België en Nederland ondertekenen elektronisch met DocuSign en itsme®

Overeenkomsten worden overal gesloten - van baanaanbiedingen en inschrijfformulieren, tot facturen en koopcontracten. Veel bedrijven vertrouwen bij de afhandeling van overeenkomsten nog altijd op een papieren workflow. Maar dit handmatige werkproces, waarbij printen, scannen en overtypen tot de dagelijkse werkzaamheden behoren, is gevoelig voor fouten, tijdrovend en zorgt ervoor dat de productiviteit binnen een bedrijf daalt. Dit is de reden dat bedrijven met een papierafhankelijk ondertekenproces gemiddeld €33 meer per overeenkomst besteden dan bedrijven die dit proces hebben gedigitaliseerd.

Een digitaal overeenkomstenproces is dus kostenbesparend, maar moet wel op een veilige en betrouwbare manier verlopen. Hierbij moeten de EU-normen voor elektronische handtekeningen worden nageleefd. DocuSign en itsme^® hebben samen aan een oplossing gewerkt om dit in België en Nederland mogelijk te maken.

Elektronische handtekeningen in België en Nederland

De Europese normen voor elektronische handtekeningen zijn in de eIDAS-verordening vastgelegd. Deze verordening onderscheidt drie soorten elektronische handtekeningen met elk een ander betrouwbaarheidsniveau: standaard-, geavanceerde- en gekwalificeerde elektronische handtekeningen. 

In België en in Nederland zijn ‘gewone’ elektronische handtekeningen voor de meeste transacties algemeen geaccepteerd. Sommige belangrijke documenten en overeenkomsten vereisen volgens de wetgeving echter een elektronische handtekening met een hoger betrouwbaarheidsniveau - de zogenaamde gekwalificeerde elektronische handtekening (Qualified Electronic Signature - QES). Denk daarbij aan arbeidsovereenkomsten, vennootschapsdocumenten, belastingaangiftes en leaseovereenkomsten voor onroerend goed.

Gekwalificeerde handtekeningen moeten voldoen aan de eisen die in eIDAS zijn gesteld. Een van de voorwaarden in deze verordening is dat er bij iedere elektronische handtekening een certificaat wordt uitgegeven dat door een door de EU gekwalificeerde dienstverlener (Trust Service Provider) is verstrekt. Dit certificaat waarborgt de authenticiteit van de elektronische handtekening én dient als bewijs van de identiteit van de ondertekenaar. Zo is iedere gekwalificeerde handtekening gecontroleerd en gevalideerd door een erkende partij.  Op 18 december 2019 is itsme^® in de lijst voor Trust Service Providers van de EU opgenomen. 

Gekwalificeerde elektronische handtekeningen met DocuSign en itsme^® - zo werkt het

DocuSign en itsme^® hebben de handen ineengeslagen om gekwalificeerde elektronische handtekeningen op eenvoudige en veilige manier in België en Nederland aan te kunnen bieden. Deze samenwerking heeft geresulteerd in dé oplossing voor bedrijven en instanties die met overeenkomsten en documenten werken waarbij een gekwalificeerde handtekening vereist is. Hierbij wordt het hoogste betrouwbaarheidsniveau bij iedere overeenkomst gewaarborgd. Hoe dit alles mogelijk is? Door de integratie van DocuSign eSignature (onderdeel van de DocuSign Agreement Cloud) met itsme^® Sign. 

DocuSign eSignature is een snelle en veilige methode om overeenkomsten digitaal te verzenden, te beheren en te ondertekenen - overal en vanaf verschillende apparaten.  Al meer dan 750.000 klanten maken wereldwijd gebruik van DocuSign eSignature.

itsme^® is een toonaangevende en door de EU erkende aanbieder van gekwalificeerde vertrouwensdiensten in Europa, en van digitale identiteitsverificatie in België. In 2021 gebruikten meer dan 2,8 miljoen Belgische staatsburgers een itsme^®-account om met hun Belgische eID of bankpas hun identiteit te laten verifiëren en overeenkomsten digitaal te ondertekenen.

Door de naadloze integratie van DocuSign eSignature en itsme^® Sign kunnen gebruikers in 6 eenvoudige stappen hun documenten ondertekenen en laten ondertekenen met een gekwalificeerde elektronische handtekening die aan de eIDAS-vereisten voldoet. Zo werkt het:

• Bereid je document voor in DocuSign eSignature
• Selecteer de optie om met itsme^® te ondertekenen
• Verzend de overeenkomst
• De ontvanger krijgt een melding zodra het document klaarstaat voor ondertekening
• De ondertekenaar gebruikt de itsme^®-app om zich te identificeren en het document te ondertekenen
• Alle transactiegegevens worden opgeslagen in een certificaat van voltooiing

Simpel, snel en veilig. Benieuwd naar wat DocuSign en itsme^® voor jou kunnen betekenen? Neem dan gratis en vrijblijvend contact met ons op.