CLM: cruciaal voor je bedrijfscontinuïteit
De rol van Contract Lifecycle Management
Bedrijfscontinuïteit is cruciaal om ervoor te zorgen dat je dagelijkse activiteiten niet tot stilstand komen als gevolg van onverwachte ingrijpende gebeurtenissen. Je klanten zijn er immers van afhankelijk. En de beste manier om te voorkomen dat je bedrijf plat komt te liggen, is door vooraf een doordacht plan te maken.
Succesfactoren om de bedrijfscontinuïteit te waarborgen
In een bedrijfscontinuïteitsplan staat beschreven hoe potentiële dreigingen, calamiteiten en noodsituaties kunnen worden voorkomen en hersteld, zodat je bedrijfsactiviteiten en de dienstverlening aan klanten zonder onderbreking kunnen worden voortgezet wanneer zich onverhoopt zo'n situatie voordoet. Een effectief bedrijfscontinuïteitsplan is gebaseerd op vier pijlers: personeel, proces, technologie en infrastructuur.
Personeel
Zorg dat je medewerkers:
- Bekend zijn met je bedrijfscontinuïteitsplan en hun rol daarin
- Getraind zijn in het reageren op onverwachte gebeurtenissen die je bedrijf kunnen lamleggen
- Alternatieve oplossingen kunnen uitvoeren om verstoringen van de bedrijfsprocessen te ondervangen
Proces
Bij ingrijpende gebeurtenissen worden de normale processen gehinderd en is er vaak een andere benadering nodig om de bedrijfsactiviteiten weer doorgang te laten vinden. In de huidige COVID-19-pandemie werken veel werknemers vanuit huis. Heeft jouw bedrijf zijn processen afgestemd op deze nieuwe situatie en hebben je thuiswerkers toegang tot alle benodigde systemen?
Technologie
Zijn je systemen en beleidsregels flexibel genoeg om toegang en gebruik op afstand te ondersteunen? En heb je veiligheidsmaatregelen getroffen om de gegevens van klanten adequaat te beschermen wanneer werknemers thuiswerken? Je technologie, softwaretoepassingen en ondersteunend beleid moeten kunnen worden aangepast als de situatie daarom vraagt.
Infrastructuur
Ongeplande gebeurtenissen kunnen de productielogistiek en supplychains verstoren. Het is belangrijk dat je in dat geval weet wat je moet doen en dat je alternatieve oplossingen kunt inzetten om te kunnen blijven doorwerken.
Wat CLM kan betekenen voor je bedrijfscontinuïteit
Overeenkomsten liggen ten grondslag aan alle zakelijke relaties en geven vorm aan de samenwerking tussen organisaties. Ze houden de inkomstenstromen en supplychains in beweging en helpen daarnaast risico's in te dammen. Tijdens noodsituaties of andere gebeurtenissen die de normale gang van zaken verstoren, is het cruciaal dat bedrijven weten welke verplichtingen ze hebben jegens klanten en leveranciers jegens hen.
Contractmanagementsoftware kun je scharen onder de technologiecomponent van je bedrijfscontinuïteitsplan. Dergelijke software is essentieel om verstoringen in je productieprocessen en supplychains tot een minimum te beperken door ervoor te zorgen dat je teams eenvoudig toegang hebben tot de contracten die zo belangrijk zijn voor je bedrijf.
Om in deze behoeften te voorzien, moet een robuust CLM-systeem (Contract Lifecycle Management) niet alleen externe toegang mogelijk maken, maar ook features bieden zoals een centrale opslagplaats, traceerbare workflows, systeemintegratie, zoek- en rapportagefuncties en de mogelijkheid om risico's en verplichtingen inzichtelijk te maken.
Externe toegang
In de meeste bedrijfscontinuïteitsplannen wordt ervan uitgegaan dat medewerkers vanuit huis of op een andere locatie moeten kunnen doorwerken. In dat geval is het cruciaal dat ze altijd en overal toegang kunnen krijgen tot de benodigde systemen – en dat die toegang zeer veilig is en een hoge beschikbaarheid biedt. In feite is toegang op afstand bepalend voor het succes van je bedrijfscontinuïteitsplan, aangezien al het overige ervan afhangt of je medewerkers toegang hebben tot alles wat ze nodig hebben om nieuwe deals te sluiten en bestaande klanten goed van dienst te blijven zijn.
Centrale opslagplaats
Ook een centrale, georganiseerde en doorzoekbare opslagplaats is cruciaal, zodat je contracten die je nodig hebt gemakkelijk kunt terugvinden. Of je nu de SLA-afspraken met een leverancier moet controleren, bezig bent met het sluiten van een deal of klanten inzage wilt geven in hun contract, eenvoudige toegang is van groot belang om klanten te helpen, supplychains draaiende te houden en risico's in kaart te brengen.
Geautomatiseerde workflows
Bij workflows draait alles om het coördineren en automatiseren van taken om te zorgen dat de juiste persoon op het juiste moment het juiste document ontvangt. Dit is zelfs nóg belangrijker wanneer iedereen op verschillende locaties werkt of als een belangrijke betrokkene als gevolg van een noodsituatie niet op kantoor werkt.
Handmatige workflows zijn nu eenmaal lastig te beheren. Iedereen ziet immers wel eens wat over het hoofd en hoe vaak komt het niet voor dat een contract in iemands mailbox 'verdwijnt' omdat hij of zij niet meer op kantoor is? Als je over een systeem beschikt dat automatisch bijhoudt wat wanneer moet gebeuren, is een alternatief plan ook sneller gerealiseerd.
Systeemintegratie
Contracten ontstaan niet vanzelf. Vaak zijn de gegevens die in contracten worden vastgelegd, afkomstig uit andere systemen, bijvoorbeeld Salesforce of interne bedrijfssystemen. Systeemintegratie is essentieel als je af wilt van handmatige processen, die alleen maar tijd kosten en het risico op fouten verhogen. Op deze manier kun je gemakkelijker informatie zoals prijsgegevens en betalingsvoorwaarden opnemen, een downstreamsysteem bijwerken om een dienst te verlenen of een factuur versturen na een salestransactie.
Zoek- en rapportagemogelijkheden
Zonder een manier om snel contracten terug te vinden, heeft een centrale opslagplaats weinig toegevoegde waarde. En zeker in crisissituaties zijn een snelle toegang tot contracten en rapportagemogelijkheden over verplichtingen en onderhanden werk essentieel. Een systeem met full-text-zoekfunctie, intelligente tags en AI-functionaliteit maakt dat mogelijk.
Evaluatie van risico's en verplichtingen
Weten waar je risico loopt en wat je verplicht bent te leveren is, is tegenwoordig belangrijker dan ooit – zeker wanneer zich een onvoorziene noodsituatie voordoet. Bepaalde clausules, bijvoorbeeld met betrekking tot overmacht, afgesproken serviceniveaus of boetes, veranderen het risicoprofiel van je onderneming en kunnen zwaar meewegen bij het nemen van ingrijpende zakelijke beslissingen. Als je in staat bent om snel deze informatie op te zoeken en vast te stellen welke contracten door zo'n ongeplande gebeurtenis worden geraakt, kun je het risico beperken.
Meer informatie
Download de volgende documenten voor meer informatie over CLM:
