De nieuwe features van DocuSign eSignature

Het afgelopen jaar is een digitale transformatie door veel bedrijven versneld uitgevoerd. Processen die voorheen handmatig of in persoon werden afgehandeld, worden nu vaak door digitale processen vervangen die op afstand worden uitgevoerd. Denk bijvoorbeeld aan de digitale gezondheidszorg waarbij een patiënt een arts via een webcam spreekt, of rechtbanken waarbij gerechtelijke processen elektronisch afgehandeld worden. Deze plotselinge versnelling van de digitale transformatie heeft de manier waarop we zakendoen opnieuw vormgegeven. Ook werknemers hebben een nieuwe manier van werken geleerd, of het nu gaat om het gebruik van nieuwe tools of een nieuwe manier van communiceren met klanten, partners en collega’s.

Wij vinden dat werk eenvoudig moet zijn - dat geldt ook voor het proces van contracten en overeenkomsten. Daarom zijn we trots om een aantal belangrijke verbeteringen in DocuSign eSignature aan jou voor te stellen. We hebben onder andere updates doorgevoerd bij beheer van bulkverzendingen, gedelegeerde ondertekeningen en acties voor overeenkomsten. Door handmatige taken te verminderen en flexibiliteit te vergroten, hopen we de productiviteit van gebruikers te verhogen.

Efficiëntie maximaliseren door handmatige taken te verminderen 

Denk je aan productiviteit, dan komt dat vaak neer op het vereenvoudigen van werk zodat werknemers meer gedaan kunnen krijgen binnen hun werkdag. Om de productiviteit te maximaliseren hebben organisaties tools nodig die handmatige workflows kunnen elimineren en processen kunnen stroomlijnen. Daarom introduceren wij belangrijke features om precies dat te doen:

Velden vooraf invullen

Eerder dit jaar introduceerden wij “pre-fill fields”. Onze klanten vroegen naar een manier waarop velden konden worden ingevuld in documenten die zij zelf niet hoefden te ondertekenen. Je wilt bijvoorbeeld een formulier voor het beheer van de IT-inventaris verzenden, maar daarvoor moet je vooraf informatie in dat document invullen, zoals de productcategorie, het serienummer en het modelnummer. Daarbij wil je dat de velden volledig zichtbaar zijn voor de ondertekenaar, maar je hoeft het formulier zelf niet te ondertekenen. In plaats van de envelop naar jezelf te sturen om de velden in te vullen, kun je nu:

1. Het document selecteren
2. De velden in het document slepen en deze invullen
3. En vervolgens eenvoudig verzenden  

Zo bespaar je tijd en extra rompslomp en zorg je dat het proces van deze overeenkomst sneller voltooid kan worden.

Ontdek hier meer over velden vooraf invullen.

Bulk importeren van contacten 

Naarmate je steeds meer overeenkomsten verstuurt, heb je een betere manier nodig om alle contacten aan je adresboek toe te voegen. Daarom hebben we “Bulk Import Contacts” gelanceerd - een nieuwe functie waarmee je tijd kunt besparen door via een CSV-bestand tot wel 500 contacten tegelijk kunt uploaden. Hierdoor hoef je niet langer één voor één je contacten handmatig te verwerken.

Ontdek hier meer over bulk importeren.

Agreement Actions

Vorig jaar hebben we Agreement Actions ontwikkeld, waarmee je taken na de ondertekening kunt automatiseren, zoals archiveren, een DocuSign CLM-workflow starten of gegevens exporteren naar Google Sheets. We hebben nu drie verbeteringen aan Agreement Actions toegevoegd die jou in staat stellen om:

1. Gegevens naar Excel Online te exporteren, in aanvulling op Google Sheets.
2. Regels voor overeenkomsten in te stellen zodat jij als beheerder de overeenkomst in Google Shared Drives te archiveren, naast een persoonlijke Google Drive.
3. Het archiveren beter te organiseren met de mogelijkheid om alle documenten in één envelop te groeperen in een zip-bestand.  

Snel beschikbaar.

Meer overzicht en flexibiliteit binnen jouw bedrijf

Beheer van bulkverzendingen  

Als je grote hoeveelheden overeenkomsten verstuurt, willen we je graag helpen efficiënter te werken. Daarom hebben we “Bulk Send” ontworpen, zodat je dezelfde overeenkomst naar honderden mensen tegelijk kunt versturen. Alles in één snelle actie.

Onlangs lanceerden we “Bulk Send Management” waarmee enveloppen die binnen een bulkverzending zijn verzonden eenvoudiger kunnen worden getraceerd en beheerd. Zo krijg je een beter zicht op de essentiële informatie rond batches en enveloppen, zoals het aantal succesvol verzonden en mislukte enveloppen. Daardoor kun je snel actie ondernemen en documenten opnieuw verzenden naar ondertekenaars die de overeenkomst niet hebben ontvangen.

Ontdek hier meer.

Gedelegeerd ondertekenen

In bepaalde situaties ben je misschien niet in staat om een overeenkomst te ondertekenen of goed te keuren, maar is jouw handtekening wel nodig om het proces te voltooien. Stel je eens voor: je neemt een welverdiende vakantie, maar in deze periode komt er een belangrijk contract binnen dat jij moet goedkeuren. Wat gebeurt er in zo’n geval? Die overeenkomst kan vertraging oplopen, wat kan resulteren in gemiste deadlines. 

Met gedelegeerd ondertekenen kunnen ondertekenaars hun ondertekeningsbevoegdheid delegeren aan een andere gebruiker. Een ondertekenaar hoeft alleen maar naar “instellingen” te gaan, te kiezen aan wie hij wil delegeren en de periode aangeven dat deze delegatie geldt - net als bij een out-of-office mailtje in je inbox. Als er in die periode een overeenkomst tot stand komt, ontvangt de gedelegeerde persoon de e-mail om namens de ander te tekenen. Zo kan het ondertekenproces doorgaan zonder vertraging.

Benieuwd naar deze functie? Volgende maand komen we met meer nieuws. 

DocuSign eSignature voor Microsoft Teams Approvals

Eerder dit jaar lanceerden we een integratie met Microsoft Teams om jou in staat te stellen overeenkomsten te ondertekenen en te verzenden vanuit het platform waar je samenwerkt met je collega’s. We zijn nog een stap verder gegaan en hebben DocuSign eSignature beschikbaar gemaakt in de nieuwe Microsoft Approvals-app. Met deze verbetering kun je goedkeuringen van elektronische handtekeningen rechtstreeks vanuit de Approval-app aanvragen. Zodoende kun je goedkeuringsaanvragen in één centraal overzicht bijhouden. Selecteer het goedkeuringsiccontje, voeg het document en alle details toe en druk op verzenden. 

DocuSign eSignature voor Microsoft Team Approvals zal tegen het einde van het jaar beschikbaar zijn.

Met deze verbeteringen willen we jou en je teams in staat stellen om een digitale transformatie succesvol door te voeren en efficiëntie en eenvoud binnen jouw bedrijf te stimuleren.