In drie stappen naar een papierloze werkomgeving

Streef jij ook naar papierloos werken? Heel slim, want het is beter voor de planeet en beter voor je bedrijf. Veel bedrijven maken de overstap naar een papierloze werkomgeving omdat dit financiële voordelen biedt én een betere klantervaring oplevert. Zowel klanten als medewerkers zullen je waarschijnlijk steunen in je beslissing om een papierloze organisatie te worden.

In het huidige klimaat verwachten consumenten dat zij overeenkomsten digitaal kunnen afhandelen en beschouwen ze bedrijven die nog werken met papieren formulieren mogelijk als achterhaald.

Waar begin je als je de overstap naar papierloos werken wilt maken?

Iedereen is het erover eens dat papierloos werken voordelen oplevert. Als je de volgende drie eenvoudige stappen volgt, is ook jouw organisatie binnenkort op weg naar een papierloze werkomgeving.

1. Zet vol in op de cloud

Veel van de duizenden documenten die we dagelijks afdrukken, worden dezelfde dag nog weggegooid. Afdrukken van e-mails, formulieren die in tweevoud worden ondertekend, dubbele notulen voor het teamoverleg: het zijn allemaal verspillingen die helemaal niet nodig zijn.

Steeds meer bedrijven stappen over op de cloud voor de opslag van hun digitale documenten. Zo kunnen ze die documenten moeiteloos delen op pc's, tablets en andere mobiele apparaten zonder dat hier een papieren exemplaar bij komt kijken. Veel bedrijven zijn inmiddels al bekend met apps als Microsoft OneDrive, Box en DropBox. Met DocuSign kunnen gebruikers documenten ophalen vanuit diverse cloudopslagdiensten, waaronder Evernote, Microsoft OneDrive, Egnyte en Citrix ShareFile.

Google Docs telt al meer dan één miljoen betalende klanten en met Google Drive wordt papierloos werken een stuk eenvoudiger. DocuSign heeft inmiddels DocuSign voor Google Docs geïntroduceerd om de productiviteit van klanten te verhogen. Er zijn sjablonen beschikbaar waarmee je dagelijkse workflows kunt stroomlijnen, inclusief een standaardsjabloon voor een wederzijdse NDA.

2. Stimuleer je personeel om papierloos te werken

Een van de beste manieren waarop bedrijven de overstap naar papierloos maken, is door deze werkwijze te integreren in de bedrijfscultuur. 40% van al het kantoorafval is papier, waarbij elk personeelslid per dag 680 gram papier verspilt. Enkel beschikken over digitale tools is echter niet altijd genoeg: soms moet je personeel ook motiveren om die tools te gebruiken.

Je bereikt veel als je iedereen weet te doordringen van de implicaties van papiergebruik en de impact van de papierindustrie op het milieu. Papierproductie is momenteel de op drie na grootste bron van broeikasgassen.

Papierloos werken kan direct een gunstig effect hebben voor personeel. Wanneer zij formulieren handmatig invullen of informatie zelf invoeren in databases, is de kans groter dat ze daarbij fouten maken. Bovendien ligt hun werktempo een stuk lager. Met software voor elektronische handtekeningen verloopt het hele proces efficiënter en wordt een groot risico weggenomen, met een sneller en nauwkeuriger proces als resultaat.

3. Kies een eSignature-oplossing die voldoet aan de AVG

Als je organisatie papierloos gaat werken, is het belangrijk om daarbij te voldoen aan de AVG. Er moet expliciet toestemming worden gegeven voor het verzamelen van gegevens en bedrijven moeten kunnen bewijzen dat klanten hiermee hebben ingestemd.

Wanneer je op zoek gaat naar een digitale oplossing, moet je goed bekijken hoe deze omgaat met internationale regelgeving en contractuele verplichtingen. DocuSign heeft het hoogste certificeringsniveau behaald, waardoor we wereldwijd de informatieveiligheid van datacentra, digitale platformen en bedrijfsactiviteiten kunnen waarborgen.

Met de volgende handige tips van enkele klanten kun je de overstap naar papierloos maken en DocuSign eSignature implementeren:

Identificeer een voorstander van de verandering

• "Ik heb gemerkt dat het goed werkt om iemand op een afdeling te identificeren die de meerwaarde begrijpt. Die persoon kan het project dan richting geven. De boodschap komt veel beter over als iemand van buiten de IT-afdeling zich er sterk voor maakt". - Gareth Fuller, Lead IT Analyst bij Pentland Brands

Begin met één afdeling van je bedrijf papierloos te maken en breid het project daarna uit naar andere afdelingen

• "Probeer niet om de nieuwe werkwijze per se voor elk gebruiksscenario in je organisatie te implementeren, maar bedenk waar op zo kort mogelijke termijn de grootste winst te behalen valt". - Chris Standley, Vice President of Trial Technologies bij Worldwide Clinical Trials

Gebruik digitale technologie om je team te helpen de overstap naar papierloos te maken

• "Bekijk hoe documentatiegerelateerde processen werken en of ze efficiënt zijn. Ik hoef daar niet lang over na te denken: elektronische handtekeningen zullen in de meeste landen de realiteit worden, en ontwikkelde landen moeten deze methode dan ook zo snel mogelijk implementeren". - Javier Rubio, Business Development Director bij BBVA Switzerland

Begin gewoon, de tijd is er rijp voor

• "Je moet gewoon een begin maken. Als ik nu terugkijk, besef ik dat we minder terughoudend hadden moeten zijn bij de implementatie". - Nicole Hennig, Salesforce Project Manager bij Treatwell.

Lees waarom papierloos werken goed is voor het milieu.