DocuSign en COVID-19

Hoe we de overheid, gezondheidszorg en het bedrijfsleven helpen.

Een brief van Dan Springer, CEO

DocuSign’s producten maken werken op afstand mogelijk, en zo zijn wij in staat om organisaties te helpen als antwoord op COVID-19, de ziekte die veroorzaakt is door het nieuwe 2019 Coronavirus. We realiseren ons dat dit het moment is om meer te doen, en dat doen we dan ook.

We zetten ons in om belangrijke overeenkomsten te versnellen die nodig zijn in de gezondheidszorg, overheidsdiensten voor noodgevallen, onderwijs, leningen voor kleine bedrijven, thuiswerken, en zakendoen op afstand. 

We hebben duizenden DocuSigners die de COVID-19 behoeften van onze klanten over de hele wereld ondersteunen: verkoop vertegenwoordigers die optreden als inbound medewerkers voor vragen zoals “Hoe kunnen we..”, professionals in customer success die adviseren over gebruiksvoorbeelden van implementaties, product- en operatiepersoneel die infrastructuur herconfigureren om unieke aanvragen op te lossen, en marketingmedewerkers die informatie verzamelen en communiceren zodat alles wat geleerd is, wordt gedeeld.

Om onze ervaringen te delen, hebben we deze COVID-19 bronnenpagina opgezet. Hieronder wordt uitgelegd hoe we de reactie van onze klanten op COVID-19 ondersteunen, georganiseerd per industrie en bedrijfsfunctie. De voorbeelden zijn gebaseerd op daadwerkelijke klantbetrokkenheid en gelden enkel als voorbeeld - we doen veel meer dan hier wordt vermeld.

Dus of je nu een klant bent of niet, als je hier iets ziet wat jouw organisatie kan helpen tijdens deze crisis, neem dan contact met ons op.

P.S. Ben je een developer, administrator of power user, bezoek dan onze COVID-19 for DocuSign Developers bronnenpagina. Daar vind je links naar relevante sjablonen, support documenten en andere technische bronnen.

Onze Covid-19 Activiteiten

Zorgverleners zijn de verdedigers aan de frontlinie tegen COVID-19. We zijn vereerd om hen te kunnen steunen. Hier zijn enkele voorbeelden:

  • Het patiënt opnameproces op afstand. We helpen ziekenhuizen, klinieken, en andere zorgverleners om fysiek circulerend papier en klemborden tussen patiënten en gezondheidswerkers te vermijden. Met behulp van DocuSign eSignature, kunnen patiënten opnameformulieren en toestemmingen op afstand en van tevoren tekenen. Dit is vooral relevant voor drive-through COVID-19 tests, waarbij het verwijderen van papier uit “papierwerk” cruciaal is.  In een COVID-19 testcenter hoeven pennen nu niet meer schoongemaakt te worden omdat het intakeproces nu contactloos en snel uitgevoerd kan worden. In een ander voorbeeld kan in een medisch centrum nu gebruik gemaakt worden van vooropgezette sjablonen voor digitale formulieren. Voltooide formulieren worden nu automatisch bij de patiëntgegevens opgeslagen.
  • Autorisatie van telegeneeskundediensten mogelijk maken. Patiënten kiezen er steeds vaker voor om op afstand naar een dokter of een andere zorgverlener te gaan. Via een mobiele app of website kan de patiënt via videoconferentie overleggen met de arts. Zo gebruikt een Duits telegeneeskundebedrijf eSignature in combinatie met video-identificatie om de benodigde gekwalificeerde handtekening te verschaffen zodat elektronische recepten voor geneesmiddelen en online doktersbriefjes voorgeschreven kunnen worden. 
  • Training vanuit huis voor patiënten die medische apparatuur gebruiken. We helpen een van ‘s werelds grootste leveranciers van medische apparatuur met het organiseren van trainingen voor patiënten die zij vanuit huis kunnen volgen. Vanwege veiligheidsredenen moeten de patiënten een handtekening zetten dat zij de training volbracht hebben. Wij zorgen ervoor dat deze patiënten dit elektronisch en zonder enig fysiek contact kunnen aftekenen.
  • Het verminderen van de behoefte aan fysieke aftekeningen door medische professionals. Binnen ziekenhuizen moeten veel activiteiten afgetekend worden, bijvoorbeeld het toekennen van bedden en het aanpassen van medicatie. We zien een vraag naar de transitie om van papier processen over te gaan op elektronische processen, veelal op mobiele apparaten.

