De voordelen van software voor het inhoudelijk afstemmen van contracten
Het vereenvoudigen van het contractproces is voor organisaties belangrijker dan ooit tevoren. Bedrijven hebben behoefte aan een digitale oplossing die de handelingen die gewoonlijk plaatsvinden bij het inhoudelijk afstemmen van contracten, zoals het bijhouden van wijzigingen, snel en nauwkeurig uitvoert. Daarnaast moet je met dergelijke software opmerkingen kunnen invoegen in documenten, goedkeuringen kunnen verlenen enzovoort. Beide factoren zorgen ervoor dat medewerkers minder tijd kwijt zijn aan onbeduidende taken en dat ze zich kunnen focussen op wat echt belangrijk is, namelijk de groei van het bedrijf.
45% van de organisaties die werden geënquêteerd voor het Forrester State of Systems of Agreement report 2019 gaf aan dat de inefficiënte, handmatige afhandeling van overeenkomsten binnen hun bedrijf resulteerde in een slechte klantervaring. Handmatige processen kunnen bovendien extra werk, onnodige kosten en nalevingsrisico's met zich meebrengen.
Hieronder bespreken we de voordelen van papierloos werken en het gebruik van software voor het inhoudelijk afstemmen van contracten.
Versnel de inhoudelijke afstemming van contracten
Als het opstellen en inhoudelijk afstemmen van contracten binnen jouw bedrijf nog steeds handmatig gebeurt, kost dit waarschijnlijk meer tijd dan nodig is. Als je overeenkomsten handmatig opstelt, ben je meer tijd kwijt aan het contractproces en de administratie die daarbij komt kijken. Voor medewerkers is het verzenden van contracten en het controleren of ze inmiddels al zijn ondertekend vaak een tijdrovende aangelegenheid.
57% van de ondervraagde respondenten in de 'Forrester State of Systems Agreement 2019'-enquête zei geen goed inzicht te hebben in de ondertekeningsstatus van overeenkomsten.
Dit zorgt voor een negatieve ervaring, niet alleen voor potentiële en bestaande klanten, maar ook voor medewerkers. Bovendien is deze ervaring zelden papierloos.
Er zijn verschillende redenen waarom kleine bedrijven geld kunnen besparen door processen te digitaliseren en papierloos te gaan werken.
DocuSign Negotiate voor Salesforce integreert met DocuSign eSignature en is ontworpen om de contractopstelling en inhoudelijke afstemming te versnellen voor kleine en middelgrote bedrijven. Daarbij wordt het hele proces van het opstellen, inhoudelijk afstemmen en goedkeuren van overeenkomsten geautomatiseerd.
Voer efficiënter wijzigingen door in conceptdocumenten
Met DocuSign Negotiate voor Salesforce kunnen kleine bedrijven sneller zakendoen dankzij efficiënter conceptbeheer. De conceptbeheertool maakt de functie 'Wijzigingen bijhouden' in Google Docs of Microsoft Word overbodig voor alle betrokkenen. Met de conceptbeheertool van Negotiate kunnen documenteigenaren eventuele wijzigingen in hun document automatisch detecteren.
Dit verkleint het risico dat je belangrijke wijzigingen over het hoofd ziet en kan ook de inhoudelijke afstemming van het document versnellen. Hierdoor is je bedrijf minder tijd kwijt aan het doorvoeren van wijzigingen in contracten.
Bied een probleemloze goedkeuringservaring
DocuSign Negotiate voor Salesforce staat garant voor een probleemloze goedkeuringservaring. De tool laat je beslissen wie een overeenkomst in de contractworkflow kan afwijzen, bewerken of goedkeuren. Met de meldingsfunctie in de tool kun je goedkeurders er ook aan herinneren dat er nog een taak openstaat.
Als documenteigenaar kun je de status van de workflow en de activiteitengeschiedenis van het document bekijken. Zo kun je eenvoudig nagaan of een goedkeurder een document wel al heeft bekeken, maar nog niet heeft goedgekeurd. Dankzij de audittrail zie je direct wie wat wanneer heeft gedaan. Bovendien is de hele contractlevenscyclus eenvoudig traceerbaar met het oog op de naleving.
Doordat DocuSign Negotiate rechtstreeks met Salesforce is geïntegreerd, gebeurt alles gecentraliseerd. Daardoor is het niet nodig om gegevens handmatig in andere systemen in te voeren. Met Negotiate kunnen salesteams automatisch overeenkomsten opstellen door klant-, product- en prijsgegevens op te halen uit Salesforce. Omdat alle handelingen centraal kunnen worden uitgevoerd, hoeven je teams niet tussen meerdere platformen te wisselen.
Of je nu een geheimhoudingsverklaring, offerte, voorstel of factuur wil opstellen, met Negotiate kan het allemaal.
Integreer software voor het inhoudelijk afstemmen van contracten met je platform voor elektronische handtekeningen
Voor veel kleine bedrijven die de transitie naar digitalisering maken, kan het automatiseren van handmatige processen een uitdagende taak zijn. In het huidige klimaat is het echter wel een noodzakelijke stap. Vanwege de complexiteit van veel traditionele tools voor contractmanagement hebben veel kleine en middelgrote bedrijven de stap naar automatisering nog niet gewaagd.
DocuSign Negotiate sluit aan bij de behoeften van het mkb en is eenvoudig te configureren en te beheren. Je hebt geen groot project- of IT-team nodig om deze oplossing te implementeren binnen je bedrijf.
Dankzij de kant-en-klare integratiemodules voor Salesforce Sales Cloud en DocuSign eSignature kun je snel en efficiënt overeenkomsten opstellen en het contractproces automatiseren.
Waarom DocuSign Negotiate?
Met DocuSign Negotiate voor Salesforce voorkomt je team dat er fouten worden geïntroduceerd tijdens de inhoudelijke afstemming van contracten. Contracten zijn eenvoudiger terug te vinden en je ziet direct wie de overeenkomst heeft gewijzigd en wanneer dat is gebeurd. Je team is geen tijd meer kwijt aan het opsporen van de juiste versie van een contract. Bovendien behoort het handmatig opstellen van nieuwe documenten en het overtypen van gegevens tot het verleden.
Dankzij digitalisering kunnen medewerkers effectiever en productiever werken. Bovendien houden ze meer tijd over voor hun kerntaken, wat uiteindelijk weer tot betere financiële resultaten leidt. Automatisering helpt je team te focussen op de groei van je bedrijf, in plaats van tijd te verspillen besteden aan administratieve taken.
Lees meer over DocuSign Negotiate voor Salesforce in onze blog 6 DocuSign-tools die je Salesforce-productiviteit een boost geven.
