Vier manieren om HR-processen te automatiseren

Als je succesvol wilt zijn en wilt groeien, is het behouden van goede medewerkers van essentieel belang. Een positieve ervaring binnen HR-processen, van indiensttreding tot on- en offboarding, is daarbij onmisbaar. En die enorme verantwoordelijkheid ligt grotendeels op het bordje van één afdeling: HR.

Ondanks hun cruciale rol bij het verwezenlijken van het succes van het bedrijf, maken veel HR-afdelingen in hun externe en interne HR-processen nog geen gebruik van digitale tools. In plaats daarvan werken ze gedurende de gehele levenscyclus van een medewerker met ouderwetse, papierafhankelijke processen. Deze zorgen niet alleen voor vertraging, maar zijn ook duur en verkleinen mogelijk zelfs de kansen van het bedrijf om de juiste kandidaten te vinden.

Het is duidelijk dat de oude manier van werken vandaag de dag schromelijk tekortschiet.

Als bedrijven in een competitieve markt de concurrentiestrijd met andere werkgevers willen kunnen aangaan en de beste en slimste talenten aan zich willen binden, moeten ze hun digitale toolkit en HR-processen kritisch onder de loep nemen.

Wij bieden je vier manieren om je digitale toolkit en HR-processen te automatiseren, van indiensttreding tot pensionering. Ontdek hoe je digitale overeenkomsten tot een belangrijk onderdeel van je HR-processen kunt maken, zodat je bedrijf zijn goede naam als een fijne werkgever kan behouden en je je werk kunt blijven doen, waar en wanneer dan ook.

Digitaliseer het indienstnemingsproces

In onze 'always-on', hyperverbonden wereld, is de inzet in het wervingsproces hoog. Dankzij bedrijven zoals Netflix en Amazon, die ons met één tik in een app tv-series, films, openbaar vervoer, maaltijden enzovoort voorschotelen, zijn we eraan gewend geraakt dat er snel en zonder gedoe in onze behoefte wordt voorzien. Dat willen we ook op het gebied van werving en selectie.

Ouderwetse en langdurige HR-processen kunnen je kansen op het vinden van bekwame kandidaten verkleinen. En heb je ze eenmaal gevonden, dan is het goed mogelijk dat ze vanwege je achterhaalde methoden alsnog op het aanbod van een concurrent ingaan. Factoren die hierbij een rol spelen, zijn bijvoorbeeld carrièrewebsites die niet goed werken op mobiele apparaten, downloadbare sollicitatieformulieren in PDF-formaat of de onmogelijkheid voor sollicitanten om eenvoudig contact te leggen met de HR-afdeling.

Dit zijn allemaal aspecten van het sollicitatieproces die ervoor kunnen zorgen dat kandidaten gaan twijfelen of ze überhaupt wel voor je bedrijf willen werken. Het is immers vaak de eerste indruk die de meeste impact heeft.

Volgens een onderzoek door Glassdoor gebruikt 58% van de werkzoekenden hun mobiele telefoon om naar vacatures te zoeken en erop te solliciteren. Sollicitanten moeten snel en veilig papierwerk kunnen ontvangen van de HR-afdeling op het apparaat naar hun keuze, anders dreigt het bedrijf hun sollicitatie mis te lopen.

Ouderwetse, papierafhankelijke wervings- en indienstnemingsprocessen vertragen het HR-proces en bieden kandidaten een gebruikersonvriendelijke en frustrerende ervaring. Bovendien krijgen HR-medewerkers hierdoor veel administratief papierwerk te verstouwen.

Als ze hun HR-processen automatiseren en hun HR-toolkit digitaliseren, houden bedrijven meer tijd over om zich te richten op kostenefficiënte taken die op hun beurt ook weer tijd besparen, voor zowel kandidaten als HR-medewerkers.

Maak onboarding probleemloos

Zodra een medewerker bij je bedrijf komt werken, kun je vanaf de eerste dag indruk maken met eenvoudige, gestroomlijnde processen.  Met een digitaal system of agreement om HR-processen te automatiseren, kun je snel en eenvoudig nieuwe medewerkers onboarden en de benodigde documenten aanpassen, zoals baanaanbiedingen, payrollformulieren, NDA's enzovoort.

Digitale tools voorkomen dat medewerkers en HR-personeel hele papierstapels aan documenten te verwerken krijgen tijdens de onboarding. Digitalisering is dus ook nog eens beter voor het milieu. Volgens het Deloitte Global Millennial Survey 2019 is het milieu een topprioriteit voor millennials, die de toekomst van je personeelsbestand vormen.

Maak personeelsbehoud en dagelijkse HR-taken eenvoudiger 

Een effectieve indienstneming en onboarding kan een enorme uitdaging zijn op de werkvloer. Maar dat is nog niet eens de grootste uitdaging waarvoor HR-afdelingen zich gesteld zien. Dat is personeelsbehoud.

Digitale overeenkomsten zijn essentieel als je een positieve werkervaring wil bieden waar zowel medewerkers als HR-personeel van profiteren. Dit helpt je om de beste kandidaten aan je bedrijf te binden.

Gebruik digitale overeenkomsten voor offboarding 

Personeelsverloop is voor elk bedrijf onvermijdelijk. Offboarding is een ander HR-proces waar veel documenten en formulieren aan te pas komen.

Het goede nieuws is dat, net als bij indienstneming en onboarding, ook dit deel van het HR-proces kan worden gedigitaliseerd. Digitale overeenkomsten vereenvoudigen de offboarding-ervaring, waardoor foutgevoelige taken worden geëlimineerd en voormalige medewerkers je bedrijf sneller zullen aanbevelen. Sterker nog, in de 'Best Places to Work'-enquête van Glassdoor in 2019 zijn 14 van de 15 grootste bedrijven klant van DocuSign.

In zowel grote als kleine bedrijven speelt HR een cruciale rol in de dagelijkse ervaringen van de medewerkers. Het is een van de weinige afdelingen van je bedrijf waar elke medewerker mee te maken krijgt, vanaf het eerste sollicitatiegesprek tot het moment dat hij voor de laatste keer het kantoor verlaat. Het is dan ook essentieel dat je een goede indruk maakt, van begin tot eind.

Wil je meer weten over hoe je jouw HR-processen kunt automatiseren en de uitdagingen kunt overwinnen waarmee je bedrijf momenteel wordt geconfronteerd?

De DocuSign Agreement Cloud voor HR ruimt deze uitdagingen uit de weg door DocuSign eSignature te integreren met HR-systemen zoals Workday, SAP, Oracle en Greenhouse.

Bovendien biedt ons platform functionaliteit zoals bulkverzending, waarmee je eenvoudig documenten kunt verzenden en ondertekenen en de status van veelvoorkomende overeenkomsten zoals beleidsupdates kunt bijhouden. Dit omvat updates die door de hele organisatie moeten worden verspreid, allemaal binnen de HCM-systemen die je al gebruikt.

En ook medewerkers profiteren van digitaal ondertekenen: het is snel en gemakkelijk.

Bekijk voor meer informatie ons handboek over digitale overeenkomsten in HR , onze on-demand webinar of ons nieuwste eBook "De DocuSign Agreement Cloud voor HR-afdelingen".