5 tips om het inkoopcontractproces te stroomlijnen

Een eenvoudige manier om de prestaties van je inkoopafdeling te verbeteren, is door contractworkflows in het inkooptraject te automatiseren. Bovendien is dit een belangrijke stap om van een onbeduidende tactische uitvoerfase een strategische stimulans te maken. Inkoopworkflows opnieuw vormgeven om gebruik te maken van nieuwe technologie is een immens karwei, maar met een doordacht plan kan je team in een handomdraai een hypermodern systeem ontwikkelen.

Geen nood, DocuSign heeft meer dan genoeg advies om je te helpen met het ontwikkelen van een moderne inkoopcontractworkflow. Hieronder noemen we enkele aandachtspunten waar je rekening mee moet houden bij het ontwerpen van een system of agreement.

Menselijke fouten uitbannen dankzij automatische processen

Een nieuwe technologie is geen vervanging voor de medewerkers op de inkoopafdeling, maar zorgt er juist voor dat zij hun taken beter kunnen uitvoeren. Zo kunnen overeenkomsten bijvoorbeeld automatisch worden ingevuld of kan de volgende stap in de workflow automatisch worden gestart. Mensen kunnen geen extra waarde toevoegen aan zulke processen. Het is veel waardevoller om dat door technologie te laten doen, zodat de medewerkers zich kunnen richten op strategische verantwoordelijkheden zoals het zoeken naar nieuwe leveranciers, onderhandelen over voorwaarden en beheren van relaties.  

Belanghebbenden met audittrails inzicht geven in de afhandeling van overeenkomsten

Hoe vaak tijdens de afhandeling van overeenkomsten vraagt iemand het inkoopteam om een snelle statusupdate? Hoe vaak blijft een overeenkomst 'hangen' in het ondertekenproces omdat de belanghebbenden niet zeker weten in welke volgorde de overeenkomst moet worden ondertekend? Iedereen profiteert als alle betrokken partijen inzicht krijgen in de contractstatus. Het proces verloopt sneller omdat iedereen weet wat ie moet doen, en het inkoopteam wordt niet vertraagd door vragen over de status van de overeenkomst. 

De Docusign Agreement Cloud voor inkoop voegt zelfs mobiele functionaliteit toe aan het platform, zodat ondertekenaars waar en wanneer ze maar willen wijzigingen kunnen aanbrengen, hun handtekening kunnen zetten en andere taken kunnen uitvoeren. Je kunt automatisch meldingen versturen zodat elke betrokkene een bericht krijgt bij belangrijke ontwikkelingen met het desbetreffende document.

Richten op gebruiksgemak en het verwijderen van barrières

Een gemoderniseerd system of agreement kan voor geen enkele onderneming de prestaties van de inkoopafdeling verbeteren als de medewerkers er geen gebruik van maken. DocuSign heeft naam gemaakt als leverancier van gebruiksvriendelijke technologie met toonaangevende apps in de Apple App Store en Google Play. De Net Promotor-score van 66, een van de hoogste waarderingen in de technologiesector, geeft blijk van de toewijding van DocuSign aan klantsucces. Klanten houden van de technologie van DocuSign vanwege het gebruiksgemak. Overeenkomsten worden sneller, goedkoper en met minder fouten afgehandeld, wat zorgt voor een directe acceptatie.  

Bestaande investeringen benutten

Een modern system of agreement ontwikkelen is niet bedoeld als een volledig nieuw technologieplatform voor je organisatie. Het zorgt er juist voor dat je bestaande technologieën beter op elkaar worden afgestemd om dubbel werk te voorkomen. DocuSign Agreement Cloud heeft meer dan 350 integratiemodules voor vooraanstaande ERP- en SCM-systemen, zoals SAP Ariba, Fieldglass, Oracle en Coupa. 

Naleving van wet- en regelgeving beheren

De wetgeving is constant aan verandering onderhevig, denk maar aan de AVGCCPA en de Brexit. Inkoopteams moeten ervoor zorgen dat alle delen van een organisatie, dus ook de leveranciers en de volledige toeleveringsketen, voldoen aan de nieuwe wetgeving. Maar veel inkoopprofessionals weten niet waar ze moeten beginnen. Er zijn te veel verschillende tools, programma's en systemen, waardoor ze door de bomen het bos niet meer zien en het lastig wordt om aan al die juridische vereisten te voldoen. In het huidige juridische landschap is een centraal platform de gemakkelijkste manier om te voldoen aan alle vereiste normen. Het is een verzamelpunt voor alle betrokkenen (leveranciers, de IT-afdeling, de juridische afdeling enz.) en biedt ze de mogelijkheid om volledig transparant te werk te gaan. DocuSign Agreement Cloud is een gebruiksvriendelijk hulpmiddel waarmee iedereen zijn taken snel en efficiënt kan uitvoeren. Het biedt teams toegang tot sjablonen, clausulebibliotheken en andere waarborgen om er zeker van te zijn dat bij een overeenkomst de juiste handelingen in de juiste volgorde worden uitgevoerd.

Een moderne workflow voor inkoopovereenkomsten

Lees onze whitepaper getiteld Een moderne workflow voor inkoopovereenkomsten voor meer informatie over de tools die vandaag de dag gebruikt worden in de meest effectieve workflows. In deze whitepaper lees je alles wat je moet weten over de voordelen van nieuwe technologieën, de overeenkomsten die onderdeel zijn van elke belangrijke fase in het inkoopproces en hoe ondernemingen van vandaag hun inkoopworkflows moderniseren.

photo of Danielle
Auteur
Danielle Elbertse
Marketing Specialist
Gepubliceerd