Een digitale CLM-oplossing voor de juridische afdeling: een succesvolle transitie in 3 stappen

Voor sommige afdelingen is de digitale transformatie relatief snel en vlot verlopen. Maar een juridische afdeling zal als eerste toegeven dat zij niet tot deze categorie behoort. Ze staat niet voor niets bekend om haar behoudendheid en hang naar verouderde processen en systemen. 

Hoe conservatief of modern een juridische afdeling ook is, uiteindelijk komt het erop neer dat contractmanagement altijd te maken heeft met repetitieve workflows. Als die niet gedigitaliseerd worden, heeft dat simpelweg gevolgen voor de kosten en de snelheid waarmee nieuwe deals afgehandeld kunnen worden. En geef nou toe, de juridische afdeling is waarschijnlijk al niet de populairste afdeling binnen je bedrijf. Gelukkig kan een CLM-oplossing (Contract Lifecycle Management) een flinke impact hebben op zowel juridische afdelingen als de bedrijven die ze ondersteunen. 

Digital Transformation Trends, een interessante webinar in onze Foundations of CLM Success-serie gaat in op de voordelen van modernisering van juridische afdelingen, zodat ze in plaats van reactief juist proactief en strategisch actie kunnen ondernemen. Hieronder lees je alvast een aantal stappen die je kunt zetten op de weg naar een succesvolle digitale transformatie. 

1. Leg een goede basis

Als je op zoek bent naar een nieuwe CLM-oplossing, moet je eerst weten met welke knelpunten je te maken hebt. Hoe complex is de taak? Wat is de ideale doorlooptijd van elk specifiek document? En is dat wel haalbaar, gezien de complexiteit van het proces of de behoefte? Wat is het uiteindelijke doel en hoe kunnen alle betrokkenen (zowel de juridische afdeling zelf als je zakenpartners) hiervan profiteren? Is het doel bijvoorbeeld om de kosten te beperken en de efficiëntie te verhogen? Of is het juist zaak om risico's te vermijden en naleving te waarborgen? Heeft je bedrijf al een goede basis voor processen en wil je profiteren van geavanceerdere en complexere systemen, of begin je bij het begin en ben je al geholpen met een aantal standaardsjablonen waarmee je snel nieuwe deals binnen kunt halen? Door hier goed over na te denken, kun je precies bepalen hoe technologie en digitalisatie jouw grootste knelpunten kunnen verhelpen.

Uit het DocuSign's 2019 State of Contract Management-onderzoek blijkt dat maar liefst 33% van de geënquêteerde executives de gemiddelde doorlooptijd van een contract schat op ruim 30 uur, waarbij een deel van die uren wordt veroorzaakt door onduidelijk en inconsistent beleid. Zonder deze processen en het beleid te finetunen en alle vertraging eruit te halen, gaat een CLM-oplossing alleen geen grotere efficiencywinst opleveren. Pas wanneer het beleid sluitend is, kan het CLM-systeem elke stap van de contractcyclus versnellen.  

Als je eenmaal hebt bepaald wat de belangrijkste behoeften zijn en hoe de optimale workflow eruitziet, kun je de CLM-oplossing kiezen die jou het beste helpt om obstakels te vermijden of te omzeilen, zodat je sneller zaken kunt doen. 

2. Genereer interdisciplinaire betrokkenheid met je CLM-systeem

Een goede CLM-oplossing integreert alle contractgerelateerde taken binnen het hele bedrijf in één gecentraliseerd platform, zodat je juridische afdeling synchroon loopt met de andere teams binnen het bedrijf, van operationele activiteiten en productontwikkeling tot sales en IT. Het resultaat is een kortere doorlooptijd van overeenkomsten, snellere marktintroducties, minder risico en een hogere klanttevredenheid. 

Maar dat is nog niet alles: met betere formuliergeneratie kunnen ook andere afdelingen profiteren van een ongekende mate van selfservice, met ondersteuning van de juridische afdeling, in plaats van dat er eindeloos heen en weer wordt gemaild. Bovendien maken AI-mogelijkheden soepelere zoekopdrachten, real-time analytics, clausule-extractie en andere functies mogelijk, om workflows te versnellen en belanghebbenden hoognodig inzicht te geven. 

Idealiter bestaat het team waarmee je een CLM-systeem implementeert uit vertegenwoordigers van zowel de juridische en IT-afdeling als de businessunits die uiteindelijk zullen profiteren van de oplossing (sales, inkoop, vastgoed, crediteuren, HR enz.). Juridische en IT-teams bevinden zich hierbij in een unieke positie; ze kunnen de kennis die ze vergaren in de eerste productfase toepassen op andere afdelingen om de implementatie daar te versoepelen.

3. Doe het nu

Volgens het 2019 Gartner Legal and Compliance Automation-onderzoek is het verkorten van de doorlooptijd op de juridische afdeling prioriteit nummer 1 voor zakelijke leiders. Bedrijven staan onder druk om meer te doen met minder tijd en middelen. 

Verandering is onvermijdelijk en komt sneller dan je denkt, of je er nu klaar voor bent of niet. Het spreekt voor zich dat je als juridische afdeling niet gedwongen wilt worden om te reageren op de veranderende markt. Neem daarom het heft in eigen handen. Alleen dan kun je de oplossing vinden die ook echt bij je bedrijf past. 

De meeste transformatieve producten bieden geen kant-en-klare oplossing voor al je problemen. Ga daarom uit van een gefaseerd implementatieproces dat ongeveer drie jaar kan duren. Begin met een klein en duidelijk afgebakend project met eenvoudig te identificeren knelpunten. Als je workflow eenmaal goed loopt, kun je de CLM-oplossing gebruiken om andere knelpunten aan te pakken. Zo ga je, in samenspraak met de andere afdelingen, door totdat elk proces op de afdeling is gedigitaliseerd en geïntegreerd in de workflow van andere afdelingen. 

Het is een complex en stapsgewijs proces waarbij de nadruk steeds ligt op verandermanagement en het opnieuw toepassen van de oplossing. Maar hiermee haal je wel resultaten, vooral wanneer de rest van je onderneming de juridische afdeling niet meer als kostenpost ziet, maar als een waardevolle teamspeler om een hogere omzet en betere klantervaring mee te realiseren. 

Een wereld van verschil

Het klinkt als een flink karwei om je hele juridische afdeling en de manier waarom ze contracten afhandelen, opnieuw vorm te geven, maar zelfs in de beginfase komen de vele voordelen direct uit de verf. Als dit proces wordt ondersteund met goed verandermanagement en een geautomatiseerd proces met de nieuwste technologische snufjes, is de kans groot dat je zelfs je meest veranderingsschuwe teamleden kunt overtuigen. Bij een optimale implementatie kan een CLM-oplossing je teams helpen hun werk sneller en beter te doen dan ooit tevoren.