Bij veel bedrijven zorgen vooral succesvolle salesteams voor de groei van omzet. Door de afhandeling van verkoopovereenkomsten te optimaliseren, kunnen bedrijven ook hun commerciële prestaties verbeteren. Bovendien kan het salesteam hierdoor effectiever te werk gaan, waardoor de winstgevendheid toeneemt.

Als je wil dat je salesteams succesvoller worden, is het essentieel dat de afhandeling van overeenkomsten zo soepel mogelijk verloopt.

Succesvolle salesteams creeëren

Bij de afhandeling van verkoopovereenkomsten heeft het salesteam verschillende verantwoordelijkheden. Denk bijvoorbeeld aan het opbouwen van een relatie met klanten, het voorbereiden van contracten en het sluiten van deals. Het salesteam moet echter nog steeds veel taken handmatig uitvoeren.

Een nieuwe studie die werd uitgevoerd door Forrester Consulting in opdracht van DocuSign, The State of Systems of Agreement 2019, bevestigt dat de afhandeling van overeenkomsten sneller en efficiënter moet verlopen als bedrijven de algehele prestaties van hun salesteams willen verbeteren.

In dit artikel nemen we vier digitale tools onder de loep die je kunt gebruiken om processen te automatiseren en succesvolle salesteams te creëren.

1. Elektronische handtekening 

Honderdduizenden organisaties over de hele wereld maken al gebruik van de nummer één eSignature-tool: DocuSign eSignature. DocuSign eSignature is onderdeel van de DocuSign Agreement Cloud™. Met eSignature wordt tot 82% van de overeenkomsten binnen één dag ondertekend.

De technologie maakt het voor salesteams mogelijk om verkoopcontracten overal ter wereld te versturen, vanaf vrijwel elk apparaat. Succesvolle salesteams kunnen ook onderweg werken, zelfs zonder internettoegang. Bovendien kan het team altijd eenvoudig nagaan in welke fase van het verkoopproces hun overeenkomsten zich bevinden. Dit zorgt ervoor dat het hele ondertekenings- en goedkeuringsproces sneller en veiliger verloopt.

2. Contract Lifecycle Management (CLM)

Als je sales serieus neemt, kun je niet zonder CLM. DocuSign CLM geeft je inzicht in de levenscyclus van je verkoopovereenkomsten. Uiteraard wil je geen inkomsten mislopen door een gebrek aan transparantie of door vertragingen. De gemakkelijk toegankelijke bibliotheek met vooraf goedgekeurde contractclausules van CLM zorgt ervoor dat het salesteam tijdens de inhoudelijke afstemming van overeenkomsten minder afhankelijk is van de juridische afdeling.

Je kunt bijna niet meer zonder.

In de studie ‘State of Systems of Agreement 2019’ van Forrester zegt 54% van de bedrijven dat hun bedrijfssystemen goed op elkaar zijn afgestemd. De overige 46% van de bedrijven is nog steeds veel tijd kwijt aan het handmatig kopiëren van informatie van het ene systeem naar het andere.

Integratiemodules en API’s

Salesteams kunnen in elke fase van de afhandeling van overeenkomsten een gebrek aan integratie ervaren. Ze moeten vaak gegevens overtypen of maken nog gebruik van verouderde contractsjablonen, waardoor ze veel tijd verspillen. Het voordeel van DocuSign CLM zijn de integratiemodules en API’s. Deze maken het mogelijk om contracttaken uit te voeren rechtstreeks vanuit de tools waar het salesteam nu al mee werkt.

De tool kan gegevens ophalen om vooraf geconfigureerde sjabloonovereenkomsten te genereren. Bovendien kan CLM contracten automatisch vullen met gegevens uit andere systemen.

Het loont om na te gaan of de gekozen CLM-oplossing kan integreren met zowel back- als frontofficesystemen. Is dat het geval, dan kun je er zeker van zijn dat je er nog vele jaren profijt van zult hebben.

Met DocuSign CLM kunnen salesteams handmatige taken automatiseren. Zo besparen ze tijd en zijn ze minder afhankelijk van de juridische afdeling. Bovendien wordt de kans op fouten in contracten en daarmee verband houdende risico’s verkleind.

