Hoe de juridische afdeling kan bijdragen aan de strategie van de organisatie
Pas geleden hebben we een aantal knappe koppen bij elkaar gebracht. Het doel: een rondetafeldiscussie voeren die juridische professionals helpt inzien hoe de organisatiestrategie kan worden verbeterd dankzij de inzet van technologie. En dan met name door gebruik te maken van gegevens en slimmere overeenkomsten. De belangrijkste conclusie? Technologie inzetten voor een betere organisatiestrategie is nog het meest eenvoudige aspect van het verhaal. De moeilijkheid zit 'm vooral in het in kaart brengen van de huidige processen van een organisatie en hoe ze aankijken tegen verandermanagement.
De deelnemers hadden elk een andere achtergrond wat betreft organisatieomvang, functie en fase van de digitale transformatie. Ondanks de onderlinge verschillen was er veel interesse om meer te weten te komen over hoe hun vakgenoten bepaalde juridische kwesties aanpakten en bijdroegen aan de organisatiestrategie. Daarbij werden best practices gedeeld en werd verteld hoe nieuwe technologie, zoals Contract Lifecycle Management, de efficiëntie van hun bedrijf kan verhogen.
Wat is Contract Lifecycle Management (CLM)?
CLM stroomlijnt het beheer van contracten door middel van automatische contractopstelling.
Opmerkelijk genoeg blijkt uit onderzoek door Gartner dat slechts 19% van de interne juridische afdelingen van bedrijven weet hoe ze digitalisering kunnen implementeren.
Contracten automatiseren voor de juridische branche
In de juridische dienstverlening staan tradities van oudsher hoog in het vaandel. Waar voor andere beroepsgroepen digitalisering een steeds grotere rol speelt, werken juridische professionals vaak nog met handmatige processen. Sommige van deze tijdloze praktijken zijn wellicht in de cultuur verankerd. En toch maken ze het voor de juridische afdeling wel lastig om gelijke tred te houden met de rest van het bedrijf en zich te profileren als een belangrijke partner. Door het afsluiten van contracten te automatiseren, kan de juridische afdeling de samenwerking tussen verschillende zakelijke partners verbeteren. Daarnaast kunnen ze ook juridische ondersteuning bieden door digitale technologie te gebruiken en de organisatie in staat stellen om haar eigen werk te doen. Dankzij digitalisering kan de juridische afdeling een dienst ontwikkelen die datagestuurd, gebruikersgericht, geschikt voor zelfservice en geoptimaliseerd is.
Technologie tot businesscase maken
Bij de rondetafeldiscussie gaf driekwart van de deelnemers aan dat ze een businesscase moesten documenteren om technologie gefinancierd te krijgen.
Bij het opbouwen van een businesscase zijn gegevens doorslaggevend. Via een activiteitenanalyse kunt u aantonen hoeveel tijd er wordt besteed aan vergaderingen, projecten, administratie en andere dagelijkse taken. Het juridische team kan bestaande software gebruiken om dit te meten. Er kan ook voor een eenvoudige oplossing worden gekozen, zoals plaknotities op een whiteboard om bij te houden waar de output zit.
Zodra eenmaal is vastgesteld hoeveel tijd er aan administratie wordt verspild, kan op basis van deze gegevens een procesaanpassing in gang worden gezet. Daarbij is het essentieel dat de belanghebbenden binnen het bedrijf zich achter u scharen. Zij kunnen de grotere organisatieprocessen helpen definiëren en samenwerken om veranderingen te evalueren. Tot slot is het cruciaal dat u naar uw klanten luistert. Klanten kunnen een voortrekkersrol spelen bij verandering. Dit omdat ze van organisaties eisen dat deze op technologisch vlak met hun tijd meegaan. Daar zullen zij immers uiteindelijk ook beter van worden.
Het risico- en nalevingsproces digitaliseren
De juridische afdeling zou moeten overwegen om hun risico- en nalevingsprocessen te digitaliseren en opnieuw te beoordelen. Deze herbeoordeling zal helpen om de organisatiestrategie verder te ontwikkelen door procesverandering te evalueren.
Aan de hand van technologie kan een juridische afdeling duidelijk maken welke impact deze heeft op het bedrijf, waarbij naar méér dan alleen risico's wordt gekeken. Bovendien kan het juridische team door de levenscyclus van documenten te analyseren een einde maken aan praktijken die minder kosteneffectief zijn.
Uw Contract Lifecycle Management transformeren
Zoals gezegd is de technologische oplossing hiervoor eenvoudig. Een elektronisch ondertekenproces implementeren is niet meer dan een mooie eerste stap. Daarom hebben we onlangs de DocuSign Agreement Cloud geïntroduceerd: een complete productsuite voor uw Systems of Agreement. Met name dankzij de overname van SpringCM oftewel DocuSign CLM, een marktleider op het gebied van contractlevenscyclusmanagement, is DocuSign erin geslaagd om juridische processen vergaand te digitaliseren. Dit biedt extra mogelijkheden om de afhandeling van overeenkomsten sneller te kunnen laten verlopen.
De houding ten aanzien van verandermanagement beïnvloeden
Voordat u technologie gaat toepassen om uw bedrijf te stroomlijnen en efficiënter te maken, moet u eerst de kern van het probleem helder krijgen. Technologie als lapmiddel voor ontoereikende bestaande processen en een negatieve houding ten opzichte van verandermanagement zet het succes van een technologische oplossing op de langere termijn op de tocht. Technologie maakt verbetering weliswaar mogelijk, maar om daadwerkelijk succesvol te zijn, zullen degenen die deze implementeren ook echt bereid moeten zijn om zaken te veranderen.
Auteur: Jessica M. Kirk, marketingassistent bij DocuSign EMEA
