Maersk haalt waarde uit elektronische handtekeningen en DocuSign Insight

Op 15 april organiseerde DocuSign de jaarlijkse conferentie Momentum 2021.  Tijdens dit virtuele evenement stond één thema centraal - innovatie. Aan de hand van interviews met klanten, productdemonstraties, paneldiscussies en break-out sessies hebben we het afgelopen jaar geëvalueerd.

In deze blog bespreken we hoe Maersk - 's werelds grootste geïntegreerde rederij én gastspreker bij Momentum - elektronische handtekeningen, kunstmatige intelligentie en contractanalyse inzet om hun bedrijfsvoering te stroomlijnen. We gaan daarnaast dieper in op eSignature en Insight- we bespreken wat deze tools zijn en hoe je deze binnen jouw bedrijf kunt inzettten.

Hieronder lees je het verhaal van Jacob Gorm-Larsen, Director of Digital Procurement bij Maersk en auteur van "A Practical Guide to e-auctions", in een interview met Enterprise Account Executive bij DocuSign, Faiz Alidina. 

Kun je ons iets vertellen over Maersk als organisatie en wat jouw rol binnen het bedrijf is?

De meeste mensen kennen Maersk waarschijnlijk als een zeevervoerder van containers, maar in de afgelopen 4/5 jaar hebben we als bedrijf een enorme transformatie doorgemaakt - van een conglomeraat dat actief was in een verschillend aantal sectoren en industrieën, tot een bedrijf dat zich nu hoofdzakelijk concentreert op transport en logistiek. Vandaag de dag zijn we de leider op het gebied van containerlogistiek.

Ikzelf ben het hoofd van Digital Procurement bij Maersk, wat betekent dat ik verantwoordelijk ben voor de digitalisering van de end-to-end processen binnen de inkoopafdeling.

Maersk heeft dus een grote ontwikkeling doorgemaakt. Als je nadenkt over de zakelijke uitdagingen waar de organisatie voor staat - wat waren de specifieke uitdagingen die jullie naar DocuSign hebben gebracht, en welke specifieke DocuSign-producten gebruiken jullie om die uitdagingen aan te gaan?

We zijn sinds 2017 klant bij DocuSign en hebben toen eSignature in onze processen geïntroduceerd. De reden om voor eSignature te kiezen had vooral te maken met de gebruiksvriendelijkheid; we wilden het onze collega’s zo gemakkelijk mogelijk maken om te voldoen aan de best-practice-processen die we hebben ontworpen voor het ondertekenen van contracten… en DocuSign eSignature zorgde voor die gebruiksvriendelijkheid.

In 2018 hebben we het partnerschap uitgebreid en DocuSign Insight toegevoegd aan het portfolio van producten en oplossingen die we gebruiken.

Je sprak over best practices…. Als we het hebben over eSignature, naast de voor de hand liggende voordelen rond gebruiksgemak en zakendoen, wat levert eSignature Maersk als organisatie op?

Door het gebruik van eSignature weten we beter wie onze contracten ondertekent - in het verleden, toen het proces nog geheel offline verliep, was het moeilijker om het overzicht te behouden. Met eSignature weten we precies wie de contracten ondertekent én wanneer en waar ze getekend hebben. Snelheid is een ander zeer belangrijk element, het hele ondertekeningsproces is aanzienlijk versneld met eSignature.

De afgelopen 12 maanden heeft bedrijven voor heel wat uitdagingen gesteld in de manier waarop ze werken. Als we denken aan jullie gebruik van eSignature, hebben jullie die werkprocessen zien versnellen?

Net als iedereen zijn wij het laatste jaar getroffen door de pandemie. Nu iedereen vanuit huis werkt, zou het ondertekenen van contracten letterlijk onmogelijk zijn geweest zonder eSignature. We hebben een enorme toename gezien, niet alleen binnen Procurement maar in het hele bedrijf, in het gebruik van eSignature als een oplossing om het bedrijf draaiende te houden.   

