Auteur: Burke Fewel, Senior Partner Marketing Manager bij DocuSign

Er zijn tal van mogelijkheden om het wervingsproces te digitaliseren en automatiseren om tijd te besparen, fouten te verminderen en de ervaring voor de medewerkers verbeteren. Van het verzenden van de eerste baanaanbieding tot het invullen van de onboardingsdocumenten. DocuSign en Workday hebben samen een platform gecreëerd dat HR-processen transformeert dankzij de integratie van DocuSign eSignature in de kernfuncties van Workday. In deze blog lees je alles over waarom integratie van eSignature en Workday een goed idee is.

1. De baanaanbieding verzenden

Na dagen- of zelfs wekenlang cv’s bekijken, sollicitatiegesprekken voeren en referenties napluizen, ben je klaar om iemand een baan aan te bieden. Laat dit spannende moment soepeler verlopen door DocuSign eSignature te integreren met Workday. Maak en verzend een digitale baanaanbieding die sollicitanten op hun computer of mobiel apparaat kunnen bekijken en ondertekenen, rechtstreeks in Workday. Dit bespaart niet alleen tijd, maar zorgt er ook voor dat de systemen automatisch worden bijgewerkt wanneer de sollicitant zijn handtekening zet. Hierdoor hoeven HR-medewerkers gegevens niet meer handmatig over te nemen.

Snellere indienstneming

Door een baanaanbieding digitaal te verzenden, hoeven documenten niet meer te worden afgedrukt, ondertekend, gescand en teruggestuurd. Dit zorgt ervoor dat het hele proces van aanbieding tot acceptatie een stuk sneller verloopt.

Downstreamprocessen automatisch activeren

Als je baanaanbiedingen handmatig verzendt, is het een hele opgave om goedkeuringen en handtekeningen bij te houden. Dit kan leiden tot vertragingen en minder interesse bij sollicitanten. Met digitalisering wordt het hele proces versneld. Van het versturen van de baanaanbieding naar je toekomstige medewerker tot het informeren van je HR-team wanneer het contract is ondertekend.

2. Documenten voor nieuwe medewerkers verwerken

Besteed op de eerste dag van nieuwe medewerkers minder tijd aan het opstellen van salaris- en arbeidsvoorwaarden, en focus op het creëren van een geweldige ervaring. Hierdoor voelen je medewerkers zich direct welkom en comfortabel.

Doordat DocuSign eSignature met Workday is geïntegreerd, kun je de onboardingsworkflow naar wens aanpassen en stroomlijnen. Wanneer de eerste stap is uitgevoerd, wordt het volgende downstreamproces automatisch geactiveerd door de toepassing. Je kunt deze workflow gemakkelijk aanpassen aan tijdgevoelige documenten. Voorbeelden zijn arbeidsbevoegdheidsdocumenten, looninhoudingsformulieren of speciale vereisten voor specifieke functies en regio’s. Ingevulde formulieren worden automatisch gekopieerd naar een centrale, beveiligde en gemakkelijk toegankelijke opslagplaats.

Geen handmatig gegevens invoeren

Uit onderzoek van Forrester blijkt dat 62% van de bedrijven bij het voorbereiden van overeenkomsten met redundantie te maken krijgt. De boosdoener? Medewerkers die handmatig informatie toevoegen aan contracten die al in het systeem staan. De DocuSign-integratiemodule voor Workday vult informatie van de sollicitant automatisch in algemene onboardingsdocumenten in.

3. Personeelsformulieren bijhouden

Het kan een overweldigende taak zijn om het enorme aantal documenten bij te houden dat gepaard gaat met het aannemen van een nieuwe medewerker. Het zal geen verbazing wekken dat zelfs de meest ervaren HR-manager uren bezig is met formulieren te verwerken en de nauwkeurigheid ervan te controleren. In een onderzoek door HR Daily Advisor onder HR-managers zei 44% geen vertrouwen te hebben in hun mogelijkheid om snel en nauwkeurig aan auditvereisten te voldoen.

De DocuSign-integratiemodule voor Workday voorziet formulieren na ondertekening van een virtuele verzegeling om onbevoegde wijzigingen tegen te gaan. Daarnaast is er de mogelijkheid om traceerbare audittrails toe te voegen, zodat naleving gewaarborgd wordt in elke stap van het onboardingsproces zónder dat het extra werk oplevert. Als je meerdere personen tegelijkertijd in dienst neemt, kun je in het dashboard gemakkelijk de status van het contract van elke sollicitant opvolgen.