Zijn elektronische handtekeningen rechtsgeldig in Nederland?

Drie jaar geleden – op 1 juli 2016 – trad verordening (EU) 910/2014, ook wel bekend als de eIDAS-verordening, in werking. De eIDAS-verordening verving toen de Richtlijn elektronische handtekeningen (1999/93/EG).

Hiermee werd in feite bepaald dat elektronische documenten die tussen twee Europese landen worden verzonden, veilig zijn, voldoen aan de wetgeving en gereguleerd worden. eIDAS was een openbaring voor het bedrijfsleven in Europa en maakte een veilige, grensoverschrijdende interactie tussen mensen, bedrijven en overheidsinstanties mogelijk. Sinds de inwerkingtreding van eIDAS zijn openbare en afgesloten online diensten exponentieel gebruiksvriendelijker en effectiever geworden.

Drie jaar later is het tijd voor een terugblik: hoever zijn we gekomen met de rechtsgeldigheid en algemene acceptatie van elektronische handtekeningen en wat heeft de toekomst in petto?

Laten we kort naar de huidige stand van zaken kijken.

Waarom werd eIDAS opgesteld?

Onder de toen geldende EU-richtlijn 1999/93/EG omtrent elektronische handtekeningen konden lidstaten zelf bepalen hoe ze deze richtlijn interpreteerden en hun eigen beperkingen en uitzonderingen instellen. Hierdoor had het ene land natuurlijk strengere wetgeving dan het andere, waardoor het onmogelijk werd om een universele standaard te creëren voor grensoverschrijdende transacties.

De nieuwe EU-verordening 910/2014 betreffende elektronische identificatie en vertrouwensdiensten gaf EU-lidstaten de mogelijkheid om digitale transacties tussen landen naadloos uit te voeren. Hierdoor kon er een vertrouwensklimaat ontstaan voor online, digitale transacties binnen de hele Europese Unie.

Met eIDAS was de weg vrij om innovatieve oplossingen voor e-handtekeningen te ontwikkelen en kon de handel tussen EU-landen floreren. De impact van deze nieuwe, voorspelbare regelgeving was dus enorm. eIDAS heeft bijvoorbeeld geleid tot de ontwikkeling van een breed scala aan verificatietechnologieën, die bedrijven naar wens kunnen toepassen.

Een andere ontwikkeling is technologie voor ID-verificatie. Het DocuSign Identify-platform is ontwikkeld zodat eSignature-gebruikers vrijwel elke gewenste identificatiemethode kunnen gebruiken voor een overeenkomst. Veel bedrijven integreren controles van identiteitsbewijzen met foto in de procedures voor elektronische ondertekening om de naleving te verbeteren en risico’s te beperken.

Neem bijvoorbeeld het Zweedse advocatenkantoor Cederquist. Volgens de Zweedse wet is er voor bepaalde transacties en processen een geavanceerde elektronische handtekening nodig om te voldoen aan de Europese eIDAS-verordening. Door een digitale handtekening te combineren met de Zweedse online bankverificatie, kan aan deze vereiste worden voldaan. Met de combinatie van DocuSign eSignature en online ID-verificatie van de DocuSign Agreement Cloud heeft Cederquist een voorsprong behaald in de juridische sector.

Is een e-handtekening veilig?

eIDAS is opgesteld met het oog op specifieke gebruiksscenario’s, zoals arbeidscontracten en commerciële overeenkomsten, zoals NDA’s, verkoopovereenkomsten, bepaalde vastgoeddocumenten en nog veel meer. Er wordt echter nadrukkelijk bepaald dat ‘een elektronische handtekening louter op grond van het feit dat de handtekening in elektronische vorm is, geen rechtsgevolgen, rechtsgeldigheid of afdwingbaarheid mag worden ontzegd.’

Dit betekent dat bedrijven in de EU kunnen profiteren van elektronische handtekeningen zonder dat ze zich zorgen hoeven te maken over andere regels.

Welke typen elektronische handtekeningen vallen onder eIDAS?

In eIDAS worden er drie verschillende elektronische handtekeningen gedefinieerd die nodig zijn om in de EU zaken te doen.

  • eIDAS definieert een elektronische handtekening als ‘alle gegevens in elektronische vorm die aan andere gegevens in elektronische vorm zijn gekoppeld of er logisch verband mee houden en die door de ondertekenaar worden gebruikt om te ondertekenen’.
  • Geavanceerde elektronische handtekeningen, die aan verschillende vereisten moeten voldoen zoals uiteengezet in eIDAS.
  • Gekwalificeerde elektronische handtekeningen, die onder eIDAS worden gedefinieerd als ‘aangemaakt door een gekwalificeerd middel voor het aanmaken van handtekeningen en die gebaseerd zijn op een gekwalificeerd certificaat voor elektronische handtekeningen’.

Hoe wordt eIDAS geïnterpreteerd?

eIDAS heeft er voor gezorgd dat elke vorm van elektronische handtekeningen toelaatbaar is als bewijsstuk in Europese rechtbanken. In deze zaken blijkt vaak hoe waardevol de audittrail van een e-handtekening kan zijn, bijvoorbeeld bij beschuldiging van valsheid in geschrifte.

Lees de DocuSign Legality Guide voor meer informatie over de huidige wetgeving omtrent e-handtekeningen in Nederland.