Digitaliseer je juridische afdeling in 3 stappen

Door de pandemie hebben veel organisaties de digitale transformatie moeten versnellen om hun klanten en medewerkers te ondersteunen. Deze razendsnelle digitale transformatie op de werkvloer heeft ook verschillende voordelen van digitale oplossingen aan het licht gebracht: processen verlopen bijvoorbeeld sneller, er is zelfs op grote afstand samenwerking mogelijk en thuiswerkers profiteren van meer flexibiliteit. Afstandsregels en maatregelen vanuit de overheid bleken een aanjager voor de digitalisering van processen – iets wat voorheen maar al te gemakkelijk werd uitgesteld.

Maar als je werkzaam bent in een bedrijfstak waar risico's zoveel mogelijk worden gemeden, merk je in je dagelijkse werkzaamheden waarschijnlijk nog maar weinig van deze digitale revolutie. De juridische dienstverlening is typisch zo'n sector waarin moderne technologie met enige vertraging zijn intrede doet. 

In een enquête uitgevoerd door Ernst & Young (EY) zegt 64 procent van de juridische leidinggevenden dat de juridische afdeling minder profiteert van digitale innovaties dan andere bedrijfsafdelingen. Uit dezelfde enquête blijkt bovendien dat 82% van de bedrijven binnen nu en twee jaar kostenbesparingen op de juridische afdeling wil doorvoeren, terwijl de vraag naar juridische diensten juist toeneemt. Technologische vernieuwing lijkt dan de meest voor de hand liggende manier om deze ogenschijnlijke tegenstelling te overbruggen, ook al loopt de juridische sector wat de implementatie van nieuwe technologie betreft vaak achterop.

Met de onderstaande drie stappen helpen we je hierin verandering te brengen.

1. Begin met een nieuwe mindset

Juridische professionals zien niet altijd de noodzaak om nieuwe technologie te implementeren: "Dit werkt toch prima zo? Waarom zou het anders moeten?" Ze denken dat de manier waarop ze altijd hebben gewerkt en klanten hebben bediend goed genoeg is of voldoet aan de verwachtingen van klanten. Toch zijn er – afgezien van het spanningsveld tussen de wens van kostenbesparing en de eisen ten aanzien van de dienstverlening – nog tal van andere redenen waarom juridische professionals eens met een frisse blik naar de wensen en verwachtingen van klanten zouden moeten kijken. Dan gaan ze waarschijnlijk ook anders denken over technologie.

Juridische medewerkers zijn vaak huiverig voor de mogelijke risico's van nieuwe technologie en steken dit doorgaans niet onder stoelen of banken. Daarbij gaan ze voorbij aan het feit dat veel moderne oplossingen niet alleen bijzonder veilig zijn, maar ook de naleving helpen te verbeteren. Bovendien vergeten ze dat papierafhankelijke processen de risico's voor de organisatie juist zelfs verhogen. Papierafhankelijke processen verschaffen namelijk onvoldoende inzicht en missen de nauwkeurige audittrails die de meeste digitale workflows wel bieden.

Blootstelling aan risico's is een schijnargument om de implementatie van technologie uit te stellen (of zelfs helemaal van de hand te wijzen). Het maskeert namelijk een diepere angst of twijfel of je wel in staat bent om je aan te passen aan een nieuwe manier van werken. Bovendien brengen bedrijven die wachten met het implementeren van nieuwe, digitale processen niet alleen hun concurrentiepositie in gevaar, maar ook hun vermogen om talent aan zich te binden én te behouden. Om deze risico's te onderkennen, is binnen de hele organisatie een andere mindset noodzakelijk. 

Dat het merendeel van de medewerkers momenteel vanuit huis werkt biedt bedrijven een uitgelezen kans om vernieuwingen door te voeren, zeker nu ook wetgevers bezig zijn de regelgeving aan te passen aan de digitale actualiteit. Verbazingwekkend genoeg staan zowel werkgevers als medewerkers in de juridische sector steeds meer open voor nieuwe manieren van werken. Het zou jammer zijn als de kansen die zo'n mentaliteitsverandering – die zich in andere sectoren al jaren eerder manifesteerde – biedt, onbenut blijven.

2. Breng je belangrijkste behoeften in kaart

Ook in de juridische sector gaan de technologische ontwikkelingen razendsnel. Vaak is het echter lastig in te schatten welke tools je nu echt vooruithelpen en welke niet. Sommige leveranciers beloven weliswaar gouden bergen, terwijl hun oplossingen in de praktijk toch helaas minder nuttig blijken dan vooraf gedacht. Bovendien is het aanbod zo groot dat je soms ook gewoon door de bomen het bos niet meer ziet.

