Hoe HR-teams hybride werken kunnen ondersteunen

Hybride werken heeft nieuwe uitdagingen met zich meegebracht en HR-teams en managers moeten zich daaraan aanpassen. COVID-19 heeft de manier waarop mensen werken veranderd, waardoor het onder andere veel gebruikelijker gewoorden is om buiten het kantoor te werken. Alles wijst erop dat hybride werken niet meer uit het bedrijfsleven zal verdwijnen. Uit een recente CFO-enquête van Gartner blijkt dat bijna driekwart (74%) van plan is werknemers permanent te laten overschakelen op modellen voor werken op afstand - zelfs wanneer het weer is toegestaan dat mensen in nauw contact met elkaar werken. De snelheid waarmee deze verandering - van werken op kantoor naar werken op afstand - zich voltrok, was adembenemend. In het Verenigd Koninkrijk bijvoorbeeld werkte 68% van de mensen 'nooit' van huis uit voordat de pandemie uitbrak, maar in 2020 nam het werken op afstand toe. 46% zei toen 'wel eens' van huis uit te werken. 

De uitdagingen van hybride werken voor HR

Hybride werken heeft nieuwe uitdagingen met zich meegebracht. Zo moeten bedrijven nadenken over hoe taken gemakkelijker kunnen worden uitgevoerd voor mensen die niet meer op één locatie samenwerken. Uit gegevens blijkt dat COVID-19 het werken op afstand en de implementatie van digitale tools met wel zeven jaar heeft bespoedigd. Maar deze versnelling brengt ook vragen met zich mee, vooral bij HR-teams:

• Hoe moet hybride werken worden georganiseerd?
• Hoe kunnen nieuwe werknemers op afstand worden aangeworven en worden geonboard? 86% van de organisaties heeft in 2021 werknemers virtueel aangeworven en in dienst genomen.
• Hoe kunnen we taken en doelstellingen toewijzen en het personeel doeltreffend trainen en analyseren?
• Toen CIO's onlangs in een Fortune/Adobe-enquête werd gevraagd wat de grootste uitdaging was om werk op afstand mogelijk te maken, antwoordde 20% hardware, terwijl 21% technische hulpmiddelen noemde. Een deel van de redenering hiervoor is vaak onbegrip of het niet weten welke hulpmiddelen te gebruiken.

Hybride werken zou voor bedrijven een kans moeten bieden om opnieuw te kijken welke digitale processen nodig zijn - met andere woorden, welke processen zorgen voor echte bedrijfsproductiviteit en helpen werknemers bij hun dagelijkse taken.

Een digitale transformatie die hybride werken helpt beheren, heeft vooral betrekking op het creëren van processen door middel van technologie die de digitale 'ervaringen' van werknemers en hun betrokkenheid bij hun organisatie verbeteren. Ontdek hier meer tips voor werken op afstand.

Hoe kunnen HR-teams hybride werken ondersteunen?

Documentmanagement

Alles, van personeelsplanning, onboarding en ontwikkeling van vaardigheden, moet opnieuw worden geëvalueerd wanneer hybride wordt gewerkt. Aan de basis hiervan ligt een beter documentbeheer. COVID-19 heeft duidelijk gemaakt dat er behoefte is aan een veilig documentbeheersysteem dat werknemers helpt fysieke locatiebarrières te overwinnen. Vorig jaar ondervond de Britse woningstichting Stonewater precies dit probleem toen het steeds duidelijker werd dat papieren processen niet langer geschikt waren voor het produceren van klantendocumentatie, het vastleggen van klantgegevens en het zetten van handtekeningen. De organisatie koos voor DocuSign eSignature, waardoor ze meer dan 1.800 uur minder tijd kwijt is aan ondertekeningen en onderlinge correspondentie.

De juiste technologie

Medewerkers in een hybride werkomgeving hebben een technologische infrastructuur nodig die het personeel ondersteunt en in staat stelt verbonden te blijven en hun werk gedaan te krijgen.  Uit onderzoek blijkt dat het personeel nu gemiddeld 2,5 uur per dag besteedt aan het zoeken naar de informatie die zij nodig hebben om hun werk te doen. Organisatie moeten hybride werken als een kans zien om hun technologie te kunnen stroomlijnen. Bedrijven moeten prioriteit geven aan minder verschillende, maar meer belangrijke technologische tools. Alleen met een overzichtelijk aantal goed presterende tools kan een soepele en naadloze hybride werkervaring, voor werknemers die op afstand werken, worden geboden. Alleen wanneer aandacht wordt besteed aan die technologische onderdelen die een moeiteloze usebility mogelijk maken, wordt echte hybride werkefficiëntie gecreëerd en echte betrokkenheid van de werknemers gestimuleerd. De meeste werknemers willen hun beste werk leveren; ze moeten alleen de middelen krijgen om dat te doen.

Let op mogelijke burn-outs bij werknemers

De ervaring van werknemers is nog nooit zo belangrijk geweest als tegenwoordig. Gartner ondervroeg 127 leiders op het gebied van HR, Legal & Compliance, Finance en onroerend goed. Daarvan gaf 13% aan bezorgd te zijn over het kunnen bieden van een gelijke werkomgeving in home-office als op het kantoor. Een andere 13% was bezorgd over het bieden van een soepele werknemerservaring en hoe deze wordt beïnvloed door minder frequent contact tussen collega’s. 

Deze zorg kan worden weggenomen door te weten dat documentbeheersystemen tegenwoordig kunnen worden geïntegreerd in IT-platforms die speciaal gemaakt zijn voor werken-op-afstand. Hierdoor kunnen medewerkers precies weten wat hun taken en doelen zijn en welke vooruitgang er op dat gebied wordt geboekt, waardoor het gevaar op een burn-out kan worden weggenomen.