Met de bovenstaande voorbeelden werken we niet alleen om zorgverleners snel te helpen handelen, maar ook om zo de naleving van regelgeving zoals GDPR te steunen, om zo patiëntgegevens te beschermen. 

Een van ‘s werelds grootste steden moest leveranciers van industriële veiligheidsapparatuur coördineren om artikelen zoals maskers en gezichtsbescherming om te leiden, voor gebruik in ziekenhuizen en gezondheidscentra. We hebben samengewerkt met de technische medewerkers van de stad om een oplossing in werking te stellen. Het bedrijf gebruikt een eSignature PowerForm om de juiste informatie te verstrekken en om transacties goed te keuren. Dankzij deze oplossing zijn al honderdduizenden items herverdeeld.

Een ander voorbeeld is afkomstig uit een andere grote stad, die een quarantine programma voor geïnfecteerde personen heeft opgezet. Het gemeentelijke bureau voor volksgezondheid wilde de naleving maximaliseren door de geïnfecteerde personen een quarantine-overeenkomst te laten tekenen. Om voor de hand liggende redenen, wilde de stad ervoor zorgen dat deze personen de overeenkomst niet persoonlijk af zouden leveren. Wij hebben daarom kunnen helpen door de stad snel een eSignature-oplossing te bieden.


Natuurlijk is er ook het probleem van het op afstand leveren van normale overheidsdiensten, zoals het verschaffen van professionele licenties. Ook hier helpen wij door de eSignature uit te breiden over verschillende gemeentelijke functies en services.

In het Verenigd Koninkrijk ondersteunt het Coronavirus Business Interruption Loan Scheme (CBILS) kleinere bedrijven die als gevolg van COVID-19 omzet mislopen, waardoor hun cashflow verstoord raakt. 

Waar een CBILS-lening voorheen enkel aangevraagd kon worden door naar de bank te gaan, geven wij banken nu de mogelijkheid om de CBILS aanmeldingen online te verwerken. 

Banken gebruiken DocuSign CLM om een nieuwe kredietvoorstel te doen, die vervolgens via nCINO naadloos in CLM wordt gezet. Dit wordt vaak samen met eSignature gebruikt om de kredietaanvraag elektronisch te kunnen ondertekenen.

In de Verenigde Staten, geeft de federale overheid’s SBA (Small Business Administration) leningen aan kleine bedrijven via goedgekeurde kredietverstrekkers. Terwijl het aanvragen van een SBA-lening traditioneel een bezoek aan een bank betekende, stellen we banken - van de grootste nationale banken tot lokale kredietverenigingen - in staat om SBA-lening aanvragen via internet te accepteren.

Banken gebruiken DocuSign eSignature voor het elektronisch ondertekenen van de leningaanvraag, vaak in combinatie met DocuSign Identify voor extra authenticatie van de identiteit van de aanvrager. Veel banken gebruiken DocuSign’s API om eSignature en Identify te integreren met bestaande leningsaanvraagportalen en workflows.

We zijn trots dat we deze e-mail van de CIO van een regionale bank in het westen van de Verenigde Staten hebben mogen ontvangen: 

“Wat [de bank] heeft gebouwd in DocuSign in ongeveer 4 dagen is absoluut ongelofelijk en heeft ons in staat gesteld om dynamisch alles aan te kunnen passen, om de altijd veranderende vereisten van de CARES Act SBA Paycheck Protection Loan Program te kunnen voldoen. De DocuSign oplossing die we hebben ontwikkeld, helpt [ons] om duizenden SBA lening aanvragen te verwerken en om financiering te verstrekken aan middelkleine bedrijven om hun medewerkers, salarissen en huur te kunnen blijven betalen. Het gaat om het redden van bedrijven en banen - we hadden het niet zonder de geweldige functies van het DocuSign platform en de geweldige support van [specifieke DocuSign Employees] kunnen waarmaken.”

