probleem als je niet over een goed systeem beschikt om bestaande documenten te doorzoeken en te analyseren. 

Gelukkig zijn moderne CLM-oplossingen voorzien van technologie voor contractanalyses en kunstmatige intelligentie (AI) om mogelijke risico's in contractclausules snel te identificeren en in te dammen.

Een optimaal contractmanagementproces

Wil je de volledige afhandeling van contracten binnen je bedrijf efficiënter maken, dan zul je eerst je huidige contractmanagementproces kritisch moeten evalueren. Pas nadat je nauwkeurig in kaart hebt gebracht hoe elk van de bovengenoemde fases binnen jouw organisatie verloopt, kun je gaan nadenken over hoe je de aanwezige struikelblokken kunt wegnemen en verbeteringen kunt gaan doorvoeren.

DocuSign CLM levert een complete beheeroplossing voor documenten die handmatige taken automatiseert, complexe workflows stroomlijnt en risico's vermindert in elke fase van het contractmanagementproces. Kom meer te weten over DocuSign CLM.