De opkomst van de ondernemingsbrede CLM-oplossing

CLM-leveranciers bieden eigenlijk altijd beperkte oplossingen aan die slechts één van twee mogelijke aspecten van de bedrijfsvoering ondersteunen. De oplossing kan in de eerste plaats gericht zijn op inkoopteams die contracten met leveranciers beheren, en wordt dan meestal geïntegreerd in systems of record in de backoffice, bijvoorbeeld voor ERP of inkoop. De tweede mogelijkheid is Contract Lifecycle Management voor de sales, waarbij het vooral draait om salesovereenkomsten. Zulke oplossingen werken dan met systems of record in de frontoffice, zoals CRM-systemen.

Naarmate digitale technologieën zich verder ontwikkelden, zijn echter ook de organisaties en tools die deze gebruiken niet stil blijven staan. Bepaalde achterhaalde benaderingen, zoals deze tweedeling in de CLM-categorisering, zijn daarom niet meer toereikend. De CLM-markt moet klanten daarom holistische opties bieden die kunnen worden aangepast aan een steeds digitaler landschap.

De uitdagingen van een verouderde CLM-oplossing

Beperkte gebruiksscenario's

In onze steeds meer verbonden en digitale wereld is het geen doen om meerdere afdelingsgebonden CLM-systemen te gebruiken. Dit komt deels door de verregaande specialisatie van dergelijke systemen, waardoor het aantal mogelijke gebruiksscenario's sterk wordt beperkt. Zo kan een inkoopgericht CLM-systeem een inkoopafdeling bijvoorbeeld helpen bij prijsonderhandelingen met leveranciers, maar heeft een HR-afdeling hier niets aan om het contract of salaris voor een nieuwe medewerker uit te werken. Op vergelijkbare wijze maakt een verkoopgericht CLM-systeem effectief beheer van klantcontracten mogelijk, maar heeft een juridische afdeling hier weinig aan om de naleving van contracten te waarborgen. En dan hebben we het nog niet eens over het feit dat gespecialiseerde producten doorgaans vooral voorzien in de behoeften van grotere ondernemingen, waardoor kleine en middelgrote organisaties ze nog maar moeilijk kunnen betalen of implementeren.

Hogere totaalkosten

Deze verouderde systemen kunnen ook nadelig zijn voor de winstgevendheid van een organisatie. Uit onderzoek van de International Association of Contract and Commercial Management blijkt dat ineffectief Contract Lifecycle Management bedrijven tot wel 9,2% van hun omzet kan kosten. Dit productiviteitsverlies leidt tot hogere totale eigendomskosten, waardoor de zakelijke voordelen minder groot zijn dan voorafgaand aan de verkoop werd beloofd. Omdat de salesafdeling, juridische afdeling en klantenservice niet met hetzelfde systeem werken, verloopt alles langzamer. De verschillende afdelingen moeten wachten op contractbeoordelingen of achter contracten aan jagen wanneer ze deze nodig hebben. Zo ontstaat vertraging in deals en loopt de organisatie omzet mis. Met een afdelingsoverstijgend CLM-systeem kan dit worden voorkomen.

Slechte klantervaring

Een minder zichtbaar gevolg van deze verouderde oplossingen is een slechte klantenservice. In het 2019 State of Systems of Agreement-onderzoek dat Forrester Research uitvoerde in opdracht van DocuSign bleek dat "45% van alle bedrijven denkt dat inefficiënte, handmatige afhandeling van overeenkomsten resulteerde in een slechte klantervaring." Wanneer medewerkers samenwerken via foutgevoelige, handmatige tools leidt dit tot verminderde responsiviteit, onduidelijke onderhandelingsvoorwaarden en vertragingen die de relatie met klanten of leveranciers kunnen schaden. Uiteindelijk kan dit een bedrijf zelfs klanten kosten.

De voordelen van een overstap op een ondernemingsbreed, gecentraliseerd CLM-systeem

Meer transparantie

CLM-oplossingen moeten tegenwoordig voldoen aan hogere normen. Gelukkig kunnen medewerkers en klanten inmiddels gebruikmaken van ondernemingsbrede opties om de afhandeling van overeenkomsten voor alle afdelingen te centraliseren, koppelen en automatiseren. Door deze gestroomlijnde aanpak neemt de transparantie binnen de hele organisatie toe. De juridische afdeling, salesafdeling, klantenservice en zelfs personeelszaken krijgen toegang tot elk onderdeel van een contractlevenscyclus. Zo kunnen zij samen silovorming tegengaan, werkprocessen stroomlijnen en de naleving op portfolioniveau verbeteren.

