Werving & onboarding op afstand dankzij digitale ID-verificatie

Op het moment werken veel mensen vanuit huis. Hierdoor is het voor HR onmogelijk geworden om nieuwe medewerkers in levenden lijve aan te nemen en te onboarden. Een digitale aanpak is de enige oplossing. Bovendien heeft deze aanpak als voordeel dat verouderde systemen en software die een negatieve invloed hebben op de ervaring van nieuwe medewerkers eindelijk aan het licht komen. 

Volgens een enquête van Glassdoor zorgt een positieve onboardingervaring voor wel 82% meer behoud van nieuwe medewerkers en verhoogt het de productiviteit met ruim 70%. Toch geeft slechts 12% van de organisaties in het onderzoek aan tevreden te zijn met het onboardingsproces.  

Handmatige processen kunnen leiden tot onnodige vertragingen en eindeloos veel papierwerk. Door dit proces te digitaliseren, kunnen HR-teams een veilige en beheersbare aanpak introduceren voor indienstneming en onboarding. Het resultaat is een strategisch HR-team en blijere medewerkers.

Wat is identiteitsverificatie? 

Identiteitsverificatie is een proces waarbij wordt gecontroleerd of een persoon ook echt is wie hij of zij zegt te zijn. Zo worden ondernemingen en hun klanten beschermd tegen identiteitsfraude. Gebruikers kunnen hun identiteit op verschillende manieren online verifiëren. Daarbij wordt bijvoorbeeld gebruikgemaakt van gezichtsherkenningstools, videobellen of het verstrekken van persoonlijke informatie.

DocuSign Identity is een veilig platform voor ID-verificatie dat gebruikers voorziet van verschillende verificatiemethoden om de gegevens van een nieuwe medewerker te verifiëren en op te slaan. HR-teams kunnen deze technologie gebruiken om het door de overheid uitgegeven ID-bewijs van een nieuwe medewerker te controleren. Ze kunnen ook de naam op het persoonlijke e-mailadres van de medewerker vergelijken met de naam op het identiteitsbewijs, zodat aan alle beveiligingsprotocollen wordt voldaan. 

DocuSign Identify is ook volledig geïntegreerd met DocuSign eSignature. Hierdoor kun je de identiteit van de ondertekenaar veilig controleren via verschillende methoden, zoals digitale ID-verificatie van officiële overheidsdocumenten of via elektronische ID's, sms, telefoon en toegangscode.

Zodra de identiteit van een medewerker is bevestigd, bewaren veel HR-afdelingen een kopie van het ID-bewijs voor later gebruik. In een recent onderzoek van DocuSign gaf 74% van de respondenten aan dat hun bedrijf niet alleen identiteitsbewijzen moet kunnen verifiëren, maar ook moet kunnen opslaan. 

Met ID Verification en de functie ID Evidence kan alle gevoelige informatie over de medewerker, inclusief pasfoto, veilig worden opgeslagen. HR-managers hoeven dus maar op één plek te kijken.

Hoe kun je met deze software voor identiteitsverificatie gemakkelijker thuiswerken? 

Bij wervings- en onboardingsprocessen moest je vroeger op locatie langsgaan om je identiteitsbewijs te laten zien. Dat is nu helaas geen optie meer. Met een veilig platform voor identiteitsverificatie zoals DocuSign Identify kan zowel de nieuwe medewerker als het HR-team deze stap vanuit huis voltooien. Zonder deze oplossing kan de verificatie een struikelblok zijn in het onboardingsproces, waardoor het langer duurt voordat de nieuwe medewerker aan de slag kan gaan. 

Werving en onboarding van thuiswerkers

De werving en onboarding van medewerkers is alles behalve eenvoudig, vooral nu de meeste kantoren dicht zijn en fysieke meetings voorlopig niet meer op de planning staan. We vertrouwen nu veel meer op technologie om deze processen te voltooien. 

De indienstneming kan een tijdrovend proces zijn dat ook nog eens fungeert als indicator voor hoe je goed je bedrijf in elkaar zit, dus het is belangrijk dat je een goede eerste indruk maakt. Je kunt op verschillende manieren het wervingsproces – het verzenden van de eerste baanaanbieding tot het invullen van de onboardingsdocumenten – en alle documenten van dien digitaliseren en automatiseren. Zo bespaar je tijd, verminder je fouten en verbeter je de ervaring voor de medewerkers, allemaal vanuit huis.

Hieronder staan verschillende stappen in het wervings- en onboardingsproces waarbij online identiteitsverificatie handig kan zijn:

1. De baanaanbieding verzenden
2. De identiteit van de sollicitant verifiëren
3. Identiteitsbewijzen van nieuwe medewerkers verwerken 
4. Personeelsformulieren bijhouden 

Met DocuSign hoeven HR-teams zich niet meer druk te maken om het handmatig verzenden, printen, scannen, kopiëren en archiveren van documenten – dat kan nu allemaal digitaal worden geregeld! 

Hoe we DocuSign Identify gebruiken om nieuwe medewerkers op afstand te onboarden

Allerlei soorten ondernemingen hebben hun bedrijfsvoering door de pandemie moeten aanpassen. Een van de vele manieren waarop DocuSign dat gedaan heeft, is het introduceren van onboarding op afstand.

• Nieuwe medewerkers gebruiken DocuSign eSignature om contracten te ondertekenen en de arbeidsvoorwaarden te bekijken.
• We sturen nieuwe medewerkers een laptop en alles wat ze nodig hebben om vanuit huis te kunnen werken.
• Voordat medewerkers hun nieuwe laptop kunnen gebruiken, moeten ze een wachtwoord invoeren.
• Voordat de medewerker het wachtwoord krijgt, stuurt de GOTS-afdeling (Global Operations, Technology and Security) een documentmap waarin de nieuwe medewerker zijn of haar identiteit verifiëert met ID Verification.
• Dan hoeven ze de documentmap alleen nog maar te openen en klaar is Kees!