De toekomst van persoonlijk zakendoen en welke rol technologie daarbij kan spelen

Dit artikel is geschreven door Jessica Stern en is onderdeel van de samenwerking tussen DocuSign en 4C aan verschillende digitale transformatieprojecten om bedrijven te helpen alles uit hun digitale mogelijkheden te halen. 

Dat zakelijke communicatie verandert met de komst van nieuwe technologieën, is niets nieuws onder de zon. Skype bestaat al sinds 2003, Salesforce sinds 1999 en de eerste e-mail werd al in 1971 verzonden (nog voor het wereldwijde web bestond).

Maar nu is het 2020 en zijn bedrijven door de COVID-19-pandemie veel afhankelijker geworden van technologie dan iemand aan het begin van het jaar had kunnen voorspellen.

In dit artikel bekijken we wat de impact van COVID-19 is op de toekomst van zakelijke technologieën en wat de ontwikkelingen zijn op het gebied van virtuele vergaderingen/bijeenkomsten, samenwerkingen en thuiswerken.

Wat is er tot nu toe veranderd?

• Tijdens de coronacrisis zijn wereldwijd aanzienlijk meer werknemers vanuit huis gaan werken
• De populariteit van videoplatform Zoom ging door het dak: van 10 miljoen dagelijkse gebruikers in december 2019 naar meer dan 200 miljoen in april 2020.
• Andere zakelijke communicatieplatformen hebben een vergelijkbare groei meegemaakt. 
  • Tussen 1 februari en 25 maart van dit jaar zag Slack een stijging in het aantal betalende klanten die de voorgaande twee kwartalen met maar liefst 80% overtrof.
  • Ook Microsoft Teams zag een flinke groei: van 32 miljoen gebruikers in maart 2019 naar 75 miljoen in april het jaar erop*.

*Stijging in het aantal dagelijkse actieve gebruikers van Microsoft Teams over de hele wereld: © Statista 2020

Hoe ziet de toekomst van face-to-face zakendoen eruit na 2020?

Het is nu wel duidelijk dat de COVID-19-pandemie een duidelijke, langdurige impact heeft op de manier waarop de wereld zakendoet. En het is onwaarschijnlijk dat we helemaal teruggaan naar hoe het eerst was. 

Dus wat kunnen bedrijven de komende jaren verwachten en waarom is technologie zo belangrijk in deze nieuwe wereld?

1. Virtuele vergaderingen zijn een blijvertje

Uit het wereldwijde succes van Zoom, Microsoft Teams, Google Hangouts en andere videoconferentieplatformen blijkt dat het niet altijd nodig is om met z'n allen in dezelfde ruimte te zitten. De meeste bedrijven hebben gemerkt dat interne meetings, vergaderingen met partnerbedrijven of klanten, trainingssessies en zelfs even bijpraten tijdens de koffiepauze ook heel gemakkelijk online kunnen. 

Om nieuwe workflows voor thuiswerken in te voeren, is een flinke investering vereist, zowel wat betreft tijd als geld. Daarom is het financieel gezien niet handig om deze nieuwe tools in de toekomst weer te laten varen. De eerste statistieken laten zien dat tot wel 77% van de bedrijven in ieder geval bepaalde aspecten van thuiswerken en flexibele werktijden wil handhaven na de pandemie.

Dat geldt waarschijnlijk ook voor webinars en virtuele vergaderingen, die bij organisaties een vlucht namen nadat er tijdens de pandemie talloze fysieke evenementen werden geannuleerd. Het aantal merken dat webinars organiseerde, groeide met 36% tussen februari en maart 2020. Bedrijven die eerst niets met webinars hadden, hebben door COVID-19 geleerd dat ze hiermee heel gemakkelijk informatie kunnen delen binnen alle lagen van de onderneming. Hoewel we waar mogelijk weer fysieke evenementen zullen gaan organiseren, is het zeer waarschijnlijk dat de populariteit van webinars zal aanhouden.

Daarnaast ziet het er ook naar uit dat het aantal 'hybride conferenties' zal toenemen. Hierbij zijn sommige deelnemers, meestal de belangrijkste sprekers, fysiek aanwezig bij de vergadering/conferentie, terwijl anderen virtueel deelnemen. Dit heeft als pluspunt dat mensen van waar dan ook ter wereld de bijeenkomst kunnen bijwonen en biedt tegelijkertijd de voordelen van persoonlijke interactie. 

2. De verstedelijking komt ten einde

Mensen die bij een bedrijf werken waar thuiswerken de norm is, hoeven niet in een drukke, dure stad zoals Amsterdam, Londen of een andere grote stad te wonen, waardoor het woon-werkverkeer afneemt. 

Uit onderzoek van TotalJobs blijkt dat tijdens de lockdown 1,6 miljoen Londenaren vooral thuis en buiten de stad hebben gewerkt. Velen van hen hebben aangegeven hier graag mee door te willen gaan. In hetzelfde onderzoek gaf 38% van de Londenaren aan het gevoel te hebben door werkverplichtingen niet buiten de stad te kunnen wonen. Doordat steeds meer mensen flexibele werktijden hebben, kan het zomaar zo zijn dat er in het centrum van Londen een stuk minder mensen zullen wonen.

Voor werkgevers betekent dit dat ze meer medewerkers digitaal verbonden moeten houden. De eerder genoemde platformen zoals Microsoft Teams, Slack en Zoom zullen daarom een integraal onderdeel van het bedrijfsleven blijven.

Merken met onvoldoende digitale middelen om hun decentrale teams te beheren, zullen de concurrentie niet kunnen bijbenen.

3. Elektronische handtekeningen worden de norm

Door de pandemie vinden salespitches, onderhandelingen en goedkeuringen virtueel plaats en stappen bedrijven sneller af van de oude vertrouwde handgeschreven handtekeningen. 

Dit betekent dat er meer vraag is naar e-handtekeningen. In april 2020 verklaarde de Britse Financial Conduct Authority (het equivalent van de Autoriteit Financiële Markten) dat hun overeenkomsten niet met pen hoeven te worden ondertekend. Dit betekende een grote stap voorwaarts voor de acceptatie van elektronische handtekeningen, gescande handtekeningen en 'Ik ga akkoord'-selectievakjes. Waarschijnlijk zullen een hoop andere autoriteiten en merken het voorbeeld van de FCA volgen, waardoor digitale overeenkomsten de norm zullen worden. 

Voor merken die het aantal persoonlijke interacties in de toekomst willen beperken, is dit een aantrekkelijke manier om op afstand deals te sluiten en contracten te ondertekenen.

Het is duidelijk dat er een cruciale tijd is aangebroken voor bedrijven die ook na de COVID-19-pandemie willen blijven bestaan én floreren. Voor sommige bedrijven waren technologische vernieuwingen noodzakelijk om zich te kunnen aanpassen aan de onverwachte omstandigheden. Andere organisaties zien door de lockdown en het thuiswerken in dat de digitale transformatie enorm veel mogelijkheden schept. Hoe dan ook is het duidelijk dat dit onvoorspelbare jaar langdurige gevolgen zal hebben, waardoor technologie een nog belangrijkere zal rol spelen. 

Als je meer wilt weten over wat de digitale transformatie kan betekenen voor jouw bedrijf, bekijk dan 4C eens. Of neem contact op met het DocuSign-team voor meer informatie over de specifieke voordelen van digitaal zakendoen met e-handtekeningen.