Eerder noemde je het gebruik van DocuSign Insight - kun je ons vertellen hoe jullie die tool gebruiken?

DocuSign Insight geeft ons de mogelijkheid om onze portfolio van contracten beter te begrijpen - ik heb het niet over het individuele contract zelf, maar over het portfolio met meer dan 10.000 contracten.

Doordat we analyses kunnen uitvoeren en diepgaande inzichten kunnen verwerven in die portefeuille, kunnen we die beter begrijpen. Dat geeft ons als inkoopafdeling wendbaarheid. Als we nu een zakelijke uitdaging hebben, kunnen we die door Insight laten lopen en vervolgens uitzoeken wat ons contract zegt in relatie tot die uitdaging. Dit kan gaan over wat ons niveau van naleving is met betrekking tot een bepaalde clausule, betalingsvoorwaarden, een duurzaamheidsclausule, enzovoort.

In het verleden konden we alleen die rapporten draaien waar we metadata over hadden, en dat stelt een aantal beperkingen. Dat is waar agility zijn intrede doet. Vandaag zijn we niet meer beperkt door metadata over welk rapport we kunnen draaien, omdat we rapporten over alles kunnen draaien.

Benieuwd naar het volledige interview? Kijk dan de video hieronder, of ontvang de on-demand opname van Momentum in je inbox.  

Product Spotlight - DocuSign Insight

Wat is DocuSign Insight?

DocuSign Insight is een krachtige datavisualisatietool waarmee je met behulp van AI-analyse duidelijk in kaart kunt brengen waar de organisatorische risico’s, verplichtingen en mogelijkheden binnen een overeenkomst liggen.

Waarom heb je Insight nodig? Met Insight…:

1. Versnel je het proces van zoeken en beoordelen van contracten,
2. Vergroot je de nauwkeurigheid en de reikwijdte van reviews,
3. Krijg je controle over niet-standaard en oneerlijke overeenkomsten,
4. Verklein je het risico van niet-naleving en negatieve bedrijfsresultaten,
5. Ontvang je bruikbare informatie waarmee jij je bedrijfswaarde kunt verhogen.

DocuSign Insight combineert geavanceerde AI-technologieën - taalverwerking, machine-learning, semantische indexering, OCR en op regels-gebaseerde logica - om organisaties te helpen bij het beheren en analyseren van hun overeenkomsten. Bekijk hieronder de korte video voor meer informatie.

Product Spotlight - DocuSign eSignature

Wat is een elektronische handtekening?

Elektronische handtekeningen zijn een steeds populairdere manier om snel documenten te ondertekenen. Ze bieden bedrijven de mogelijkheid om veilig handtekeningen te verzamelen en zichzelf met geavanceerde elektronische handtekeningen tegen fraude en handtekening-vervalsing te beschermen.

Lees meer over elektronische handtekeningen in onze blog “Elektronische handtekeningen: wat je moet weten”.

Waarom heb jij eSignature nodig? eSignature...: 

1. Is veilig, rechtsgeldig en vertrouwelijk,
2. Creëert bij ondertekening een digitale audit trail,
3. Verbetert je tijdmanagement,
4. Maakt het makkelijker voor anderen om zaken met je te doen,
5. Is eenvoudig te integreren met je bestaande systemen, 
6. Is handig en veelzijdig.

Bekijk de on-demand opname van Momentum 2021 voor een praktijkvoorbeeld hoe eSignature bijvoorbeeld bij een verzekeringsclaim wordt gebruikt.  Stap voor stap laten we zien hoe de eiser eenvoudig een claim indient en de verzekeringsagent de claim inschat en het volledige proces rondom de afhandeling van de schadeclaim doorloopt.

Met eSignature kun je bij elke overeenkomst je sjablonen naar wens vormgeven, per SMS de ondertekenaar van het document op de hoogte stellen en zelfs vanuit Microsoft Teams real time notificaties over die overeenkomsten ontvangen. Zo werk jij slimmer en sneller met elektronische handtekeningen.