Hoewel veel bedrijven op dit moment stilstaan, nemen anderen nieuwe werknemers aan als antwoord op de crisis. Hier is een specifiek voorbeeld: om miljoenen huishoudens te voorzien van boodschappen en benodigdheden gedurende de crisis, heeft een van de grootste retailers meer dan 100,000 mensen aangenomen. De retailer’s gebruik van DocuSign eSignature heeft ervoor gezorgd dat bijna al de onboardingprocessen papierloos waren en uitgevoerd werden via een mobiel apparataat van de nieuwe werknemers.

We hebben een vergelijkbaar programma opgezet voor de nationale gezondheidsdienst van een Europees land, dat als reactie op de crisis zo snel en veilig mogelijk duizenden verplegers moest onboarden.

In aanvulling op de speciale wervingprogramma’s, helpen we bedrijven met het virtualiseren van normale werving en onboarding, zodat dit op afstand gedaan kan worden. We hebben onze klanten geholpen met het activeren van integraties met HCM systemen zoals Workday en SAP SuccessFactors, en ATS (Applicant Tracking Systems), zoals Greenhouse en Jobvite.

Ten slotte, voor voorbeelden van organisaties die eSignature Bulk Send en PowerForms functies gebruiken om COVID-19 -gedreven behoeften te ondersteunen, zie Thuiswerken.

Als antwoord op thuiswerkbehoeften, steunen we een bredere implementatie van eSignature binnen organisaties, zodat meer thuiswerk-werkers op afstand werk kunnen doen waarbij overeenkomsten nodig zijn.

Bovendien heeft thuiswerken ertoe geleid dat het HR- en juridisch beleid moet worden aangepast - bijvoorbeeld over hoe apparaten gebruikt kunnen worden, hoe tijd wordt bijgehouden enz. Deze wijzigingen kunnen een ondertekening van werknemers vereisen.

Om zulke situaties te helpen, zijn we onze eSignature klanten aan het trainen op Bulk Send, een onderdeel dat velen al in hun abonnement hebben zitten. Bulk Send stelt je in staat om een lijst met ontvangers te uploaden die allen een uniek, ondertekenbaar document zullen ontvangen. Bijvoorbeeld, een van ‘s werelds grootste wervingsbureau gebruikt Bulk Send voor HR beleidsupdates. Met een enkele klik kan het bedrijf een update massaal verzenden aan duizenden werknemers, die elk elektronisch kunnen ondertekenen, waar ze ook zijn, waarbij elke vereiste handtekening wordt bijgehouden voor controle.

Een ander scenario is om aanvragen van medewerkers te kunnen ondersteunen die gerelateerd zijn aan thuiswerken. Bijvoorbeeld, een lokale overheidsinstantie zocht een oplossing voor thuiswerk aanvragen van medewerkers, waarbij ze ook verantwoordelijkheid claimen voor apparatuur. Als reactie daarop, heeft de instantie een eSignature PowerForm oplossing ingezet. Het geeft de werknemers de mogelijkheid om een formulier in te vullen dat automatisch het nodige document genereert, zodat de medewerker dit kan ondertekenen. Het hele process is volledig self-service.

In de Verenigde Staten is er een specifieke noodzaak voor docenten om door te gaan met het ondersteunen van miljoenen studenten met een handicap, terwijl ze blijven voldoen aan wetten zoals FERPA, COPPA, de ‘Individuals with Education Disabilities Act’, en de ‘Rehabilitation Act’. We helpen bijvoorbeeld, K-12 docenten met het mogelijk maken van op afstand IEP (Individualized Education Program) te laten tekenen door ouders, districts ambtenaren, en externe specialisten zoals psychiaters, psychologen en spraak- / taalpathologen.

Hier zijn enkele andere voorbeelden hoe we onderwijsinstellingen helpen te reageren op COVID-19:

  • Verplichtingen van studenten voor onafhankelijke studie
  • Formulieren voor studenten voor lunchprogramma's, waarbij maaltijden worden afgeleverd bij noodlijdende huishoudens
  • Overgang van HR van de school en bedrijfsvoering om op afstand te kunnen werken

In het laatste geval, waarbij “het bedrijf van de school” op afstand moeten worden uitgevoerd, helpen we bij het vaststellen of uitbreiden van de beschikbaarheid van eSignature voor verscheidene medewerkers van de school.

