m|ployee verkort contractproces van 3 weken naar 1 dag met DocuSign

Over het bedrijf

Het in 2007 opgerichte softwarebedrijf m|ployee helpt klanten hun HRwerkzaamheden zoveel mogelijk sociaal en met een communicatieve instelling uit te voeren. Als Salesforce OEM-partner en Force.comoplossing is m|ployee actief in meer dan 30 landen. Het van origine Limburgse bedrijf bestaat uit een team van enthousiaste en ervaren innovators op het gebied van cloud-computing. m|ployee gebruikt de DocuSign Agreement Cloud™ om contracten sneller te kunnen afhandelen en beheren, rechtstreeks vanuit de Salesforce-omgeving.

Doelstellingen

m|ployee is een ELCM-platform (Employee Life Cycle Management) dat bedrijven in staat stelt om al hun HR-processen op wereldwijde schaal te beheren en te onderhouden, van het werven van kandidaten tot het beheren van medewerkers. m|ployee is volledig gebouwd op Force.com, een platform met hulpprogramma’s van Salesforce, waarmee in een handomdraai medewerkergerichte apps kunnen worden gemaakt. Door hun vernieuwende kijk op het ontwikkelingsplatform, heeft m|ployee zich kunnen onderscheiden op de markt en een toepassing kunnen maken die voldoende ruimte biedt voor groei en innovatie.

m|ployee krijgt concurrentievoordeel met DocuSign for Salesforce

Omdat m|ployee rechtstreeks met Salesforce CRM is geïntegreerd, hadden ze ook een oplossing nodig die deze naadloze integratie met het Salesforce-platform ondersteunt en de toekomstige groei van het bedrijf faciliteert.

Roel Waals, CEO van m|ployee, beschrijft het aanbod van het bedrijf als volgt: "We helpen organisaties met de werving, selectie en indienstneming van kandidaten. Wanneer een kandidaat is aangenomen, kunnen we vervolgens het volledige HR-proces voor deze medewerkers beheren, van prestatiebeoordeling en talentmanagement tot pensionering."

m|ployee is actief op het gebied van zowel HR als werving en is daarbij afhankelijk van verschillende papiergebaseerde processen. Denk bijvoorbeeld aan het grote aantal documenten dat moet worden goedgekeurd en ondertekend. Het bedrijf merkte dat dit papieren proces voor veel vertraging zorgde bij het afhandelen van contracten; soms nam dit wel drie weken in beslag. Daarom was m|ployee op zoek naar een digitaal platform, waarmee het zijn bedrijfsvoering efficiënter kon maken.

In deze tijd dat mobiele apparaten, sociale netwerken en cloudcomputing zo’n grote invloed hebben op de manier waarop mensen werken en communiceren, is het geen verrassing dat m|ployee volledig in de cloud werkt en zich richt op technologische ontwikkelingen in plaats van een fysieke infrastructuur. In lijn daarmee was m|ployee dus op zoek naar een gebruiksvriendelijke oplossing, waarmee gebruikers documenten digitaal kunnen ondertekenen: op elk gewenst apparaat en waar en wanneer ze maar willen.

"Het feit dat onze oplossing in de cloud draait, is een belangrijk voordeel nu er steeds meer smartphones en tablets worden gebruikt. Mensen kunnen altijd en overal werken; ze hoeven niet meer fysiek aanwezig te zijn op kantoor. Bovendien is onze oplossing snel klaar voor gebruik, waardoor onze klanten direct aan de slag kunnen, ongeacht hun locatie," vertelt Waals.

De oplossing

m|ployee zag een systeem voor elektronische handtekeningen als een kans om de afhandeling van contracten te versnellen. Daarom ging het bedrijf in zee met DocuSign, de wereldleider op dit gebied. m|ployee gebruikt DocuSign vooral voor het afhandelen van contracten en geheimhoudingsverklaringen.

De keuze viel op DocuSign omdat deze oplossing snel geïmplementeerd kan worden dankzij de strategische samenwerking met Salesforce. Waals: "m|ployee koos voor DocuSign, omdat onze oplossing op het Force.com-platform van Salesforce draait en DocuSign al volledig is geïntegreerd met Salesforce. Daardoor konden we snel aan de slag."

DocuSign voor Salesforce verkort de verkoopcyclus, zorgt ervoor dat we meer deals binnenhalen en verhoogt de productiviteit. Ook zorgt het voor minder papierverbruik, omdat het volledig digitaal is en geïntegreerd is met Force.com. Bovendien stelt het m|ployee in staat om snel gegevens uit Salesforce te halen en documenten direct te ondertekenen of te versturen.

Afgehandelde documenten worden na ondertekening teruggestuurd naar Salesforce en de administratie van m|ployee wordt automatisch bijgewerkt. Kortom: een naadloze ervaring van begin tot eind!