Forrester Research: Uitdagingen bij het voorbereiden van overeenkomsten

Bij veel organisaties bestaan de workflows nog uit handmatige en onsamenhangende processen. Dit kan tot problemen leiden bij het voorbereiden van contracten, offertes en aanbiedingen voor klanten en medewerkers. Daarom willen deze organisaties zichzelf digitaal transformeren. Het opstellen van een overeenkomst gaat vaak gepaard met inefficiënte, handmatige processen, zoals afdrukken, e-mailen en scannen. In januari 2020 gaf DocuSign Forrester Consulting de opdracht om de systems of agreement van verschillende organisaties te onderzoeken. Hiervoor heeft Forrester een online enquête uitgevoerd onder 954 beslissers voor de aanschaf van technologie. De resultaten vind je in het rapport The State of Systems of Agreement 2020.

Het rapport geeft inzicht in de problemen waar organisaties mee te maken krijgen bij het voorbereiden van contracten, baanaanbiedingen, salesovereenkomsten enzovoorts.

Met welke uitdagingen krijgen organisaties te maken bij het voorbereiden van overeenkomsten?

• Negen van de tien respondenten vindt dat handmatige processen hun werk lastiger maken.
• 61% heeft weleens een overeenkomst of contract moeten herschrijven omdat er bij het handmatig invoeren van klant- of productgegevens een fout is opgetreden.
• 55% zei dat het handmatig invoeren van informatie in bestaande contracten inefficiënt was.
• 48% meldde vertragingen doordat het voorbereiden van een contract te lang duurde.

Bij veel bedrijven worden overeenkomsten nog steeds handmatig opgesteld. Gegevens worden vaak gekopieerd uit andere systemen of zelfs afgedrukt op papier en per post verzonden ter ondertekening. Door de afhandeling van overeenkomsten te automatiseren met digitale technologie, kunnen medewerkers met een paar klikken overeenkomsten genereren waarbij de juiste gegevens al zijn ingevuld. Ze kunnen de overeenkomst dan direct verzenden ter ondertekening, zonder daarvoor een ander systeem te moeten gebruiken. Deze digitale transformatie zorgt ervoor dat overeenkomsten snel en foutloos bij de ontvanger aankomen. Zo kunnen bedrijven zowel de medewerkers als de klanten een uitstekende ervaring bieden.

Wat doen organisaties om het voorbereiden van overeenkomsten te transformeren?

Veel toonaangevende bedrijven zijn al bezig om hun workflows gestroomlijnder en effectiever te maken, zodat hun medewerkers en klanten een betere ervaring krijgen bij de afhandeling van overeenkomsten. Van de besluitvormers in de enquête van Forrester zei:

• 64% dat hun CRM-systeem automatisch gegevens invoert in overeenkomsten
• 55% dat hun ERP-systeem automatisch gegevens invoert in overeenkomsten
• 43% dat hun HCM-systeem automatisch gegevens invoert in overeenkomsten
• 26% dat een ander systeem automatisch gegevens invoert in overeenkomsten

18% van de respondenten wil volgend jaar de digitale mogelijkheden in hun afhandeling van overeenkomsten verbeteren of uitbreiden. Bedrijven die op dit gebied vooroplopen en het voorbereiden van overeenkomsten al digitaal hebben getransformeerd, zien daar nu al de voordelen van:

• 51% kan sneller deals sluiten
• 48% ervaart minder fouten in overeenkomsten
• 46% heeft een snellere doorlooptijd
• 45% bespaart tijd
• 39% heeft lagere kosten
• 38% hoeft minder gegevens handmatig in te voeren

Hoe kun je de voorbereiding van overeenkomsten zoals salescontracten en baanaanbiedingen digitaal transformeren?

Agreement Cloud is een softwarepakket dat speciaal gemaakt is voor de cloud om de volledige afhandeling van overeenkomsten te automatiseren en verbinden. Met DocuSign Agreement Cloud transformeren organisaties de manier waarop ze zakendoen en hun overeenkomsten zoals salescontracten en baanaanbiedingen afhandelen. Organisaties krijgen toegang tot allerlei producten en ruim 350 integratiemodules om bestaande systemen te integreren. Met de producten van DocuSign Agreement Cloud, zoals DocuSign CLM, DocuSign CLM voor Salesforce, Negotiate voor Salesforce en Gen voor Salesforce, kun je met een paar klikken automatisch professionele overeenkomsten opstellen. Deze software maakt handmatige processen en het afdrukken van documenten overbodig, zodat je team minder papier verbruikt en sneller en veiliger zaken kan doen. Deze transformatie bespaart zowel tijd als geld. Je kunt nieuwe salesovereenkomsten opstellen op basis van een sjabloon en direct gegevens invullen die al in je bestaande systemen staan.

DocuSign Agreement Cloud-producten om overeenkomsten voor te bereiden

DocuSign CLM is een Contract Lifecycle Management-oplossing en is in het CLM Magic Quadrant-rapport van Gartner in 2020 benoemd als koploper op dit gebied. Je kunt deze oplossing integreren met allerlei bestaande systemen dankzij een reeks kant-en-klare integratiemodules en API's, zodat je snel gegevens kunt ophalen en invullen in overeenkomsten. Met CLM kunnen organisaties workflows maken voor nieuwe contracten. Daarnaast hebben ze toegang tot vooraf geconfigureerde sjablonen, die automatisch contracten vullen met gegevens uit andere systemen en goedgekeurd taalgebruik. Daarnaast is CLM voorzien van een clausulebibliotheek, waarmee gebruikers vooraf goedgekeurde clausules kunnen selecteren, zodat de juridische afdeling minder wordt belast. Ten slotte is er ook een native app voor DocuSign CLM verkrijgbaar via Salesforce App Exchange om de integratie van CLM nog gemakkelijker te maken.

DocuSign Gen voor Salesforce en DocuSign Negotiate voor Salesforce zijn uitstekende contractmanagementsystemen voor kleine tot middelgrote bedrijven. Hiermee kun je met een paar klikken automatisch aangepaste overeenkomsten genereren rechtstreeks vanuit Salesforce. DocuSign Negotiate heeft dezelfde functies als Gen, maar biedt extra ondersteuning voor concept- en versiebeheer.

Deze video geeft je een beter beeld van hoe de oplossingen van DocuSign worden gebruikt om overeenkomsten en contracten voor te bereiden. Je ziet hoe Tally gebruikmaakt van DocuSign om in Salesforce de opstelling en inhoudelijke afstemming van een nieuw contract te automatiseren.

Daarnaast gebruikt Tally andere oplossingen van DocuSign om overeenkomst te ondertekenen, beheren en er actie op te ondernemen.

Bekijk ook hoe DocuSign Agreement Cloud je bedrijf kan helpen om het voorbereiden van overeenkomsten digitaal te transformeren.