Hoe kies je de beste software voor elektronische handtekeningen?

Wat is de beste software voor elektronische handtekeningen?

Dat is software die kan worden gebruikt voor álle overeenkomsten die je bedrijf aangaat met klanten, leveranciers en medewerkers. Je hebt een tool voor digitale handtekeningen nodig die eenvoudig te gebruiken is, die integreert met je andere toepassingen en documentbeheersystemen, die identificatieverificatie mogelijk maakt en waarmee je vooraf gemaakte sjablonen kunt gebruiken.

We houden ons al sinds 2003 bezig met het ontwikkelen van oplossingen voor elektronische handtekeningen. We hebben dan ook al heel wat bedrijven zoals het jouwe geholpen. Overweeg je om een technologie voor e-handtekeningen te implementeren? Dan zijn er een paar zaken waar je goed op moet letten.

Aandachtspunten bij het kiezen van de beste oplossing voor elektronische handtekeningen

1. Gebruikerservaring

Dankzij mobiele apparaten kun je tegenwoordig praktisch altijd en overal zakendoen. Wil je je financieel directeur een voorstel laten goedkeuren tijdens zijn vakantie of een sollicitant een baanaanbieding doen? Dan heb je een oplossing voor elektronische handtekeningen nodig die overal perfect werkt, ongeacht waar de betrokkenen zich op dat ook moment bevinden.

Hoe is de mobiele ervaring voor ondertekenaars? Op een smartphone een PDF-document bekijken kan een behoorlijk frustrerende ervaring zijn. Met al dat knijpen, zoomen en scrollen moet je er niet vreemd van opkijken als de beoogde ondertekenaar er de brui aan geeft voordat hij zijn handtekening heeft gezet. Kun je met de tool eenvoudig documenten ondertekenen op een mobiel apparaat?

Overeenkomsten die op een mobiel apparaat gemakkelijker kunnen worden bekeken, gelezen en ondertekend, worden sneller ingevuld, hebben een hoger voltooiingspercentage en bieden een betere gebruikerservaring.

2. Beveiliging

Vertrouwen is van essentieel belang. De beste software voor elektronische handtekeningen voldoet aan en overtreft de strengste veiligheidsnormen die in de VS, de EU en elders ter wereld worden gehanteerd. Ga na welke mogelijkheden op het gebied van dreigingsinformatie en cybersecurity de leverancier biedt. Hebben ze een speciaal nalevingsteam? Hebben ze een programma voor de beveiliging van bedrijfsinformatie dat voldoet aan de nationale en internationale beveiligingsnormen (of deze zelfs overtreft) en dat de best practices van de sector volgt? Bieden ze klanten in geval van beveiligingsproblemen gerichte ondersteuning of hulp door experts?

3. Privacy

Geniet de privacy van klantgegevens een hoge prioriteit? Aangezien nieuwe technologieën steeds meer persoonsgegevens verzamelen, wordt het steeds belangrijker dat de kritieke bedrijfs- en persoonsgegevens die aan de dienst voor elektronische handtekeningen worden toevertrouwd, goed worden beveiligd. Leeft de leverancier de algemene verordening inzake gegevensbescherming (AVG) na? Wat doen ze nog meer op het gebied van gegevensbescherming?

4. Naleving

Het is belangrijk dat je een softwareleverancier voor elektronische handtekeningen kiest die de ontwikkelingen in het beveiligings- en privacylandschap op de voet volgt. Hierdoor ben je er zeker van dat je overeenkomsten voldoen aan de meest recente nationale, federale en internationale eisen.

Stel de volgende vragen:

• Voldoet je product aan sectorspecifieke regelgeving, zoals CFR Part 11, Annex 11 (EU), HIPAA, SAFE-BioPharma en Sarbanes-Oxley?
• Welke wereldwijd erkende certificeringen hebben jullie? (Denk aan: ISO 27001:2013-certificering, PCI-DSS en SOC 1 Type 2- en SOC 2 Type 2-rapportages)
• Hebben jullie eigen teams van specialisten op het gebied van privacy, informatiebeveiliging, fysieke beveiliging, interne audits, naleving en leveranciersrisico's?
• Welke contractuele overeenkomsten worden gebruikt om privacy- en gegevensbescherming te waarborgen?

5. Integratie

Welke andere softwaresystemen gebruik je dagelijks? Werkt de software voor e-signatures die je overweegt aan te schaffen samen met de tools die je bedrijf nu al gebruikt? Met kant-en-klare integratiemodules kun je technologie voor digitale handtekeningen eenvoudig integreren in bestaande workflows. Biedt de leverancier een API voor integratiemodules op maat?

6. Innovatie

Investeert de leverancier in onderzoek en ontwikkeling? Blijft men innoveren om het product nuttiger en gebruiksvriendelijker maken, niet alleen voor ondertekenaars, maar ook voor verzenders en systeembeheerders?

Een van de voordelen van een SaaS-oplossing (Software as a Service) is de voortdurende, naadloze toevoeging van nieuwe mogelijkheden en functies. Hoe vaak wordt nieuwe functionaliteit toegevoegd aan het product? Deze nieuwe functies houden gelijke tred met wat je klanten en partners verwachten.

7. Schaalbaarheid

Is de beheertool voor digitale handtekeningen schaalbaar, zodat deze niet alleen nu, maar ook in de toekomst in de behoeften van je bedrijf kan voorzien? Maakt deze een voortdurende modernisering van je bedrijfsvoering mogelijk?

Misschien overweeg je om voor één specifieke afdeling e-handtekeningensoftware te gaan gebruiken. Toch is het goed om ook na te denken andere over mogelijke toekomstige toepassingen van dergelijke software binnen je bedrijf. Kies daarom liever een tool waar alle afdelingen profijt van hebben.

Bedrijfsprocessen die je kunt overwegen:

• Verkoopovereenkomsten
• Elektronische overeenkomsten klaarmaken voor e-handtekening
• Overeenkomsten voor onboarding van medewerkers
• Het opslaan en opvragen van documenten door het juridische team
• Inkoopovereenkomsten voor goederen en diensten

8. Intellectueel leiderschap

Hoewel investeren in een oplossing voor elektronische handtekeningen een prima manier is om je bedrijfsvoering te verbeteren, is de elektronische handtekening slechts één onderdeel van de afhandeling van overeenkomsten. Je hebt zelf misschien nog niet zo heel goed nagedacht over alle handmatige, onsamenhangende stappen zowel voor als na de ondertekening die het hele proces vertragen, de kosten laten oplopen en je klantervaring ondermijnen. Maar je verwacht van je leverancier dat hij dat wel heeft gedaan.

Bedrijven investeren in digitale transformatie om wendbaarder en flexibeler te worden, zodat ze zich sneller en gemakkelijker kunnen aanpassen aan veranderingen. Als je overweegt om de afhandeling van overeenkomsten binnen je bedrijf digitaal te transformeren, denk dan ook alvast na over hoe je verwacht dat je bedrijf zal groeien en veranderen. Kies dan voor een oplossing voor elektronische handtekeningen die is gebaseerd op een robuust en uitbreidbaar technologieplatform van een leverancier die ook nadenkt over het grotere geheel.

9. Gratis proefperiode

De meeste leveranciers bieden een gratis proefperiode aan voor hun tool. Maak daar gebruik van om een aantal producten van populaire aanbieders van software voor elektronische handtekeningen uit te proberen.