Als je een bruikbare selectie wilt maken, raden we aan om eerst de grootste struikelblokken voor je medewerkers in kaart te brengen. EY kwam erachter dat 67 procent van de juridische afdelingen 20 procent van hun tijd kwijt is aan taken die een beperkte waarde vertegenwoordigen en routinematige nalevingsprocessen. Geldt dit ook voor jouw organisatie? Zo ja, hoe komt dat? Zodra je dat weet, kun je bepalen hoe een digitale oplossing zou kunnen helpen en welk specifiek product bij jouw behoeften aansluit.

Contractmanagement bijvoorbeeld is een vruchtbare bodem voor inefficiëntie: bij meer dan een derde van alle belangrijke overeenkomsten worden nog steeds handmatige processen gebruikt. Met cloudgebaseerd contractmanagement kun je processen digitaliseren en stroomlijnen. Wat voorheen dagen of weken duurde, kost nu nog maar enkele uren of zelfs minuten. Vóór de implementatie namen deze workflowprocessen veel tijd in beslag, waarbij vaak tal van e-mails over en weer werden gestuurd. Maar met de moderne oplossing van DocuSign genereer je automatisch een toestemmingsformulier van één pagina waarmee de klant je document eenvoudig kan ondertekenen.

Als je vanaf elke locatie inzicht hebt in de afhandeling van je overeenkomsten, biedt dat grote voordelen. Je kunt immers problemen in een vroeg stadium signaleren en goed de vaart in het proces houden, zelfs als er maatregelen voor social distancing van kracht zijn. Bij collega's navragen wat de status van papieren documenten is of eindeloos per e-mail soebatten om een goedkeuring te krijgen behoort nu tot het verleden. Doordat knelpunten zijn weggenomen, houden medewerkers meer tijd over voor proactieve en strategische taken.

3. Maak mensen enthousiast over digitalisering

Inzien wat er op het spel staat en prioriteiten stellen zijn cruciale eerste stappen, maar daarna moet je ook nog je medewerkers mee zien te krijgen. Daarom is het belangrijk dat je enkele pleitbezorgers voor verandering en digitale efficiëntie achter je schaart. Vaak staan er wel een paar 'early adopters' te popelen om het gemak van digitale tools te ervaren. Breng in kaart welke medewerkers deze rol zouden kunnen vervullen en zorg dat ze ook anderen overtuigen.

Deze pleitbezorgers van de digitalisering zijn belangrijke bondgenoten, van begin tot eind. Ze geven praktische feedback over inefficiënties en mogelijke productoplossingen, en communiceren de voordelen aan de rest van het team, zowel vóór, tijdens als na de implementatie.

Maar het gaat er niet alleen om dat je mensen achter je krijgt. Verandermanagement kan een belemmering vormen, zelfs als je team enthousiast is over de verandering. Goede pleitbezorgers van de digitalisering kunnen de gebruikersacceptatie bevorderen en de rest van het team helpen om het maximale uit de oplossing te halen.  Katherine Crowley en Suzanne Gado van het Britse advocatenbureau Womble Bond Dickinson pleiten al een tijdje voor het gebruiken van elektronische handtekeningen binnen hun eigen bedrijf en in de gehele juridische sector. Hun doel is om de juridische wereld te transformeren en voor hun vastberadenheid zijn ze beiden genomineerd als 'Intrapreneurs of the Year' bij de FT Innovative Lawyers Awards van 2020.

Praten over digitale transformatie is één ding, maar deze ook succesvol in de praktijk brengen is een veel lastiger verhaal, zeker aangezien de meeste juridische teams al genoeg op hun bordje hebben. Toch is het hoog tijd dat juridische dienstverleners de implementatie van moderne technologie als prioriteit gaan zien. Zeker nu de regelgeving almaar complexer wordt, de druk om kosten te besparen als gevolg van de ongunstige economische situatie waarschijnlijk alleen maar zal toenemen en de digitaliseringstrend onstuitbaar lijkt. 

Managers van juridische afdelingen moeten zich niet alleen afvragen of hun processen nog wel 'goed genoeg' zijn, maar ook of die processen wel toekomstbestendig zijn en wat ze nú kunnen doen om mogelijke problemen te vermijden en te zorgen dat hun organisatie ook in de toekomst concurrerend blijft?