Hoe gebruik je DocuSign met Microsoft apps?

Microsoft applicaties behoren in het bedrijfsleven van vandaag tot de meest gebruikte software, ook voor contractworkflows waarvoor vaak veel verschillende systemen en programma’s binnen een bedrijf gebruikt worden. Om dit probleem op te lossen biedt de DocuSign Agreement Cloud een reeks Microsoft-integraties om de volledige levenscyclus van contracten te ondersteunen en te stroomlijnen - van documentcreatie en samenwerken, tot ondertekening van overeenkomsten en opslag en beheer - zodat gebruikers van Microsoftprogramma’s het platform hoeven te verlaten.

DocuSign heeft zijn wereldwijde strategische samenwerking met Microsoft uitgebreid om de manier waarop mensen in de 'anywhere economy' samenwerken en tot overeenstemming komen te versnellen. Toepassingen zoals Sharepoint, Word, Dynamics 365, Power Automate en meer werken allemaal naadloos samen met DocuSign Agreement Cloud, zodat je elke fase van het overeenkomstenproces kunt versnellen en verbinden. In dit artikel bespreken we over hoe je DocuSign-integraties kunt gebruiken in combinatie met je favoriete Microsoft-oplossingen.

Documenten maken

Heb je een eenvoudige handtekening nodig op een eenvoudig formulier of document? Uit recent onderzoek van DocuSign blijkt dat 68% van de respondenten Word gebruikt om contracten te genereren. Met DocuSign eSignature voor Microsoft kun je gemakkelijk een elektronische handtekening op een Word-document zetten zonder de toepassing te verlaten.

Voor salesteams kan het contractproces complexer zijn, waarbij meerdere ondertekende formulieren en documenten moeten worden uitgewisseld, van de geheimhoudingsverklaringen (NDA) en de offerte, tot het uiteindelijke ondertekende contract. Als dit proces handmatig wordt uitgevoerd, kan het verkopers kostbare tijd kosten om de klantgegevens in deze formulieren te kopiëren, om nog maar te zwijgen van de kans op fouten.

Met DocuSign eSignature voor Dynamics 365 kunnen salesteams sneller deals sluiten en krijgen salesmanagers meer inzicht in de ondertekeningsstatus. Salesteams kunnen velden vooraf invullen en configureren vanuit Dynamics om gegevens automatisch samen te voegen in eSignature, zodat contracten efficiënt, eenvoudig en foutloos kunnen worden opgesteld. Zodra het document is ondertekend en ingevuld, wordt het automatisch opgeslagen in het Dynamics-record, zodat alle documenten zich op één centrale plaats bevinden.

Samenwerken

Van alle stappen in de levenscyclus van een contract, zijn samenwerking en onderhandeling de meest tijdrovende, volgens recent onderzoek van DocuSign. Een van de hoofdoorzaken van onderhandelingsproblemen is het gebrek aan een gemeenschappelijke methode om contracten te delen en samen te werken aan herzieningen. Met meer dan 115 miljoen dagelijks actieve gebruikers die vertrouwen op Microsoft Teams om samen te werken, is het niet meer dan logisch om het contractonderhandelingsproces in Teams te beheren.

Met DocuSign eSignature voor Teams kunnen werknemers realtime meldingen krijgen over overeenkomsten die direct in Microsoft Teams ter ondertekening worden aangeboden. Stuur snel HR-documenten, verkoopcontracten en meer ter ondertekening vanuit Teams. Je krijgt ook meldingen wanneer je moet ondertekenen of wanneer iemand een overeenkomst voltooit, en er worden automatisch herinneringsmeldingen verzonden om anderen aan te moedigen documenten te ondertekenen en te voltooien.

Met de Microsoft Approvals-app in Teams kunnen gebruikers goedkeuringen rechtstreeks vanuit Teams maken, beheren en delen. Met deze integratie kun je ook een goedkeuring voor een elektronische handtekening in Teams maken binnen de Approvals-app, zodat je goedkeuringsverzoeken kunt stroomlijnen om daarna op de hoogte te blijven van de status van de goedkeuring door middel van meldingen.

DocuSign CLM voor Microsoft Word biedt gebruikers toegang tot een bibliotheek met juridische clausules en een AI-gebaseerde risicoscorekaart vanuit Microsoft Word. Een clausulebibliotheek biedt vooraf goedgekeurde clausules op een centrale locatie waaruit niet-juridische gebruikers kunnen putten tijdens het opstellen van contracten en het onderhandelen, waardoor het juridische team tijd bespaart.

