8 trends op het gebied van contractmanagement die je in de gaten moet houden

Wie zich wil aanpassen aan de steeds veranderende behoeften van consumenten en op de huidige digitale markt niet achterop wil raken, moet continu streven naar betere processen. Contract Lifecycle Management neemt daarbij een centrale positie in. Best practices voor contractmanagement zijn daarom voortdurend aan verandering onderhevig. 

In 2021 is digitaal contractmanagement niet meer slechts een gespreksonderwerp in de backoffice: het is uitgegroeid tot een waar concurrentievoordeel. Hieronder volgen acht actuele trends op het gebied van contractmanagement waar je niet omheen kunt. 

De acht belangrijkste trends op het gebied van contractmanagement 

1. Versnelde digitale transformatie

De meeste bedrijven dralen al meer dan tien jaar met de realisatie van hun digitale transformatie. COVID-19 heeft hen het afgelopen jaar gedwongen de sprong in het diepe te wagen en de inefficiëntie in hun huidige strategie voor contractmanagement eindelijk aan te pakken. Krapper wordende marges en gedwongen kantoorsluitingen hebben afstandsoplossingen voor de dagelijkse bedrijfsvoering noodzakelijk gemaakt. Daarom zoeken managers van alle denkbare afdelingen naar nieuwe manieren om achterhaalde processen voor documentbeheer te digitaliseren. 

Zo hebben veel organisaties een oplossing voor elektronische handtekeningen ingevoerd om werken op afstand te vereenvoudigen en storende, papierafhankelijke procedures voor contractmanagement overbodig te maken. Aanvankelijk was dit vooral een tijdelijke oplossing voor thuiswerkers. Al snel beseften zakelijk leiders echter dat de voordelen van een online organisatie veel verder gingen dan hun reactie op COVID.  

Dit wordt als volgt verwoord in een onderzoek van Gartner: "wanneer de papierafhankelijke workflow voor een bedrijfsproces eenmaal is gedigitaliseerd, wordt dit al snel het 'nieuwe normaal' – daarmee wordt dan de volgende fase in de digitale transformatie ingeluid." Inmiddels heeft COVID-19 op alle afdelingen de strategie voor procesmanagement behoorlijk op zijn kop gezet. Zo blijkt uit een onderzoek dat Paradoxes Inc. namens DocuSign heeft uitgevoerd bijvoorbeeld dat bijna 68% van alle juridische afdelingen de digitalisering van handmatige processen nu als absolute topprioriteit ziet. 

2. De COVID-reactie: de herontdekte meerwaarde van zakelijke paraatheid en continuïteit

Inkoopteams benaderen bedrijfscontinuïteit vaak reactief. Om te kunnen reageren op een crisis of medewerkers in staat te stellen thuis te werken, is echter een strategische aanpak vereist, geen tactische. Wie bedrijfscontinuïteit wil waarborgen, moet met andere woorden op de juiste plaats beschikken over de juiste tools voordat het noodlot toeslaat. 

Helaas werden veel medewerkers die zich bezighouden met contractmanagement in 2020 volledig verrast door de snelheid waarmee wijzigingen moesten worden doorgevoerd. Organisaties die zich snel kunnen aanpassen of hun workflows kunnen omvormen zonder daarbij de dagelijkse werkzaamheden te ontregelen, zijn veel beter in staat onvoorziene uitdagingen en grote tegenslagen het hoofd te bieden. Bovendien is één ding voor de wereld na de pandemie nu al duidelijk: een flexibelere infrastructuur voor de afhandeling van contracten komt de schaalbaarheid van elke omgeving ten goede.  

Al met al is end-to-end-contractmanagement een eenvoudige manier om de bedrijfscontinuïteit te verbeteren. Als organisaties sneller kunnen schakelen in hun documentbeheerproces, worden trage handmatige procedures overbodig en maken ze de weg vrij voor efficiënte beleidsaanpassingen, het aannemen van tijdelijk personeel en andere operationele uitdagingen. Tel bovendien de kostenbesparing en verbeterde relaties nog eens op bij de lijst met mogelijke voordelen van een nieuwe strategie voor documentbeheer, en de businesscase voor Contract Lifecycle Management wordt nog aantrekkelijker dan deze al was. 

3. Verbeterde efficiëntie en kwaliteit van contractmanagement dankzij end-to-end-automatisering

Bij de traditionele manier om contracten op te stellen, af te stemmen en goed te keuren komen nogal wat handmatige stappen kijken om het proces gaande te houden. Dat kost onnodig veel tijd en verhoogt het risico op menselijke fouten. Automatisering leidt tot minder risico's, betere naleving en meer efficiëntie. 

Een van de grootste knelpunten voor organisaties is het overweldigende aantal operationele procedures dat handmatig moet worden uitgevoerd. Uit een onderzoek van Paradoxes bleek dat 46% van de medewerkers die zich bezighouden met contractmanagement, vindt dat de overvloed aan handmatige taken samenwerking aan contracten lastig maakt. Dubbel werk, onzorgvuldige gegevensoverdracht en een gebrekkige traceerbaarheid zijn andere problemen die alleen maar toenemen naarmate een bedrijf groeit.  Hoe complexer de workflows voor documenten zijn, hoe meer een organisatie dus baat kan hebben bij end-to-end-automatisering. 

Een omvangrijke klantendatabase kan bedrijven die gegevens handmatig overdragen bijvoorbeeld voor behoorlijke uitdagingen en beveiligingsrisico's plaatsen tijdens de contractopstelling. Geautomatiseerde end-to-end-oplossingen voor documentbeheer kunnen worden geïntegreerd in bestaande Systems of Record. Met één klik op een knop kunnen bestaande klant- of productgegevens dan automatisch worden ingevuld, zodat overeenkomsten geheel vrij van fouten worden gegenereerd. 

Tot slot ontstaan dankzij automatisering gestandaardiseerde, configureerbare workflows voor de hele onderneming, waardoor de kwaliteit van contracten en processen toeneemt. Wanneer je je digitale infrastructuur zodanig hebt gestructureerd dat je niet-standaardcontracten of proceswijzigingen efficiënt kunt verwerken, kan niets je organisatie nog verrassen of vertragen bij de afhandeling van overeenkomsten. Een snellere contractopstelling leidt tot snellere omzet, betere klantinteracties en minder verspilde tijd en middelen op alle fronten. 

4. De groeiende rol van kunstmatige intelligentie in contractanalyses 

Kunstmatige intelligentie (AI) is een kreet die vaak te pas en te onpas wordt gebruikt. Toch zijn zakelijke professionals niet altijd doordrongen van de praktische voordelen die een AI-gestuurd contractmanagementproces kan bieden. 

AI kan worden gebruikt om enkele van de grootste knelpunten in elke strategie voor documentmanagement aan te pakken. 47% van de salesteams geeft aan dat het analyseren van niet-standaardovereenkomsten op kansen en risico's in een bedrijfsklimaat met veranderende regelgeving het lastigste onderdeel van het proces is nadat alle handtekeningen eenmaal zijn gezet. 

Nieuwe AI-gestuurde en bedrijfsanalytische tools bieden een eenvoudige oplossing hiervoor. Zo kun je met software voor natuurlijke taalverwerking bijvoorbeeld in een mum van tijd grote aantallen bestaande overeenkomsten doornemen om achterhaalde of riskante formuleringen op te sporen en aan te passen. Bij dit hele proces komt weinig tot geen handmatig werk kijken. Wanneer traditionele goedkeurders van contracten (zoals juridische teams) AI bovendien trainen in het analyseren van contracten, hoeven andere gebruikers in het bedrijf zich niet meer het hoofd te breken over complexe contracten of juridisch jargon. 

Naarmate het bedrijfsleven steeds complexer wordt, moeten contracten vaker opnieuw worden beoordeeld en aangepast. Als je sneller kunt reageren op veranderende wet- en regelgeving, loop je minder risico's en houd je het overzicht, zelfs tijdens de meest complexe sales-, overname- of inkoopprocessen.  

5. Meer behoefte aan en aandacht voor gegevensbescherming

Gegevensbescherming is tegenwoordig belangrijker dan ooit. De Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) is inmiddels een algemeen bekend begrip, en verder komen er nog steeds meer wetten op het gebied van gegevensbescherming bij. 

Omdat de normen echter in elk land weer anders zijn en het aantal cyberaanvallen elk jaar toeneemt, moeten organisaties beseffen dat de voordelen van gegevensbescherming verder reiken dan enkel de naleving van voorschriften. Ze hebben een eenvoudige manier nodig om opkomende (internationale en nationale) trends op de voet te volgen, zodat ze hier snel op kunnen inspelen of bestaande beleidsregels kunnen aanpassen. 

Naleving van wetgeving op het gebied van gegevensbescherming is niet alleen verstandig in juridisch opzicht, maar zorgt ook voor meer klantvertrouwen en beschermt je organisatie tegen interne en externe veiligheidsdreigingen. Professionals op het gebied van contractmanagement in elke sector kunnen de mogelijkheden van AI, elektronische handtekeningen en andere CLM-functies (Contract Lifecycle Management) inventariseren om de bezorgdheden omtrent gegevensbescherming effectief weg te nemen. 

6. Klimaatbewust contractmanagement staat hoog op de agenda van elk internationaal georiënteerd bedrijf

De toeleveringsketen en verzending van producten zijn samen verantwoordelijk voor zo'n 50% tot 70% van de CO2-uitstoot van bedrijven – en 3% van de totale uitstoot wereldwijd. Volgens een rapport van CDP zien 215 van de grootste multinationals ter wereld klimaatverandering als een ernstige dreiging voor het bedrijfsleven. Met bijna $ 1 biljoen (én onze planeet) op het spel, bevestigde 73% van de bedrijven die deelnamen aan het onderzoek dat klimaatgerelateerde risico's inmiddels aandacht op directieniveau krijgen. 

Klimaatbewust contractmanagement wordt steeds meer gezien als een belangrijke oplossing om de toenemende milieu-impact van bedrijven aan te pakken. Ook hierbij kan het weer lastig zijn om te achterhalen wat er precies in je huidige overeenkomsten staat, en contracten en clausules te vinden die betrekking hebben op (of niet voldoen aan) klimaatgerelateerde regelgeving. 

Digitale contracttechnologie maakt bovendien de papierverspillende processen overbodig waar achterhaalde strategieën voor contractmanagement nog altijd zwaar op leunen. Als papier geen rol meer speelt in de afhandeling van overeenkomsten, neemt de milieu-impact direct sterk af. 

7. Strategieën voor digitale identificatie stimuleren het snel en veilig delen van informatie

We zijn het inmiddels allemaal wel gewend dat we ons dagelijks moeten legitimeren – of we nu onze smartphone ontgrendelen of onze pincode gebruiken om een aankoop te doen. In het bedrijfsleven is het niet anders, al staat daar wel meer op het spel. Door analoge identificatiemethoden te vervangen door nieuwe, digitale oplossingen vergroot je de efficiëntie en zorg je voor een betere beveiliging in elke fase van het proces voor contractmanagement. 

Naarmate werken op afstand gebruikelijker wordt en wetten veranderen, zal digitale identificatie een steeds centralere rol gaan spelen bij de overdracht van gevoelige informatie tussen verschillende partijen. Gelukkig kunnen alle gebruikers met de inzet van nieuwe technologieën makkelijk en veilig worden geverifieerd.

Digitale identificatie bevordert niet alleen de gegevensbescherming, maar maakt het voor eindgebruikers ook makkelijker om informatie te raadplegen en beheren. Zo gaat een goede klantervaring dus gepaard met een betere zakelijke beveiliging. 56% van de HR-professionals denkt dat identiteitsbeheer de komende vijf jaar van doorslaggevend belang wordt voor hun succes.  

Hoewel dit nog een relatief nieuw gebied is, zal de grootschalige implementatie van software voor biometrische identificatie en gezichtsherkenning het identificatieproces eenvoudiger en veiliger maken. Aanmeldingen met gebruikersnaam en wachtwoord of verificatieapps van derde partijen worden hierdoor wellicht overbodig.

8. Een betere ervaring voor klanten en medewerkers dankzij efficiënte contracten

De klantervaring is altijd al een belangrijke katalysator voor procesverbetering geweest, en dat zal in de toekomst niet veranderen. Naarmate technologische ontwikkelingen echter doordringen in alle aspecten van een bedrijf, zullen klanten minder geneigd zijn trage, handmatige processen uit het verleden nog te tolereren, vooral wanneer concurrenten in elke sector hun zaken wél steeds efficiënter aanpakken.

Daardoor komt er nog meer nadruk te liggen op persoonlijke, gestroomlijnde klantervaringen. Op het gebied van contractmanagement kun je dan denken aan het aanbieden van een eenvoudiger en efficiënter onboardingsproces voor klanten, leveranciers of patiënten. Alle partijen moeten makkelijk op elk apparaat en elke locatie benodigde documenten kunnen invullen, ondertekenen en verzenden. 

PDF's die achtereenvolgens handmatig moeten worden gedownload, afgedrukt, ingevuld, ondertekenend, gescand en verzonden worden bijvoorbeeld gezien als een bron van irritatie. Organisaties die nog werken met vergelijkbare verouderde procedures voor contractmanagement maken het leven van klanten onnodig ingewikkeld, remmen de productiviteit van hun medewerkers en lopen omzet mis, aangezien de afhandelingstijd langer duurt en het invullen van tijdrovende formulieren vaak voortijdig wordt afgebroken. 

Wanneer klanten en medewerkers minder tijd kwijt zijn aan handmatige, papierafhankelijke processen neemt niet alleen hun tevredenheid toe, maar kan het management ook meer tijd besteden aan bredere bedrijfsstrategieën en algemenere aandachtspunten. 

Bereid je vandaag nog voor op de toekomst van contractmanagement 

Een investering in nieuwe technologie om een snellere digitale transformatie mogelijk te maken zou bij elke vooruitstrevende professional die zich bezighoudt met contractmanagement hoog op de agenda voor 2021 moeten staan. 

Naarmate bedrijven groeien, zijn er meer personen betrokken bij het contractproces en neemt ook de complexiteit toe. Door de meest actuele trends op het gebied van contractmanagement op de voet te volgen, kun je een strategie voor documentmanagement ontwikkelen waarmee efficiëntere, veiligere en klantgerichtere bedrijfspraktijken nog vele jaren worden gestimuleerd.