Non-profit organisaties bieden essentiële diensten aan in gemeenschappen over de hele wereld. Minderbedeelden lopen meer risico om het coronavirus op te lopen, dus non-profit organisaties kunnen hun missies niet pauzeren. Met behup van DocuSign eSignature helpen wij deze organisaties met het virtueel opereren en het naleven van wetgeving en maatregelen. Een aantal voorbeelden:

  • Vluchtelingenhulp. We ondersteunen de initiatieven van een wereldwijde vluchtelingenorganisatie om de verspreiding van COVID-19 onder vluchtelingen te bestrijden. Immigranten die hulp nodig hebben met het vinden van onderdak, eten of het aanvragen van documentatie kunnen met de hulp van een maatschappelijk werker officiële documenten ondertekenen om zo een aanvraag voor hulp te doen. Vaak kunnen wij deze service ook in hun moedertaal aanbieden. 
     
  • Contactloos ondertekenen van huurcontracten. In een van ‘s werelds grootste steden, helpen wij een organisatie voor daklozen met het aanbieden van contactloos ondertekenen van huurcontracten, die getekend moeten worden zodra er permanent onderdak voor daklozen gevonden is. 
     
  • Jongerenmentor op afstand. We ondersteunen een online organisatie met het uitgeven van toestemmingsformulieren. Zo matchen zij mentoren met risicojeugd tijdens COVID-19 voor support. 
     
  • Noodsubsidies. Wij helpen non-profit organisaties tevens met het eenvoudig online aanvragen van beurzen en noodsubsidies om zo sneller hulp te kunnen verlenen aan de mensen die het nodig hebben.
 

Daarnaast helpen we non-profit organisaties met het aanpassen van interne processen om zo makkelijker op afstand te werken, waarbij we eSignature inzetten om contracten, formulieren voor medewerkers, subsidieovereenkomsten en andere processen digitaal te maken. 


 

Een van de grootste verzekeraars heeft de implementatie van eSignature versneld om de medewerkers ‘in het veld’, die nu met klanten op afstand werken, te ondersteunen. We hebben met de Chief Administrative Officer gewerkt om nieuwe sjablonen voor veelvoorkomende documenten te creëren. We hebben ook DocuSign University zelfgeleide leertrajecten gedefinieerd om werknemers te trainen. 

Over het algemeen moeten verzekeringsorganisaties het werken op afstand ondersteunen voor alle bedrijfsfuncties. Als antwoord daarop, helpen wij met een uitgebreide eSignature beschikbaarheid en trainingen binnen organisaties.

In veel landen hebben specifieke financiële activiteiten speciale regelgeving. Ze kunnen bijvoorbeeld onderhevig zijn aan ‘Ken je klant’ en anti-witwas regels. Of voor andere redenen, vereisen ze speciale autorisatie en identificatie van de partijen. In een wereld van bankieren zonder filialen, helpt DocuSign deze banken om deze sterk gereguleerde financiële activiteiten te ondersteunen. 

Een belangrijke oplossing is DocuSign Identify. Het biedt opties voor een betere identificatie van partijen bij een transactie, waaronder het controleren van ID-kaarten van de overheid en Europese eID's - allemaal op afstand.

Bijvoorbeeld, als antwoord op COVID-19, werken we met een van ‘s werelds grootste banken om de vormen van vermogensbeheer en private banking in een groot aantal landen te digitaliseren. Deze formulieren hebben betrekking op overdrachten en aanduidingen van begunstigden, die onderworpen kunnen zijn aan extra regelgeving voor het identificeren van de partijen, met specifieke kenmerken die per land verschillen.

Een voorbeeld hiervan is een project voor een spoorwegproject in het Verenigd Koninkrijk, waarbij een flexibele, digitale oplossing met een heldere audittrail nodig was om op afstand te kunnen werken tijdens COVID-19. Ze maakten in het verleden veel gebruik van papierwerk met natte handtekeningen en waren op zoek naar gecentraliseerd gezag en volledige transparantie binnen verschillende accounts. DocuSign eSignature helpt hen met compliance tijdens het handelen van overheidsdocumenten en houdt de data veilig.

Voor de vele verkooporganisaties die al gebruik maken van eSignature, is de overgang naar op afstand verkopen niet moeilijk. Voor anderen, brengt COVID-19 nieuwe uitdagingen met zich mee waar wij bij kunnen helpen. Een voorbeeld hiervan is het vooraf digitaal en op afstand ondertekenen van contracten voor het aanschaffen van auto’s. Waar de dealer voorheen bij aflevering van de auto het contract moest laten ondertekenen, is dit nu vooraf en digitaal gedaan zodat de auto enkel afgeleverd hoeft te worden zonder dat er fysiek contact plaats hoeft te vinden. 

