Het beheer van contracten en overeenkomsten digitaal transformeren

Met het onderzoek The State of Systems of Agreement 2020, dat is uitgevoerd in opdracht van DocuSign, brengt onderzoeksbureau Forrester enkele problemen aan het licht waar organisaties mee te maken krijgen bij het beheren van overeenkomsten en contracten. Als een organisatie het opslaan en zoeken van overeenkomsten kan centraliseren als onderdeel van een flexibele workflow, bespaart dit gebruikers kostbare tijd. Bovendien kan zo gezorgd worden dat alleen de juiste mensen toegang hebben tot de documenten. 

In het onderzoek The State of Systems of Agreement 2020 worden ook de voordelen genoemd waar organisaties van profiteren wanneer ze de afhandeling van overeenkomsten automatiseren, verbinden en digitaliseren. 

In deze post belichten we enkele van de belangrijkste bevindingen met betrekking tot contractmanagement.

Met welke uitdagingen krijgen organisaties te maken bij het beheren van overeenkomsten? 

Aan de enquête van Forrester hebben 950 beslissers voor de aanschaf van technologie deelgenomen. Een groot aantal organisaties geeft aan dat bij het beheer van hun overeenkomsten en contracten ze voor een aantal uitdagingen staan. Als grootste struikelblokken worden genoemd:

• 59% van de respondenten zegt niet effectief te kunnen zoeken in de volledige tekst van hun overeenkomsten. 
• 51% zegt onvoldoende zichtbaarheid in de status van overeenkomsten te hebben.
• 47% zegt risico's te lopen doordat ze problematisch taalgebruik in contracten niet kunnen zoeken of proactief detecteren.
• 42% zegt het lastig te vinden om de veiligheid en vertrouwelijkheid op peil te houden en ervoor te zorgen dat alleen de juiste personen toegang krijgen tot de documenten. 

Hoewel deze cijfers in eerste instantie misschien alarmerend lijken, zijn de organisaties die al begonnen zijn met het automatiseren van hun contractmanagement al op de goede weg om de genoemde uitdagingen aan te pakken. 53% van de respondenten zegt van plan te zijn of zelfs al bezig te zijn met het implementeren van systemen en processen die helpen bij het digitaal beheren en analyseren van afgehandelde overeenkomsten.

Hoe kan digitalisering bedrijven helpen met contractmanagement?

Steeds meer organisaties profiteren van een digitale afhandeling van overeenkomsten. Een respondent van de Forrester-enquête zegt: "Bij audits kun je contracten veel gemakkelijker via de computer terugvinden dan wanneer ze ergens in een archiefkast opgeborgen liggen." En een andere respondent zegt: "We hebben nu veel beter zicht op wat er met onze contracten gebeurt. Er worden beduidend minder fouten gemaakt dan toen we alles nog handmatig deden." 

55% van de respondenten geeft aan klanten beter van dienst te kunnen zijn nu overeenkomsten digitaal worden afgehandeld.

Respondenten van de enquête geven aan veel voordelen van digitale overeenkomsten te zien:

• 48% van de respondenten zegt dat er minder fouten werden gemaakt.
• 45% zegt dat er minder handmatige handelingen nodig zijn.
• 45% zegt meer tijd te besparen.
• 32% zegt dat de informatieoverdracht eenvoudiger is.

Welke digitale technologie kan organisaties helpen bij het beheer van hun system of agreement?

Een 'agreement cloud' is een softwarepakket dat speciaal gemaakt is voor de cloud om de volledige afhandeling van overeenkomsten te automatiseren en verbinden. DocuSign Agreement Cloud helpt organisaties de manier waarop ze zakendoen digitaal te transformeren en met DocuSign CLM en DocuSign Insight kunnen teams hun contractmanagement nog eenvoudiger en efficiënter maken. 

Met DocuSign CLM kun je al je contracten in één doorzoekbare opslagplaats bewaren, ordenen en voorzien van tags. Hierdoor ben je minder tijd kwijt aan het zoeken naar contracten en versnel je de contractlevenscyclus. DocuSign Insight geeft teams inzicht in de inhoud van hun overeenkomsten. Er wordt gebruikgemaakt van kunstmatige intelligentie om clausules in de overeenkomsten van de organisatie te indexeren, zoeken en analyseren. DocuSign Insight kan teams helpen om risico's helder te krijgen, kansen in kaart te brengen, inconsistenties te lokaliseren en veelgebruikte juridische concepten te identificeren.

In de onderstaande video zie je hoe Tally gebruikmaakt van DocuSign om het contractmanagement voor hun duurzame flexwerkplekken te verbeteren. Je ziet onder andere hoe Tally kunstmatige intelligentie toepast om de inhoud van hun overeenkomsten te analyseren en inzichtelijk te maken. 

We laten je zien hoe Tally de oplossingen van DocuSign gebruikt bij het voorbereiden, ondertekenen en beheren van overeenkomsten en het ondernemen van actie daarop.