Het effect van contractanalyse op inkoopafdelingen

Overal ter wereld moeten inkoopmanagers rapporteren over belangrijke prestaties - die vaak contractueel zijn vastgelegd om leveranciersrelaties te regelen. Het extraheren van gedetailleerde bedrijfs-, risico- en nalevingsgegevens uit contracten is echter vaak een complexe, tijdrovende en dure klus. Het is van cruciaal belang dat je te allen tijde weet wat er in al je inkoopcontracten en -overeenkomsten staat.

In deze blog bespreken we hoe inkoopteams met AI en contractanalyse meer inzicht kunnen krijgen in de inhoud van alle contracten binnen hun organisatie. Daarnaast bekijken we hoe ze hierbij zowel hun kosten als hun risico's kunnen beperken. 

Handmatig contractmanagement en decentrale opslag brengen risico's met zich mee

Grote ondernemingen kunnen wel honderdduizenden inkoopcontracten hebben om de benodigde producten en diensten af te nemen om het bedrijf draaiende te houden. 

Veel bedrijven beheren hun inkoopcontracten en -overeenkomsten door ze te ondertekenen, archiveren en op te bergen in fysieke of elektronische mappen, e-mailbestanden of andere informatiesystemen. De contracten kunnen op papier staan, allerlei digitale vormen hebben, zijn geconverteerd naar onveranderlijke PDF's – of alle drie. 

Zonder centrale opslagplaats en effectieve tools voor contractanalyse loop je mogelijk geld mis, creëer je onnodige nalevingsrisico's en stijgen de operationele kosten ten gevolge van inefficiënte workflows. 

Daarom is het veel beter om de inkoopcontracten van je bedrijf actief te beheren met AI en contractanalyse. 

Stap één: bestaande contracten inventariseren en standaardiseren

Krachtige oplossingen voor contractanalyse sporen om te beginnen al je bestaande inkoopcontracten op, ongeacht waar deze verstopt zijn: op verschillende systemen, verspreid over afdelingen of zelfs op andere fysieke locaties. Tools voor contractanalyse doorzoeken alle inkoopcontracten en voegen deze samen in één inventaris of database. 

Vervolgens worden verschillen in de gebruikte terminologie in al die contracten genormaliseerd en gestandaardiseerd. Een eenvoudig voorbeeld is de standaardisering van de manier waarop steden en landen of de namen, functies en relaties van de contractpartijen worden aangeduid. Is een bedrijf gevestigd in Amsterdam of A'dam? Noem je de contactpersoon Steef of Stefan? En is hij SVP of Senior Vice President? Deze normalisering en standaardisering wordt ook toegepast op de meer technische formuleringen, bepalingen en clausules van contracten.

Nadat de terminologie is gestandaardiseerd, kun je tot slot nog een modelprofiel maken van elk type inkoopcontract dat je bedrijf gebruikt. Alle bestaande en toekomstige contracten en overeenkomsten worden dan voortaan als het ware beoordeeld ten opzichte van dat modelprofiel. 

Stap twee: meer waarde uit inkoopcontracten halen 

AI-gestuurde oplossingen voor contractanalyse maken de inhoud van contracten inzichtelijker voor bedrijven door overeenkomsten te vinden, filteren en analyseren, ongeacht de bronlocatie of huidige indeling. 

Stel bijvoorbeeld dat verschillende afdelingen van je bedrijf verschillende producten of diensten afnemen van dezelfde leverancier. Met elke aankoop zijn specifieke contracten en bepalingen gemoeid. Met slechts enkele klikken kun je dan een programma uitvoeren dat alle contracten bij dezelfde leverancier vindt. Op basis hiervan kun je met die leverancier onderhandelen over bijvoorbeeld een volumekorting en de beste voorwaarden voor je verschillende contracten. Dat is bovendien mogelijk zodra bepalingen veranderen; je hoeft dus niet te wachten tot het tijd is voor een driemaandelijkse of jaarlijkse evaluatie. Zodoende beschikt je bedrijf over meer werkkapitaal en kun jij sneller beschikken over dat kapitaal. 

Minder wettelijke nalevingsrisico's

Krachtige oplossingen voor contractanalyse kunnen zoeken naar de aan- en afwezigheid van veelvoorkomende en complexe onderwerpen op het gebied van inkoop, zoals specifieke wettelijke verplichtingen (bijv. samenwerking van leveranciers met toezichthouders), frequente risicoanalysepunten (bijv. gegevensbeveiliging) en belangrijke statistieken voor de bedrijfsvoering (bijv. kortingen voor vroegtijdige betaling). De clausules en metagegevens worden automatisch geëxtraheerd, waarbij voor elk contract een profiel wordt gemaakt dat een volledig spectrum van analyses en digitale werkstromen ondersteunt (bijvoorbeeld het updaten van P2P/ERP-systemen).

Dankzij dit proactieve beheer van inkoopcontracten en -overeenkomsten nemen ook je wettelijke nalevingsrisico's aanzienlijk af. Met deze software kun je:

• Contracten en overeenkomsten controleren op nieuwe wettelijke vereisten, en ze vervolgens overeenkomstig bijwerken;
• Contracten en overeenkomsten controleren op wettelijke vereisten in verschillende landen, en ze vervolgens overeenkomstig bijwerken.

Dit specifieke voordeel zorgt bovendien voor een betere workflow tussen de inkoopafdeling en andere afdelingen die de contracten in handen krijgen, vooral de juridische afdeling. 

Efficiënte workflows en kostenbesparingen

Kun je je voorstellen dat je al je inkoopcontracten handmatig zou moeten controleren op de beste bepalingen elke keer dat er een prijs of regelgeving verandert? Dat klinkt als een onbegonnen karwei. Toch zijn er bedrijven die dit doen. De meeste komen hier nooit aan toe omdat het te tijdrovend en foutgevoelig is. Hierdoor beschikken zij niet over AI-gestuurde inzichten uit inkoopcontracten die waardevol kunnen zijn voor hun bedrijf.

Vandaar dat het derde voordeel van de inzet van slimme technologie voor het beheer van inkoopcontracten, meer operationele efficiëntie is. Met slechts een paar toetsaanslagen kun je in losstaande systemen zoeken naar contracten, bepalingen en formuleringen normaliseren en standaardiseren, contracten vergelijken met modelprofielen, meerwaarde opsporen en naleving van regels waarborgen. Bovendien is alle benodigde informatie nauwkeurig en binnen enkele seconden of minuten beschikbaar in plaats van weken of maanden.

Als je de inzichten uit je inkoopcontracten benut, is dat ook nog eens efficiënter én hoef je niets uit te besteden. Zo verlaag je de onkosten voor contractmanagement, waardoor je bedrijfskosten dalen en je winst stijgt. 

Kom meer te weten over DocuSign Intelligent Insights voor inkoopafdelingen.