 

Veel organisaties die eSignature voor de verkoop op afstand gebruiken, doen dat via onze integratie met Salesforce. Zo werken wij met een verzekeringsmaatschappij die meer dan 1000 salesmedewerkers in dienst hebben en die allemaal Salesforce gebruiken. Waar zij normaal gesproken op locatie zaken doen, kunnen zij nu met behulp van eSignature op afstand deals sluiten en klanten ondersteunen.

Bedrijfsjuristen groepen zijn vaak betrokken bij het gebruik van DocuSign door andere afdelingen, zoals wanneer de juridische afdelingen wijzigingen in een verkoopcontract moet goedkeuren via workflows in DocuSign Negotiate of DocuSign CLM. Vanwege COVID-19 gebruiken juridische groepen deze tools en eSignature steeds vaker voor hun eigen werk, zoals bedrijfsovereenkomsten die op maat gemaakt moeten worden. Zo heeft het juridische team van een van 's werelds grootste technologiebedrijven intern de autorisatie gegeven om eSignature te gebruiken in 50 extra landen.

Daarnaast hebben we klanten die onze contractanalysetool Intelligent Insights gebruiken om COVID-19-gerelateerde juridische risico's te identificeren. De tool gebruikt AI om juridische concepten te 'begrijpen'. Het heeft bijvoorbeeld machine-learning modellen voor verschillende varianten van de "overmacht"-clausule, wat betekent dat onvoorziene omstandigheden een partij ervan zouden kunnen weerhouden haar contractuele verplichtingen na te komen. In reactie op COVID-19 hebben we een leider in telecomaanbieder geholpen bij het analyseren van duizenden leverancierscontracten - niet alleen voor overmacht, maar ook voor varianten die specifiek verwezen naar pandemieën, ziektes en dergelijke.

In de Benelux helpen wij onder andere een leverancier van medische middelen met het op afstand ondertekenen van overeenkomsten. Zo moet er vaak door verschillende internationale partijen getekend worden, wat zeer tijdrovend kan zijn als er geprint, getekend en gescand moet worden. Met behulp van eSignature kan er op elk moment, vanaf elke locatie ondertekend worden.

Daarnaast hebben we meerdere grote ziekenhuizen in Frankrijk geholpen met zowel het snel kunnen onboarden van medisch personeel, als het veilig verwerven van toestemming voor klinische proeven zonder dat doctoren, patienten en familieleden elkaar face-to-face hoeven te ontmoeten.

Een ander voorbeeld is een groot onderzoekscentrum dat COVID-19-patiënten in wilde schrijven voor een klinische proef, terwijl het risico op besmetting van patiënt tot personeel moest worden geminimaliseerd. We hebben geholpen met het bieden van een oplossing waarbij patiënten hun eigen telefoon gebruiken om het onderzoek te bespreken met de studiecoördinator. Terwijl ze hun telefoon gebruiken, kunnen de patiënten vervolgens een elektronische handtekening gebruiken om de toestemmings- en inschrijvingsformulieren te ondertekenen.

Over het algemeen moeten farmaceutische en biotech bedrijven op dit moment werken op afstand ondersteunen voor alle bedrijfsfuncties. Als reactie hierop helpen we met uitgebreide beschikbaarheid en training van eSignatures binnen organisaties. Een voorbeeld hiervan is een van de grootste farmaceutische bedrijven, die de globale toepassing van eSignature en CLM versneld heeft om zo hun thuiswerkmogelijkheden te ondersteunen.

Bronnen om je op weg te helpen

Probeer DocuSign nu 30 dagen gratis

Gratis proefversie van 90 dagen

Bekijk de Simplified Sending overzicht video

Leer hoe je een document ter ondertekening kunt versturen

Bekijk DocuSign eSignature Admin video

Begin vandaag nog als Admin met DocuSign

Registreer je nu voor de DocuSign 101 webinar

Webinar

Neem deel aan onze wekelijkse DocuSign 101 webinar met live Q&A
Registreer voor DocuSign University educatieve opleiding

Virtueel leren

Volg de online cursussen om meer te leren over het product en een krijg DocuSign eSignature onder de knie