Forrester Research - uitdagingen bij het ondertekenen van overeenkomsten

De eerste stap die een organisatie zet naar de digitale wereld is vaak om technologie te implementeren voor een elektronisch en gestroomlijnd ondertekenproces. Organisaties die nog geen oplossing voor e-handtekeningen hebben, krijgen vaak te maken met allerlei problemen in het contractproces. Met het onderzoek The State of Systems of Agreement 2020, dat is uitgevoerd in opdracht van DocuSign, brengt onderzoeksbureau Forrester enkele problemen aan het licht waar organisaties tijdens de goedkeurings- en ondertekeningsfase van contracten mee te maken krijgen. Maar Forrester laat ook zien van welke voordelen organisaties kunnen profiteren door het proces voor e-handtekeningen te automatiseren.

Met welke uitdagingen krijgen organisaties te maken bij het beheren van ondertekende contracten?

Forrester heeft een online enquête uitgevoerd onder 954 beslissers voor de aanschaf van technologie. Een veelgehoorde reactie was dat de afhandeling van overeenkomsten binnen hun organisatie niet vlekkeloos verliep.

• 56% had geen goed zicht op de status van hun overeenkomsten, waaronder zakelijke contracten en arbeidscontracten.
• 48% kreeg door fouten of ontbrekende informatie te maken met vertragingen in het ondertekenproces.
• 41% gaf aan dat problemen in de afhandeling van overeenkomsten tot een slechte klantervaring leidden.
• 41% ervaart vertragingen omdat documenten in een bepaalde volgorde moeten worden verzonden en ondertekend.
• 38% maakt zich zorgen over de rechtsgeldigheid van elektronische handtekeningen.

Slechts 35% van de respondenten zei de identiteit van ondertekenaars op een zeer efficiënte manier te kunnen verifiëren. Daarnaast gaf maar 24% aan een zeer efficiënte procedure te hebben om overeenkomsten ondertekend te krijgen.

Hoe gaan organisaties om met obstakels in het ondertekenproces?

Het implementeren van elektronische handtekeningen is een essentieel onderdeel van de digitale transformatie. We zien dan ook vaak dat organisaties de digitale transformatie beginnen met het digitaliseren van het ondertekenproces. Ze hebben hun systems of record dan nog niet gekoppeld aan de processen die vóór en na het ondertekenen in gang worden gezet. Het gebruik van elektronische handtekeningen wordt steeds gangbaarder. Niet voor niets gaven de respondenten aan dat 68% van de contracten binnen hun afdeling elektronisch werd ondertekend. Maar deze technologie wordt alleen op bepaalde afdelingen ingezet en niet binnen de hele organisatie. Als organisaties het ondertekenproces volledig willen automatiseren, moeten ze elektronische handtekeningen gebruiken voor alle workflows. In het onderzoek van Forrester geeft 49% aan overeenkomsten rechtstreeks vanuit een CRM-systeem te kunnen verzenden ter ondertekening.

DocuSign Agreement Cloud-producten om het ondertekenproces voor contracten te automatiseren

DocuSign eSignature is 's werelds beste oplossing voor elektronische handtekeningen en helpt organisaties om hun klanten een betere ervaring te bieden. 55% van de respondenten kon de klantervaring verbeteren door overeenkomsten digitaal af te handelen.

DocuSign Identify biedt een naadloze ervaring met automatische ID-verificatie, zodat organisaties het ondertekenings- en verificatieproces kunnen integreren. DocuSign ID Verification is een van de opties van DocuSign Identify. Hiermee kan een door de overheid uitgegeven identiteitsbewijs of Europese eID automatisch worden geverifieerd. Dit kan op elk apparaat en garandeert een snellere, eenvoudigere en veiligere voltooiing van overeenkomsten.

De wetgeving inzake gegevensbescherming verandert continu. Daarom wordt het voor organisaties nóg belangrijker om instemming met algemene voorwaarden vast te leggen. DocuSign Click maakt het gemakkelijk om de instemming met en aanvaarding van algemene voorwaarden te beheren. Zo kunnen organisaties sneller tot overeenstemming komen en worden juridische risico's beperkt. Met Click kunnen teams standaard Clickwrap-overeenkomsten zoals algemene voorwaarden of een privacybeleid integreren in een website, portaal of app.

Om je een beter beeld te geven van hoe de oplossingen van DocuSign worden gebruikt bij het voorbereiden, ondertekenen en beheren van overeenkomsten en het ondernemen van actie daarop, nemen we een kijkje bij Tally. Dit bedrijf beheert duurzame flexwerkplekken in verschillende steden over de hele wereld en gebruikt DocuSign om beter, sneller en duurzamer zaken te doen. 

In de onderstaande video zie je hoe Tally gebruikmaakt van DocuSign om de ondertekening van nieuwe contracten voor hun duurzame flexwerkplekken te digitaliseren. Tally gebruikt DocuSign-oplossingen ook om de identiteit van ondertekenaars digitaal te verifiëren en hun instemming met de algemene voorwaarden vast te leggen.

We laten je zien hoe Tally de oplossingen van DocuSign gebruikt bij het voorbereiden, ondertekenen en beheren van overeenkomsten en het ondernemen van actie daarop.