Contractmanagementsoftware voor je bedrijf: noodzakelijk of niet?

Een CLM-oplossing (Contract Lifecycle Management) voor ondernemingen stroomlijnt het contractmanagement van A tot Z. Hierdoor kan een gemiddeld bedrijf tot wel 9% van de jaarlijkse omzet besparen. Voor veel bedrijven komt dat neer op honderdduizenden euro's per jaar. 

Toch twijfelen sommige bedrijven nog steeds of ze moeten investeren in CLM-software – ze blijven vasthouden aan inefficiënte, handmatige en papierafhankelijke procedures voor contractmanagement. Als dat je bekend voor komt, lees dan dit korte handboek door. Wij helpen je te bepalen of jouw bedrijf baat heeft bij een CLM-oplossing voor grote ondernemingen. 

Wat is Contract Lifecycle Management? 

Voordat je kunt bepalen of je bedrijf ook daadwerkelijk baat heeft bij CLM-software, moet je weten wat een CLM-systeem doet. 

Administratieve taken en ingewikkelde, handmatige workflows leiden tot knelpunten in het verwerken en beheren van documenten en contracten. Dit belemmert het vermogen van je bedrijf om te groeien en zet de relatie met je belangrijkste klanten en leveranciers onder druk. Contract Lifecycle Management biedt de volgende verbeteringen in het contractmanagementproces om de productiviteit te verhogen, risico's te voorkomen en de omzet te laten stijgen: 

• Centrale, doorzoekbare opslagplaatsen 
• Flexibele, configureerbare workflows
• Documentsjablonen
• Workflowautomatisering
• Clausulebibliotheken
• Digitale audittrails en uitgebreide inzichten 
• Verbeterde beveiliging 

Een CLM-oplossing verbetert je bestaande procedures, waardoor risico's worden beperkt, menselijke fouten worden voorkomen en de doorlooptijd van contracten flink wordt verkort. Bovendien levert een CLM-systeem een gemiddelde ROI op van maar liefst 356%. 

Wat de impact van contractmanagement is binnen je organisatie, hangt af van verschillende factoren, zoals hoe groot de organisatie is, hoe complex bestaande workflows zijn en in welke sector de organisatie actief is. 

Dus nu je weet waarom contractmanagement belangrijk is, moet je alles op een rijtje zetten en bepalen of jouw bedrijf moet investeren in een CLM-systeem.

Stel eerst de juiste vragen

Bij contractmanagement denken de meeste mensen niet direct aan winstgevendheid. Toch besteden veel bedrijven aan aanzienlijk percentage van hun inkomsten aan contracten. Er komt namelijk heel wat kijken bij een contract: opstellen, controleren, inhoudelijk afstemmen, ondertekenen... Al met al kan één contract je bedrijf maar liefst 41.000 euro kosten. 

Met je huidige systeem voor contractmanagement verspil je niet alleen geld, maar stel je je organisatie ook bloot aan vermijdbare risico's en zet je de relatie met je belangrijkste klanten onnodig onder druk. 

Aan de hand van de volgende vijf vragen weet je of jouw bedrijf een nieuwe oplossing voor contractmanagement nodig heeft. 

Hoe ingewikkeld is je huidige proces voor contractmanagement?

Van het opstellen en inhoudelijk afstemmen tot het controleren en goedkeuren – elk contract in je organisatie komt uiteindelijk terecht in de handen van bepaalde personen op bepaalde afdelingen (juridische en financiële afdeling, sales enz.). Zelfs de meestvoorkomende documenten zoals NDA's moeten door vier, vijf of soms zelf tien partijen worden gecontroleerd en goedgekeurd. En dan is het document nog niet eens naar de klant of leverancier gestuurd.

Met een CLM-oplossing kun je slimme documentworkflows opzetten en handmatige taken automatiseren. Dus hoe complexer je documentbeheer is, hoe meer je kunt profiteren van een CLM-oplossing.  

En naarmate je bedrijf groeit, neemt de complexiteit alleen maar toe. Een CLM-systeem is schaalbaar en toekomstbestendig, en het biedt bedrijven de tools die ze nodig hebben om hun activiteiten uit te breiden. 

Welke gegevens gebruik je om je huidige procedures te evalueren?

Hoe weet je of je contractmanagement complex is? Daarvoor is het belangrijk om eerst de grootste knelpunten in je huidige proces voor contractmanagement te identificeren. Daarna moet je bepalen aan welke eisen een contractmanagementsysteem moet voldoen. En als je geen antwoord kunt geven op de onderstaande vragen, beheer je je contracten waarschijnlijk niet op een efficiënte manier.

• Wat is de gemiddelde doorlooptijd van een contract?
• Hoeveel personen zijn er betrokken bij een gemiddeld contract?
• Hoeveel tijd besteedt je team aan het inhoudelijk afstemmen van contracten?
• Hoelang duurt het om een gearchiveerd contract te vinden?
• Hoe evalueer je de naleving van en veiligheidsrisico's in contractclausules? 

