9 manieren waarop DocuSign eSignature je ROI verhoogt

Door elektronische handtekeningen kunnen organisaties volledig digitaal en op een veilige manier overeenkomsten opstellen, aanpassen, versturen en ondertekenen.  Wereldwijd zijn er inmiddels honderden miljoenen handtekeningen digitaal verzonden. Daaruit blijkt wel dat bedrijven de snelheid en het gemak van e-handtekeningen waarderen, en dat geldt uiteraard ook voor hun klanten. 

E-handtekeningen zijn een meerwaarde voor alle betrokkenen bij de afhandeling van overeenkomsten, zowel voor medewerkers van de sales-, HR-, juridische of inkoopafdeling als voor de klanten zelf. Het gemak van e-handtekeningen biedt klanten de verbonden, digitale ervaring die ze verwachten, terwijl salesteams profiteren van een efficiënter en sneller salesproces. Nalevingsteams waarderen de uniforme, gestandaardiseerde processen die het risico op kwijtgeraakte of foutieve overeenkomsten verminderen.

Lees meer: Elektronische handtekeningen: wat je moet weten.

Voordat we dieper op deze materie ingaan, moeten we eerst bespreken wat ROI is en hoe je dit kunt meten. 

Wat is ROI?

ROI staat voor 'Return On Investment' oftewel investeringsrendement. Een hoge ROI betekent dat het rendement van de investering gunstig afsteekt tegen de kosten.  Als we ROI als prestatiemaatstaf nemen, kijken we naar het rendement van de investering of vergelijken we het rendement van een aantal verschillende investeringen.  

Hoe wordt ROI gemeten?

Om de totale waarde te berekenen die DocuSign heeft, voeren we meestal een strategische waardebepaling uit. Daarbij wordt ook het investeringsrendement meegenomen. Bij het berekenen van de ROI worden drie kernelementen meegewogen: 

• Directe kostenbesparingen (papier, pennen, afdrukkosten enz.)
• Productiviteitsvoordelen (snelheid waarmee je werkzaamheden kunt uitvoeren)
• Inkomstenvoordelen (de voorspelde winst die je met deze investering behaalt) 

Hieronder behandelen we negen manieren waarop DocuSign eSignature je ROI verbetert en waarde creëert voor zowel je bedrijf als je klanten.

1. Productievere medewerkers  

In het bedrijfsleven kun je niet om overeenkomsten heen. DocuSign eSignature biedt organisaties veel meer mogelijkheden dan alleen het digitaal ondertekenen van overeenkomsten: het neemt vóór en na de ondertekening ook struikelblokken weg . Als je weet dat 90% van de overeenkomsten nog steeds handmatig wordt voorbereid, zal het niemand verbazen dat er heel wat hindernissen bestaan. Met eSignature kost het afhandelen van overeenkomsten geen dagen meer, maar slechts enkele minuten. Stel je eens voor hoeveel tijd je salesteam overhoudt voor extra salestaken als elke medewerker zelfs maar één uur per dag minder spendeert aan contractmanagement!

2. Lagere kosten

DocuSign eSignature neemt de kosten weg die samenhangen met het afdrukken, per post versturen en archiveren van papieren overeenkomsten. Deze kostenbesparing kan oplopen tot gemiddeld 30 euro per overeenkomst. Daarnaast elimineert eSignature ook de verborgen kosten die verband houden met menselijke fouten en NIGO-documenten (Niet In Goede Orde), waarvan de verwerkingskosten tot wel vier keer zo hoog kunnen zijn als voor contracten die wél direct correct worden opgesteld. 

3. Sneller inkomsten boeken

DocuSign eSignature voorkomt fouten en frustraties als gevolg van handmatige handelingen die het salesproces vertragen. Als je contracten sneller kunt afhandelen, staan inkomsten ook sneller in de boeken. Met eSignature wordt tot 82% van de overeenkomsten binnen één dag afgehandeld en 50% zelfs binnen een kwartier. Door een oplossing voor e-handtekeningen te implementeren waarmee je tijdens het ondertekenproces ook direct de betaling kunt innen, kan je organisatie sneller inkomsten boeken.

