Onderzoek van Forrester: Contractworkflows digitaal transformeren

Met het onderzoek The State of Systems of Agreement 2020, dat is uitgevoerd in opdracht van DocuSign, schetst onderzoeksbureau Forrester een actueel beeld van hoe organisaties hun overeenkomst- en contractworkflows beheren – ongeacht of deze overeenkomsten of contracten worden aangegaan met business units, klanten, medewerkers of een gemengde groep belanghebbenden.

Steeds meer bedrijven nemen hun system of agreement onder de loep om na te gaan of ze efficiënter kunnen werken door de afhandeling van overeenkomsten te automatiseren en hun workflows en processen met elkaar te verbinden. In deze post gaan we wat dieper in op de problemen die organisaties ondervinden bij het ondernemen van actie op overeenkomsten en hoe ze deze oplossen.

De automatisering van het handtekeningenproces is vaak een belangrijke eerste stap voor bedrijven die de afhandeling van hun overeenkomsten willen digitaliseren. Maar een heuse digitale transformatie heeft meer voeten in de aarde: ook de processen voor en na de ondertekening moeten worden geïntegreerd.

Met welke uitdagingen krijgen organisaties te maken bij het ondernemen van actie op overeenkomsten?

De enquête werd uitgevoerd onder 954 beslissers voor de aankoop van technologie, en velen van hen gaven aan problemen te ondervinden bij het ondernemen van actie op overeenkomsten en contracten.                                            

• 56% zegt dat ze overeenkomsten handmatig naar de juiste persoon moeten sturen.       
• 54% zegt dat ze gegevens uit overeenkomsten handmatig naar systems of record moeten kopiëren.
• 51% noemt fouten of dubbel werk als gevolg van handmatige gegevensinvoer.
• 45% zegt het lastig te vinden om de veiligheid en vertrouwelijkheid te waarborgen.

Uit de resultaten komt duidelijk naar voren dat handmatige processen de efficiëntie verminderen en dat digitalisering kansen biedt om deze uitdagingen aan te pakken.

Welke voordelen ervaren organisaties wanneer ze digitale processen implementeren die het gemakkelijker maken om actie te ondernemen op overeenkomsten?

Het implementeren van één platform voor de afhandeling van overeenkomsten kan helpen om contractworkflows en -processen te integreren. Bedrijven die al de eerste stappen hebben gezet op de weg naar een digitale afhandeling van hun overeenkomsten, zien de volgende voordelen:

• 55% zegt een betere klantervaring te kunnen bieden.
• 48% ervaart minder fouten in overeenkomsten.
• 38% hoeft minder gegevens handmatig in te voeren.
• 34% noemt een betere ervaring voor medewerkers.
• 32% spreekt van eenvoudigere informatieoverdracht.

 Een van de respondenten verklaart:      

"Automatisering beperkt het aantal menselijke fouten en maakt medewerkers blijer, omdat ze zich niet meer bezig hoeven te houden met repetitieve processen en zich daardoor meer kunnen richten op innovatie. Sommige mensen zijn bang dat ze hun baan verliezen door de automatisering, maar in feite verdwijnt alleen de minder leuke kant van hun werk. Dit geeft ze de vrijheid om processen anders in te richten."

Hoe automatiseren en digitaliseren organisaties hun overeenkomst- en contractworkflows?

Veel respondenten van de enquête zeggen van plan te zijn om de digitale mogelijkheden van hun systems of agreement in de komende 12 maanden te verbeteren. 60% van de respondenten zegt van plan te zijn of zelfs al bezig te zijn met het implementeren of upgraden van hun systemen en processen. Meer standaardisatie komt de digitale transformatie ten goede. Door processen te harmoniseren voor een groot aantal gebruikers en meerdere belanghebbenden, kunnen organisaties hun uitdagingen op grote schaal (denk aan veiligheid, privacy, naleving en training) aanpakken. Als ze een CLM-oplossing gaan gebruiken, kunnen organisaties struikelblokken wegnemen.

Contract Lifecycle Management

Met DocuSign CLM kunnen organisaties de afhandeling van hun overeenkomsten stroomlijnen door handmatige processen te vervangen door een geautomatiseerde workflow. Dit maakt het gemakkelijker om actie te ondernemen op overeenkomsten nadat ze zijn ondertekend. DocuSign CLM kan automatisch records bijwerken of acties in gang zetten binnen andere systemen. Via 'drag-and-drop' kun je verschillende acties met elkaar verbinden en zo hele workflows inrichten.  Met DocuSign Payments kunnen klanten altijd en overal eenvoudig betalen, op vrijwel elk apparaat. Payments beschikt over kant-en-klare integratiemodules voor de meestgebruikte betalingsgateways, zodat je dit product kunt integreren in je bestaande workflows.

In de onderstaande video zie je hoe Tally, een bedrijf dat duurzame flexwerkplekken in verschillende steden over de hele wereld beheert, kunstmatige intelligentie gebruikt om de inhoud van hun overeenkomsten te analyseren en inzichtelijk te maken.

We laten je zien hoe Tally de oplossingen van DocuSign gebruikt bij het voorbereiden, ondertekenen en beheren van overeenkomsten en het ondernemen van actie daarop.

Download het volledige The State of Systems of Agreement 2020-onderzoek van Forrester als je alle enquêteresultaten wilt inzien.