Gestandaardiseerd versiebeheer

Moderne CLM-software moet gestroomlijnde configuraties mogelijk maken waarin ondernemingen nieuwe workflows snel kunnen implementeren en onderhouden, zelfs wanneer contracten van de salesafdeling naar de klantenservice en het juridische team worden doorgestuurd voordat ze worden afgerond. Aangezien een contract meestal diverse keren wordt bewerkt en herzien voordat het gereed is voor ondertekening, hebben organisaties ook een oplossing nodig waarmee zij eerdere versies van een document kunnen bewaken. Zo houden zij een duidelijk overzicht van wie wanneer welke wijzigingen heeft aangebracht.

Vereenvoudigde naleving

Het laatste maar misschien wel belangrijkste voordeel is dat bedrijven tegenwoordig ondernemingsbrede CLM nodig hebben om aan alle nalevingseisen te voldoen en hun organisatie goed te beveiligen. In de meeste contractlevenscyclussen worden overeenkomsten verspreid over meerdere afdelingen, toepassingen en teams, elk met hun eigen beveiligings- en controleniveau. Veel organisaties worden hierdoor blootgesteld aan het risico van uitgelekte contractgegevens en privacyschendingen. Met de juiste CLM-oplossing worden contracten bewaard in een beschermde en doorzoekbare centrale opslagplaats met aanpasbare documentmachtigingen. De juridische afdeling kan deze contracten dan bewaken, zodat afspraken worden nageleefd, de vervaltermijn niet wordt overschreden en de prestaties uitgebreid worden geanalyseerd. Zo wordt voor de naleving geen managementmodel, maar een governancemodel gebruikt en kunnen complexe contractuele verplichtingen goed worden nagekomen. Met het nieuwe nalevingsmodel worden alle aspecten beter op elkaar afgestemd en kunnen beide partijen makkelijker samenwerken en elkaar corrigeren. Op lange termijn leidt dit tot minder niet-naleving en vergissingen.

Nu dit nieuwe type CLM-systeem steeds meer in opkomst is, onderscheidt DocuSign zich binnen de sector als een van de belangrijkste leveranciers dankzij zijn unieke aanpak en krachtige, functionele onderdelen. De DocuSign-oplossing is niet uitsluitend koop- of verkoopgericht. Het is een 'universeel' product dat leveranciers, klanten en interne afdelingen van een organisatie, zoals de juridische afdeling en personeelszaken, samenbrengt in één holistisch systeem.

DocuSign CLM ondersteunt alle stappen in de contractlevenscyclus. De oplossing bewijst direct vanaf het begin zijn nut door het opstellen van contracten te automatiseren. Dit is namelijk de meest arbeidsintensieve en foutgevoelige fase van het proces, omdat informatie uit andere contracten en van andere teams én klantgegevens in één nieuw document moeten worden gekopieerd en geplakt. Met DocuSign CLM worden contracten met één enkele klik echter automatisch gevuld met juridisch goedgekeurd taalgebruik en nauwkeurige klantgegevens. Dit is mogelijk dankzij het gebruik van vooraf geconfigureerde sjablonen en voorwaardelijke logica.

Krachtige workflow-engine

De krachtige workflow-engine van DocuSign CLM stelt organisaties ook in staat om complexe processen voor de afhandeling van overeenkomsten vorm te geven. Met een gebruiksvriendelijke 'drag-and-drop'-interface kunnen organisaties complexe processen combineren tot krachtige workflows. Zo kunnen ze bijvoorbeeld hand-off's en acties automatiseren en snel achterhalen waar in de levenscyclus een contract zich bevindt. Bedrijven kunnen er bovendien op vertrouwen dat dit alles efficiënt gebeurt, terwijl tegelijkertijd aan alle nalevingsvereisten wordt voldaan.

Producten als DocuSign CLM, die gebruikers automatisering, makkelijkere samenwerking en nalevingsstrategieën bieden, zijn compleet anders dan de silomatige koop- of verkoopgerichte producten die voorheen de markt domineerden. Vooral kleine en middelgrote bedrijven kunnen zich hiermee richten op een winstgevende, digitale toekomst.

Kom meer te weten over de implementatie van DocuSign CLM in onze gastblog door Yannis van de Velde, CLM/Salesforce Consultant bij 4C.