Door inzicht te krijgen in je huidige proces, is het gemakkelijk om de juiste oplossing te vinden. Als er steeds meer personen worden betrokken bij het opstellen of inhoudelijk afstemmen van een contract, neemt ook het risico op menselijke fouten in bestaande workflows toe. In een enquête onder meer dan 1300 contractprofessionals zegt 90% van de respondenten dat menselijke fouten het contractproces ernstig verstoren. Het gevolg: 

• Vertragingen bij het sluiten van deals (37%)
• Hogere kosten (34%)
• Gemiste kansen door onduidelijke contracten (31%)
• Hoger risico op niet-naleving (29%)

Er is geen toverformule voor wanneer je bedrijf moet upgraden naar een uitgebreide softwareoplossing voor contractmanagement. Het is dus belangrijk dat je eerst inzicht krijgt in de bestaande procedures van je bedrijf. 

Welk nalevingsniveau heeft je organisatie nodig?

In sommige sectoren moet bepaalde regelgeving streng worden nageleefd. Het opstellen en beheren van documenten wordt daardoor ingewikkelder en kan tot kostbare vertragingen leiden in de afhandeling van contracten. 

Als je bedrijf moet voldoen aan strenge nalevingsvereisten, kun je met een systeem voor contractmanagement de risico's beperken.  

Bij het afsluiten van nieuwe contracten moet je bedrijf natuurlijk voldoen aan bestaande wetgeving. Maar aangezien het juridische landschap nogal eens verandert, kan het voorkomen dat je verouderde clausules in al eerder gemaakte overeenkomsten moet aanpassen. Voorbeeld: nu de London Interbank Offered Rate (LIBOR) wordt uitgefaseerd, moet een enorme berg contracten, met een totale waarde van maar liefst 200 biljoen euro, opnieuw inhoudelijk worden afgestemd. Als je niet over een systeem beschikt waarmee je snel documenten kunt analyseren en risico's kunt beperken, zullen de kosten voor het beheer van contracten alleen maar stijgen. 

Heb je een slimme, doorzoekbare opslagplaats voor contracten?

Hoelang duurt het om een gearchiveerd contract te vinden met je huidige systeem voor contractmanagement? 

Voor organisaties vormen het zoeken en analyseren van bestaande documenten de grootste obstakels op het gebied van contractmanagement. Slechts 23% van de zakelijke professionals zegt momenteel een contract binnen 10 minuten te kunnen vinden. Dat is een schrikbarend laag aantal, en is bovendien lager dan de 32% in de jaarlijkse DocuSign-enquête van vorig jaar.  

Bovendien neemt de complexiteit van documentbeheer alleen maar toe, net als de snelheid waarmee de moderne digitale werkomgeving zich ontwikkelt. Als bedrijven dit hoge tempo willen bijbenen, is een flexibele infrastructuur van essentieel belang. Toch blijven veel bedrijven zich nog vastklampen aan analoge archiefkasten om contracten te bewaren, terwijl maar liefst 39% documenten opslaat als een PDF-bestand, dat niet doorzoekbaar is. Geen van deze methoden maakt het mogelijk om documenten snel te vinden of doorzoeken.

CLM-software met AI-functie biedt doorzoekbare opslagplaatsen, clausulebibliotheken en tools voor automatische risicobeoordeling, zodat organisaties snel de juiste documenten kunnen vinden. Dit resulteert in aanzienlijk lagere kosten, kortere doorlooptijden en lagere risico's bij het opstellen en beheren van contracten.

Hoe behoud je het overzicht van je contracten? 

Bij 69% van de bedrijven verzenden de afdelingen contracten per e-mail naar elkaar. Op het eerste gezicht lijkt daar niets mis mee. Maar de werkelijkheid is anders. Als je een contract op deze manier verzendt, is het moeilijk om het overzicht te behouden. 

Wat doe je als een klant om een statusupdate vraagt? Hoe spoor je een document op dat je uit het oog bent verloren? Als je e-mail gebruikt om contracten te verzenden, werpt dat een extra barrière op tussen de juridische afdeling en sales- en inkoopteams.

Een 360-gradenoverzicht van alle fasen van het contractproces is van essentieel belang. Een geautomatiseerd CLM-systeem biedt verschillende voordelen: het geeft verschillende teams inzicht in de status van contracten, het maakt duidelijke communicatie mogelijk, het biedt een digitale audittrail om risico's te beperken en het zorgt ervoor dat alle partijen verantwoordelijk kunnen worden gehouden voor hun rol in het contractproces.  

Inzicht in je contracten helpt je om contracten sneller af te handelen, ernstige gebreken in je workflows te herkennen en de verwachtingen van klanten te beheren.  

Wat kan DocuSign CLM betekenen voor jouw bedrijf? 

De voordelen van een contractmanagementsysteem zijn duidelijk. Uit een recente enquête door DocuSign onder 1333 organisaties blijkt dat de afhandeling en opstelling van contracten respectievelijk 50% en 80% sneller verlopen bij bedrijven die een CLM-oplossing hebben geïmplementeerd. Met name de inkoop- en salesteams en de juridische afdeling profiteren van CLM. 

Met DocuSign CLM kunnen bedrijven geld besparen, flexibeler werken en de klantervaring verbeteren. Ga vandaag nog aan de slag met DocuSign CLM en laat ook jouw bedrijf kennismaken met doorzoekbare contractopslagplaatsen, automatische workflows en de toekomst van slim documentbeheer.