Bose® centraliseert zijn afhandeling van overeenkomsten met DocuSign eSignature

Bose®, een gerenommeerde specialist in revolutionaire audioapparatuur, verbetert met DocuSign zijn afhandeling van overeenkomsten. Hun missie is onder andere om alsmaar betere oplossingen te ontwikkelen en de dagelijkse werkzaamheden binnen de onderneming zo duurzaam mogelijk uit te voeren. Dit principe vormt de basis voor hun denkwijze en voor de manier waarop ze zakendoen met wederverkopers en zakenpartners.

De afhandeling van overeenkomsten centraliseren

Eddy Keek, Agile Product Owner bij Bose®, stond aan de frontlinie om DocuSign te integreren voor zijn B2B-wederverkopers en klanten in de luchtvaartsector. Nadat de onderneming zijn bedrijfsvoering begon te centraliseren, bevonden verkopers zich niet altijd in het land waar ze werkten, aldus Eddy. Ze konden dus niet zomaar naar een potentiële zakenpartner gaan om een deal te sluiten. Eddy wist één ding zeker: Bose® moest ook zijn afhandeling van overeenkomsten digitaliseren en centraliseren. De enige manier om dat op een rechtsgeldige manier voor elkaar te krijgen, was om over te stappen op elektronische handtekeningen.

Met de introductie van DocuSign eSignature kon Bose® zich compleet ontdoen van handmatige, papierafhankelijke contractprocessen, waardoor het bedrijf niet alleen veel tijd kon besparen, maar ook de bedrijfsefficiëntie op een duurzame wijze kon verbeteren. Het resultaat was een gestroomlijnd en overzichtelijk proces. Ze weten nu precies wat de status is van een overeenkomst en wie verantwoordelijk is voor welke stap. Het is dus ook meteen duidelijk wie nog actie moet ondernemen.

Handmatige workflows behoren tot het verleden door DocuSign eSignature

Bose® had zijn digitale transformatie al in gang gezet met de implementatie van een digitaal system of records. Afhankelijk van waar de informatie was geregistreerd, gebruikten ze óf SharePoint óf een SAP-oplossing. Maar hierbij werden contractprocessen met wederverkopers over het hoofd gezien, met alle uitdagingen van dien. Voordat Bose® gebruikmaakte van DocuSign, was het bedrijf veel tijd kwijt aan handmatige workflows voor de afhandeling van overeenkomsten. Contracten werden digitaal opgesteld, maar moesten vervolgens worden geprint en opgestuurd naar de desbetreffende zakenpartners. En als het contract door derden moest worden ondertekend, moest het ook nog eens ter goedkeuring naar de interne juridische afdeling. Ten slotte moest Bose® de contracten opslaan in een digitaal system of record. Eddy zei hierover: "Het inscannen van al die contractpagina's was een behoorlijke klus waar we keer op keer enorm veel tijd aan kwijt waren."

"Gelukkig hadden we DocuSign vóór de COVID-19-pandemie al geïmplementeerd. Als we dat niet hadden gedaan, zou onze bedrijfsvoering tot stilstand zijn gekomen, want een handmatige afhandeling van overeenkomsten zou nu echt niet meer kunnen." Eddy voegt toe: "Bedrijven die nog niet zijn overgestapt op elektronische handtekeningen voor de afhandeling van hun overeenkomsten, hebben het zonder twijfel moeilijk tijdens de pandemie."

Een snelle acceptatie van eSignature stimuleren

"Het kan een uitdaging zijn om mensen te ondersteunen als ze moeten wennen aan een nieuwe werkwijze, maar toen we de oplossing van DocuSign implementeerden, hadden we daar niets van gemerkt", stelt Eddy. De bedrijfscasus en de vele voordelen waren overduidelijk. Met elektronische handtekeningen kon de onderneming sneller omzet genereren en de kosten per overeenkomst verminderen van 50 dollar naar slechts 7 dollar.

"DocuSign bood ons bovendien ondersteuning om de implementatie binnen ons bedrijf soepel te laten verlopen, maar die hadden we niet eens nodig. We hadden slechts één meeting met alle betrokkenen van Bose® en hebben het hele proces binnen drie kwartier uitgelegd. Iedereen begreep het en was blij met de nieuwe oplossing."

Bose® introduceerde eSignature in het begin alleen aan de B2B-klanten van zijn elektronica-afdeling voor de Benelux. DocuSign eSignature is een bedrijfsklare oplossing die aansluit op alle behoeften, dus volgens Eddy was de implementatie zo gepiept. Het duurde dus niet lang voordat de Pro Business- en Aviation-afdelingen ook aan de slag wilden met DocuSign. Uiteindelijk vond eSignature ook zijn weg naar de vestigingen van Bose® in Australië en Nieuw Zeeland.

Waarom nu DocuSign?

Volgens Eddy is streven naar succes een van de pijlers van de onderneming. Bose® was dus op zoek naar een leverancier die hen kon helpen met een optimale ondertekenervaring die ook een professionele indruk achterlaat. En de oplossing van DocuSign sloot perfect aan op hun missie om klanten te voorzien van een gecentraliseerde en hoogwaardige ervaring.

"DocuSign wist precies waar we naar op zoek waren. Uit de demo werd al snel duidelijk dat alles precies naar wens zou werken. We wisten meteen dat DocuSign de ideale partner zou zijn. We wilden onze afhandeling van overeenkomsten volledig digitaliseren – en daar kon DocuSign ons bij helpen. Bovendien konden we de API's van DocuSign verbinden met onze bestaande automatiseringstools voor sales voor een nóg hogere efficiëntie", aldus Eddy Keek.