Vooraf goedgekeurde clausules

Het juridische en nalevingsteam kunnen een gemakkelijk toegankelijke bibliotheek van vooraf goedgekeurde clausules en opties creëren voor gebruikers. Deze inhoud kan dan bij de inhoudelijke afstemming van contracten worden benut. Salesteams kunnen contracten ook ter controle naar anderen sturen, waarbij wijzigingen eenvoudig kunnen worden bijgehouden. Hierdoor kunnen beide teams zien wie wat wanneer heeft gedaan.

49% van de deelnemers aan de studie van Forrester heeft moeite om overeenkomsten terug te vinden en te beheren. Ook vinden ze het lastig om na te gaan of ze wel goed zijn beveiligd.

Met DocuSign CLM kun je al je contracten in één doorzoekbare opslagplaats bewaren, ordenen en voorzien van tags.

Bovendien kunnen teams met DocuSign CLM workflows maken op basis van metadata van opgeslagen contracten, bijvoorbeeld verlengingsherinneringen. Verlengingsherinneringen zijn een belangrijke voorwaarde voor een succesvol verlengingsproces.

3. Documentgenerator voor succesvolle salesteams

DocuSign Gen voor Salesforce is een uitstekende tool voor kleine en middelgrote bedrijven om automatisch professionele overeenkomsten te genereren, rechtstreeks en met één klik vanuit Salesforce-records. Hierdoor kunnen salesmedewerkers de tijd die ze voorheen kwijt waren aan administratie nu besteden aan verkooptaken.

Wanneer het genereren van documenten automatisch, intuïtief en op basis van self-service plaatsvindt, kun je als bedrijf veel sneller zakendoen.

Meer informatie over DocuSign Gen voor Salesforce:

4. Tool voor conceptbeheer

Je verliest tijd als je tijdens het bewerken en inhoudelijk afstemmen van een ‘live’-document niet over de juiste tools voor conceptbeheer beschikt. Bovendien riskeer je onnauwkeurigheid. Conceptbeheer is een belangrijke fase, want je kunt eventuele risico’s op dat moment nog beperken of uitsluiten. Eventuele fouten of omissies in dit stadium kunnen de betekenis van een contract veranderen, met mogelijke kosten voor je bedrijf op een later moment tot gevolg.

Met DocuSign Negotiate voor Salesforce kunnen salesteams rechtstreeks vanuit Salesforce contracten ter controle en goedkeuring verzenden. DocuSign Negotiate voor Salesforce overbrugt de fase tussen het genereren van een document en het verzenden ervan voor ondertekening. Beoordelaars kunnen rechtstreeks samenwerken aan documenten, waarbij wijzigingen automatisch worden gedetecteerd en als revisies worden weergegeven. Doordat de hele versiegeschiedenis van het contract wordt bijgehouden, kunnen salesteams eventuele knelpunten in kaart brengen en kijken waar optimalisaties mogelijk zijn.

Omdat hun huidige proces van documentgeneratie, inhoudelijke afstemming en goedkeuring volledig handmatig wordt uitgevoerd, lopen veel salesorganisaties onnodig tegen problemen aan. Vaak stellen ze contractteksten in Microsoft Word op, om ze vervolgens via e-mail te verspreiden.

Als de afhandeling van overeenkomsten wordt geautomatiseerd met digitale tools, worden salesmedewerkers niet alleen veel productiever, maar halen ze ook veel meer voldoening uit hun werk.

Het gestroomlijnde proces maakt het ook mogelijk om sneller deals te sluiten. Automatisering zorgt ervoor dat je salesteam meer tijd overhoudt om nieuwe leads te genereren, te reageren op vragen en te waarborgen dat bestaande klanten een optimale dienstverlening krijgen.

Laat je salesteam minder tijd besteden aan papierwerk en meer tijd aan de verkoop.

DocuSign kan bedrijven van elke omvang helpen door processen te automatiseren met de DocuSign Agreement Cloud.