Trends in contractmanagement voor de tweede helft van 2020
In de gehele contractlevenscyclus kunnen processen uitstekend worden geautomatiseerd door gebruik te maken van oplossingen voor contractmanagement. Met een gestroomlijnd contractmanagementproces vergroot je je concurrentievoordeel, beperk je risico's en verbeter je de operationele efficiëntie. En uiteraard is de noodzaak voor automatisatie een stuk belangrijker geworden doordat meer werknemers op afstand werken vanwege de coronacrisis.
Wie de huidige innovaties op het gebied van contractmanagement weet te benutten, zal hier als organisatie zeker baat bij hebben.
Hier volgen enkele trends in contractmanagement die je in de tweede helft van 2020 zeker in de gaten moet houden:
Technologische ontwikkelingen zoals kunstmatige intelligentie
Organisaties moeten goed weten wat er in hun overeenkomsten staat. Gegevensbescherming wordt steeds belangrijker en clausules moeten constant worden bijgewerkt. Technologische ontwikkelingen zoals kunstmatige intelligentie (AI) stellen organisaties in staat om veel uitdagingen op het gebied van contractafhandeling aan te gaan. Met AI-oplossingen voor contractmanagement kunnen teksten worden omgezet in clausules en concepten waarop gebruikers kunnen zoeken, filteren en vergelijken. Zo kunnen teams gegevens beter extraheren en snel de inhoud van contracten duiden.
De meest veelbelovende verandering die AI ons biedt, is dat contracten direct vanaf het opstellen feitelijk modulaire, digitale entiteiten zijn. En dat is maar goed ook, want naar schatting 5 tot 40 procent van de waarde van een willekeurige deal gaat momenteel nog verloren als gevolg van inefficiënte contractafhandeling.
Slimme contractcode om onderdelen van overeenkomsten te automatiseren
Met slimme contractcode kunnen onderdelen van overeenkomsten worden geautomatiseerd op basis van gegevensinvoer vanuit interne of externe systemen. Voor slimme contracttechnologie is geen blockchain vereist. Bovendien is het mogelijk om deze technologie in te sluiten in traditionele rechtsgeldige contracten.
Met slimme cloudgebaseerde oplossingen voor contractmanagement kunnen ondernemingen in 2020 direct profiteren van de voordelen van contractautomatisering. De technologie maakt het mogelijk om allerlei aspecten van de contractafhandeling te automatiseren, zoals de bevestiging van inloggegevens, de naleving van SLA's of de berekening en verrichting van betalingen.
Eliminatie van papier en manuele processen
Een van de grootste uitdagingen die we hebben gezien in 2020 is de coronacrisis. Iedereen moet anders werken, anderhalve meter afstand houden en mondkapjes worden normaal in het openbaar vervoer. Maar ook grotendeel van de werknemers krijgt de kans om meer vanuit huis te werken. Contractverwerking wordt dan ook moeilijker wanneer overeenkomsten en contracten niet op afstand beschikbaar zijn en processen nog manueel zijn. Om deze uitdaging te overkomen is het opzetten van cloud-specifieke oplossingen, die medewerkers op afstand de kans geven om door te blijven werken zoals normaal, zeer belangrijk.
Oplossingen voor klimaatbewust contractmanagement
Deze trend zou niet alleen in de tweede helft van 2020, maar ook daarna wel eens de meeste impact op contractmanagement kunnen hebben. Internationale non-profitorganisatie CDP meldde in 2019 dat 215 van de grootste internationale bedrijven het risico van klimaatverandering op bijna 1 biljoen dollar schatten. De toeleveringsketen is verantwoordelijk voor 50-70% van de CO2-uitstoot en klimaatbewuste contractafhandeling is een groeiende trend die met open armen wordt ontvangen.
Het is voor bedrijven erg belangrijk dat zij contracten waarin de uitstoot niet wordt aangepakt of die een nadelige invloed op het milieu hebben, makkelijk herkennen. Met digitale contracttechnologieën is het mogelijk om de contractlevenscyclus te automatiseren het bijwerken en afstemmen van leveranciersovereenkomsten te stroomlijnen zonder dat hier papier bij komt kijken. Door zulke veranderingen neemt de impact op het klimaat direct af.
Gegevensbescherming en de AVG
Sinds 2018 is de AVG van kracht. Naleving van deze verordening vraagt een niet-aflatende inzet van alle bedrijven. Zo moeten ze om te beginnen weten wat er in hun bestaande overeenkomsten staat én in overeenkomsten met andere entiteiten waarmee ze gegevens delen. Door gebruik te maken van oplossingen voor contractmanagement die ook AI, elektronische handtekeningen en digitaal CLM omvatten, kunnen organisaties hun gegevensbescherming en AVG-naleving beter aanpakken.
Digitale identificatie en online identiteitsverificatie
Voor belangrijke contracten (bijvoorbeeld bij het openen van een bankrekening) moest iemands identiteit voorheen altijd persoonlijk worden geverifieerd. In de toekomst zal dit steeds vaker elektronisch gebeuren door middel van eID. Veel bedrijven integreren controles van identiteitsbewijzen met foto in hun procedures voor elektronische contractondertekening om de naleving te verbeteren en risico's te beperken. De oplossing die zij hiervoor gebruiken moet voldoen aan de Europese eIDAS-verordening. CLM-tools waarmee iemands identiteit digitaal kan worden bevestigd, bieden klanten een soepelere ervaring. Momenteel zijn er enkele interessante ontwikkelingen in opkomst voor de manier waarop mensen hun identiteit online kunnen bevestigen.
Gepersonaliseerde en naadloze ervaring voor klanten en medewerkers
We verwachten dat er in de tweede helft van 2020 nog meer nadruk komt te liggen op de behoeften van klanten en op gepersonaliseerde, naadloze ervaringen en vooral: zaken laten doorgaan zoals normaal. Het gemak van een ervaring of interactie blijft een belangrijke factor voor de tevredenheid van klanten én medewerkers. In de wereld van contractmanagement moeten oplossingen gebruikers helpen al het benodigde papierwerk makkelijk in te vullen. Dat doen zij dan het liefst vanaf elke locatie, inclusief hun smartphone - en tegenwoordig ook hun keukentafel of thuiskantoor.
Medewerkers zullen in de toekomst steeds vaker een vergelijkbare digitale ervaring eisen vanwege het werken op verschillende locaties. Zij verwachten dat de formulieren die ze moet invullen als onderdeel van HR-processen eenvoudig zijn, zonder handmatig schrijf- en papierwerk. Zo houden ze meer tijd over om zich te richten op de nuttige en strategische aspecten van hun functie.
Digitale leiders die deze trends op het gebied van contractmanagement weten te benutten, zullen merken dat zij sneller, met minder risico's en tegen lagere kosten zaken kunnen doen.
Lees meer over de stand van zaken op het gebied van contractmanagement en download ons gratis rapport.
