Papierloos werken in vier stappen

Het papierloze kantoor werd in het bedrijfsleven ooit als een utopie gezien. Toch is het voor kleine bedrijven tegenwoordig relatief gemakkelijk om papierloos te werken. Als de voordelen van papierloos werken optimaal worden benut, behoren stapels papier spoedig tot het verleden. Zelfs traditionele bedrijven maken inmiddels de overstap naar deze eenvoudigere manier van werken.

Bespaar op bedrijfsmiddelen

Door vaarwel te zeggen tegen papier, kun je geld besparen op onder andere opslag, printers en technische ondersteuning. Maar wat misschien wel het meest oplevert: je medewerkers kunnen zich concentreren op hun eigenlijke werkzaamheden, in plaats van stapels papier door te spitten op zoek naar dat ene document.

De mogelijke kostenbesparingen doordat er geen papier en inkt meer hoeft te worden aangeschaft, oefenen een grote aantrekkingskracht uit op kleine bedrijven. In een rapport van AIIM staat dat 84 procent van de bedrijven die papierloos gaan werken, hun investering binnen 18 maanden terugverdiend heeft.

Verbeter je reputatie

Talloze onderzoeken hebben aangetoond dat mensen liever kopen bij en werken voor bedrijven die zich inzetten voor verantwoorde en duurzame praktijken. 80 procent van de respondenten in een enquête door Nielsen vindt het uiterst of zeer belangrijk dat organisaties een milieubeschermingsprogramma introduceren. Dit illustreert dat bedrijven ook hun reputatie kunnen verbeteren door papierloos te gaan werken.

Het is beter voor het milieu

Door voorop te lopen bij het implementeren van duurzame initiatieven kan een organisatie haar milieuvriendelijke imago een impuls geven.

Uit een enquête van onderzoeksbureau Loudhouse blijkt dat de gemiddelde kantoormedewerker jaarlijks 10.000 vellen papier gebruikt, waarvan ongeveer 6.800 pagina's uiteindelijk worden weggegooid.

Als meer kleine bedrijven papierloos gaan werken, belanden er miljoenen vellen papier minder op de afvalberg. Dit levert ook een positieve bijdrage aan bredere milieudoelstellingen.

Wil jij ook papierloos gaan werken? Doe dan het volgende:

1. Stel realistische doelen

Papierloos gaan werken is een proces dat niet van de ene op de andere dag wordt gerealiseerd. Door realistische doelen te stellen voor de transitie, kunnen bedrijven zorgen dat elke afgesproken tijdslijn praktisch gezien zinvol is. Omdat medewerkers ongetwijfeld even tijd nodig hebben om zich aan te passen aan de nieuwe procedures, is het verstandig om het gebruik van papier geleidelijk af te bouwen.

2. Vergader papierloos

Papierloos vergaderen beperkt niet alleen het papierverbruik, maar helpt ook om de vaart in de vergadering te houden. Bij digitale documentversies hoeven immers geen hand-outs of ondersteunende materialen te worden verspreid. In plaats van papieren notulen door te worstelen, kunnen medewerkers direct de betreffende pagina opzoeken op hun apparaat.

3. Maak slim gebruik van technologie

De technologische vooruitgang maakt het gemakkelijker dan ooit om papierloos te gaan werken. Dankzij de mogelijkheid om een veilige elektronische handtekening te zetten, maakt DocuSign het afdrukken, ondertekenen, scannen en mailen van contracten en andere documenten overbodig. Alle deals, hoe groot of klein ook, kunnen nu in een oogwenk worden gesloten.

4. Wees creatief

Zelfs relatief kleine veranderingen kunnen het voor kleine bedrijven gemakkelijker maken om papierloos te gaan werken. Denk aan het ontmoedigen van papiergebruik op kantoor door het creëren van een duurzame bedrijfscultuur of het digitaal delen van documenten in plaats van het maken van fotokopieën voor intern gebruik.

Samenvatting: papierloos werken in vier stappen

Binnen afzienbare tijd zullen de voordelen van papierloos werken zich binnen je hele bedrijf doen voelen en zal vervelend papierwerk al snel tot het verleden behoren. Hierdoor kun je je concentreren op wat er voor jou het meest toe doet: de groei van je bedrijf.