Voor eenvoudige formulieren en toepassingen waarbij geen onderhandeling vereist is, kun je DocuSign eSignature voor Microsoft Outlook ook gebruiken om overeenkomsten veilig naar de juiste personen in de juiste volgorde te routeren. In Outlook kunnen werknemers velden vooraf invullen met behulp van een sjabloon, en ontvangers vooraf invullen met behulp van contactpersonen uit Outlook. Daardoor hoef je alleen maar de velden aan te geven die moeten worden ondertekend en op verzenden te drukken.

Ondertekenen

Ongeacht in welke Microsoft-applicatie je werkt, DocuSign eSignature is de toonaangevende oplossing om documenten elektronisch te ondertekenen. Zo is jouw organisatie in staat om:

• Vertrouwelijke zakelijke overeenkomsten en gegevens te beschermen
• Klanten met een intuïtieve ondertekenervaring te verrassen
• Met configureerbare en geautomatiseerde workflows de productiviteit van werknemers te verbeteren
• eSignature aan te sluiten op tools die je team elke dag gebruikt
• De duurzaamheid en het milieu ondersteunen

Bij iedere overeenkomst die met DocuSign eSignature is ondertekend komt een elektronisch document dat dient als controlespoor (of audittrail) en bewijs van de transactie. Het helpt je daarnaast ook te voldoen aan de strengste beveiligingsnormen en maakt gebruik van de sterkste data-encryptietechnologieën die beschikbaar zijn.

Opslag en beheer

Zodra overeenkomsten zijn ondertekend, moeten acties worden uitgevoerd en voorwaarden worden nageleefd. DocuSign eSignature for Power Automate stelt organisaties in staat om automatisch vervolgstappen na de ondertekening te activeren. Door de metadata van een overeenkomst te lezen, worden workflows na de ondertekening in gang gezet, waardoor de meeste of alle handmatige processen worden geëlimineerd. Gebruikers kunnen bestanden synchroniseren, meldingen ontvangen, gegevens verzamelen en andere processen initiëren om tijd te besparen, fouten te voorkomen en deadlines te halen.

Het achteraf opslaan, doorzoeken of controleren van overeenkomsten vergt een nauwgezette inspanning, vaak door dure advocaten. Het is niet alleen duur, het handmatige proces is ook foutgevoelig. Waar is dat document opgeslagen? Bevat het die specifieke clausule? Wanneer moet die actie in gang worden gezet? Waarop controleert Compliance?

DocuSign eSignature voor Microsoft SharePoint kunnen organisaties documenten veilig verzenden, ondertekenen en volgen, rechtstreeks vanuit elke SharePoint Online-documentenbibliotheek. Door eSignature te verbinden met SharePoint krijgen gebruikers de volgende mogelijkheden:

• Wanneer voltooide overeenkomsten worden beheerd in een SharePoint-documentenbibliotheek, worden ze gecentraliseerd in de cloud en zijn ze gemakkelijk toegankelijk en eenvoudig te doorzoeken.
• Zodra een contract in Dynamics 365 is ondertekend, wordt de opportunity automatisch bijgewerkt met informatie over de overeenkomst en wordt het ondertekende contract veilig opgeslagen. Door handmatig beheer van klantrelatieprocessen en het wisselen tussen applicaties uit te wisselen voor een agile en snelle oplossing, zorg je dat jouw bedrijf kan blijven groeien.
• Gebruikers die het verzendproces via Dynamics 365 willen starten, en SharePoint als hun centrale opslagplaats voor documenten willen behouden, kunnen hun SharePoint aan Dynamics 365 koppelen. Het maakt dus niet uit waar documenten die ter ondertekening worden verzonden vandaan komen, ze worden opgeslagen in SharePoint zodra ze zijn voltooid.

Naadloze integratie van een gecentraliseerde opslagplaats voor overeenkomsten maakt de analyse van overeenkomsten eenvoudiger. Overeenkomsten kunnen gemakkelijk worden gemonitord op wijzigingen in prijsstelling, regelgeving, eisen van derden, benchmarks en andere omstandigheden.

Met DocuSign eSignature voor Microsoft kan jouw team de volledige levenscyclus van contracten beheren vanuit de applicatie waar je vanuit werkt. Zo verhoog je de productiviteit, verminder je kans op fouten en versnel je het contractproces. Ontdek meer over hoe Microsoft en DocuSign blijven innoveren om het volledige contractproces te automatiseren en met elkaar te verbinden.