AI inzetten voor effectiever contractmanagement

Contractmanagement bezorgt grote én kleine bedrijven al jarenlang heel wat administratieve kopzorgen. Bedrijven kunnen alle rompslomp echter behoorlijk beperken door gebruik te maken van technologie, met name AI (Artificial Intelligence).

De uitdagingen van contractmanagement

We kennen bijna allemaal wel de uitdagingen die komen kijken bij contractmanagement. Neem bijvoorbeeld het enorme aantal contracten waarmee je te maken hebt, waarbij die contracten zich ook nog eens op verschillende locaties bevinden, van harde schijven tot softwaretoepassingen. Zelfs een ogenschijnlijk eenvoudige taak als berekenen hoeveel contracten een bedrijf heeft, kan in de praktijk lastig blijken. Dit omdat medewerkers verschillende afdelingen moeten benaderen en alle informatie handmatig moeten verzamelen.

En wat dacht je van de tijd die wordt besteed aan allerlei handmatige processen? Uit het DocuSign-rapport State of Contract Management 2019 blijkt dat ongeveer een derde van de geënquêteerde medewerkers zegt dat bij een gemiddeld contract de inhoudelijke afstemming 30 uur of langer in beslag neemt, waarschijnlijk als gevolg van versiebeheer en wijzigingen.

Een kwart geeft aan dat contracten wekelijks worden aangepast, terwijl 52 procent zegt dat er bij hun bedrijf gemiddeld drie tot vier conceptversies van een contract rondgaan voordat het definitief wordt vastgelegd.

Voordelen van AI-software

Door het gebruik van AI-software verlaag je de werkdruk, zodat je weer tijd hebt om je te richten op interessantere en productievere taken. Bovendien ontdek je zodoende mogelijk nieuwe kansen en risico's die anders wellicht onopgemerkt waren gebleven.

De inzet van AI leidt tot diepere inzichten in contractvoorwaarden en vergelijkbare clausules binnen de hele onderneming. Verder komen mogelijk nalevingsrisico's aan het licht doordat foutieve clausules niet onopgemerkt blijven, en weet je zeker dat de beste algehele voorwaarden toegepast op alle contracten, ongeacht van wie ze afkomstig zijn. Je ontvangt al in een vroeg stadium waarschuwingen voor veelvoorkomende contractuele problemen, zodat je snel corrigerende maatregelen kunt nemen en toekomstige kosten en risico's kunt vermijden. Bovendien werkt AI kostenbesparend en efficiënt, omdat medewerkers tijd overhouden voor andere zaken.

DocuSign Insight

Dit zijn nog maar een paar van de grootste voordelen van DocuSign Insight. Organisaties worden in staat gesteld om snel in enorme hoeveelheden contracten te zoeken naar een specifieke woordgroep of clausule, waarna deze contractgroepen vervolgens kunnen worden geanalyseerd op trends en gedragspatronen.

Het verwerken van deze inzichten kan helpen met de verbetering van voorspellende mogelijkheden binnen organisaties om zo slimmere besluitvorming mogelijk te maken. Denk aan een leverancierscontract dat reiskosten omvat - hoe kan een stijging van de benzineprijzen deze kosten beïnvloeden?

Met AI-aangedreven inzichten is het mogelijk om de zakelijke impact van situaties te voorspellen en erop te kunnen anticiperen.

Deze tools kunnen bijzonder nuttig zijn voor groeiende bedrijven die ook voor de uitdaging van steeds complexere technologieën staan. Indien je geen efficiënt en helder overzicht hebt van alle verschillende documenten verspreid binnen je bedrijf, brengt dit een onnodig risico met zich mee. Zo beschik je enkel over beperkte statistieken die nodig zijn om bedrijfspraktijken te optimaliseren.

DocuSign Insight gebruikt middelen om je leven eenvoudiger en productiever te maken. DocuSign Insight maakt bijvoorbeeld gebruik van algoritmen voor machine-learning om de taal- en clausulecombinaties te ontdekken die voor jouw bedrijf van belang zijn, specifiek voor de branche, het soort contract en de geografische locatie.

De AI is aanpasbaar, zodat het systeem zoek- en analysealgoritmen kan trainen en verfijnen op basis van jouw specifieke contractbepalingen. Hierdoor kan de nauwkeurigheid en relevantie worden verbeterd. De applicatie kan onder andere de beoordelingstijden van maanden tot dagen verkorten, de nauwkeurigheid en breedte van beoordelingen vergroten en bruikbare inzichten verkrijgen om zo bedrijfsprocessen te verbeteren.

Samenvatting: DocuSign Insight

Technologie is niet tot alles in staat, maar het kan de tijd die werknemers besteden aan alledaagse beheertaken aanzienlijk verminderen. Hierdoor kunnen zij zich concentreren op wat echt belangrijk is: het bedrijf laten groeien.