4. Efficiënter werken 

Verspil niet langer tijd aan het vragen naar statusupdates en vervolgstappen in het overeenkomstproces. Met DocuSign eSignature wordt elke betrokkene in real-time geïnformeerd over wie het document al heeft ondertekend en wie nog niet. Als je hetzelfde document naar een groot aantal ontvangers verstuurt, kan een functie voor bulkverzending kostbare tijd besparen en fouten bij het handmatig kopiëren en versturen van documenten naar meerdere ontvangers voorkomen. Je hoeft alleen maar een lijst met ondertekenaars te importeren, waarna iedereen een uniek exemplaar van hetzelfde formulier ter ondertekening ontvangt. 

Door overeenkomsten sneller goed te keuren (of te beëindigen), verbeteren teams en organisaties de inzichtelijkheid van hun bedrijfsprocessen. Dat betekent minder wachten en meer tijd om te handelen. Doordat medewerkers minder tijd kwijt zijn aan sales-, betalings- en afstemmingsprocessen, kunnen organisaties sneller dan ooit omzet boeken.

Lees meer: Waarom zou ik elektronische handtekeningen moeten gaan gebruiken? 

5. Meer innovatie

Met DocuSign eSignature versnel je de digitale transformatie van je hele organisatie. Door af te stappen van een handmatig ondertekenproces, leggen teams het fundament voor een geavanceerde technologische infrastructuur. 

eSignature doet méér dan alleen het verkrijgen van handtekeningen versnellen, het integreert ook met honderden populaire bedrijfstools en automatiseert tijdrovende, handmatige taken om dubbel werk te voorkomen. Digitale processen zorgen ervoor dat de verschillende afdelingen van je organisatie beter met elkaar verbonden zijn en geven je IT-afdeling meer controle over de volledige technologische infrastructuur. Door digitaal te transformeren, ben je minder geld kwijt aan interne en externe ontwikkelingskosten en voorkom je misgelopen inkomsten door ongerealiseerde innovaties.

6. Betere klantervaring  

Klanten verwachten dat technologie zorgt voor snelheid en gemak. Als je de afhandeling van overeenkomsten moderniseert en de struikelblokken wegneemt die samenhangen met losstaande, handmatige processen, bied je klanten de probleemloze digitale ervaring die ze verwachten, zonder lastige implementatie of risico. 

Met DocuSign eSignature kunnen je klanten, medewerkers en partners altijd en overal overeenkomsten afhandelen, op vrijwel elk apparaat. De Responsive Signing-functie past de documentopmaak automatisch aan de schermgrootte en -richting van het gebruikte apparaat aan. Klanten hoeven dus niet meer te knijpen en in te zoomen op een verkleinde pdf om het document te kunnen lezen.

7. Minder risico's

E-mail is een van de meest kwetsbare platforms voor cyberaanvallen. Toch heeft 80% van de medewerkers wel eens een contract via e-mail verzonden. Als je overeenkomsten digitaal verstuurt en ondertekent, wordt het cyberrisico een stuk lager. Ook het operationele risico en het leveranciersrisico neemt af. Als je contracten digitaal bewaart, is het risico dat je ze onverhoopt kwijtraakt bij calamiteiten kleiner.  

8. Betere naleving

DocuSign voldoet aan de strengste veiligheidsnormen (zoals de AVG en de eiDAS-verordening) die in de EU en elders ter wereld worden gehanteerd. Bij elke juridisch bindende overeenkomst die via eSignature wordt verstuurd, wordt een robuuste audittrail aangemaakt en opgeslagen. Deze audittrail is toelaatbaar als bewijsstuk in de rechtbank.

9. Beter voor het milieu

Bedrijven waar handmatige, papierafhankelijke processen de boventoon blijven voeren, verspillen tijd, geld en papier. Zonder eSignature moeten documenten worden afgedrukt, worden ondertekend en weer worden ingescand. Afgehandelde documenten moeten worden gearchiveerd of vernietigd. Maar als je documenten elektronisch ondertekent, hoeft er niks te worden afgedrukt. Hierdoor verbruik je minder papier en ontstaat er minder afval. Dit is veel beter voor het milieu. Sinds 2003 hebben DocuSign en onze klanten al meer dan 20 miljard vellen papier en 2,5 miljoen bomen bespaard.