5 tips voor het perfecte kantoor aan huis

Als gevolg van de huidige situatie zijn veel mensen gedwongen om vanuit huis te werken. Voor de een is dat makkelijker dan voor de ander. Daarom hebben we de vijf beste tips voor het perfecte kantoor aan huis op een rijtje gezet.

1. Tover je werkruimte om tot een ware oase

Orde en rust: dat is waar het om draait in het perfecte thuiskantoor. Geef chaos geen kans en begin je werkdag gestructureerd. Een goed georganiseerd kantoor werkt motiverend. Bovendien draagt het bij aan je productiviteit en houd je daarmee perfect overzicht over al je documenten en afspraken. Zet al je pennen bij elkaar in je favoriete mok en haal een whiteboard in huis, waarop je al je aantekeningen kunt maken. Dan hoef je niet steeds naar losse briefjes te zoeken.

Maar het houdt niet op bij een goede organisatie. Ook goede verlichting is onontbeerlijk voor je eigen werkoase. Goed licht maakt je alerter, gemotiveerder en is ook nog eens beter voor je ogen.  Zorg er dus voor dat het algemene verlichtingsniveau in je kantoor prettig is. Dat kan met natuurlijk daglicht, maar ook met goede plafondverlichting. Voeg vervolgens accentverlichting toe om je bureau nog eens extra goed te verlichten. Een werkplek direct aan het raam, aangevuld met een tafellamp, is dus eigenlijk ideaal.

Geef wat meer uit aan een ergonomische stoel, of aan de sportievere variant: een zitbal. Vergeet niet dat de stoel waar je op zit in feite je zakenpartner is: je werkt de hele dag met elkaar samen. Het is dan ook de moeite waard om in een comfortabele bureaustoel te investeren: vanwege de productiviteitswinst, maar ook vanwege je gezondheid. De perfecte zitpartner biedt je de mogelijkheid om verschillende werkhoudingen aan te nemen en vermindert daarmee de belasting op de lumbale wervelkolom, rug, nek en schouders: daar kun je geen prijskaartje aan hangen!

2. Boven business, beneden feest

De grootste valkuil voor thuiswerkers is zonder twijfel de mogelijkheid om de hele dag in pyjama rond te lopen. Het is belangrijk om vast te houden aan je normale routine om ook thuis efficiënt te kunnen werken. Normaal douchen en aankleden ter voorbereiding op de dag hoort daar nu eenmaal bij. Blijf niet de hele dag in je nachtkleding zitten, maar kleed je aan en bereid je voor zoals je voor een normale kantoordag ook zou doen. Het is bewezen dat kleding een enorme psychologische impact heeft op ons dagelijks leven. Door de dag heen hebben we verschillende 'petten' op: werknemer, ouder, partner, atleet. De verschillende outfits die we daarbij dragen, helpen ons brein en ons lichaam om over te schakelen naar de rol die bij die 'pet' hoort. Het is dan ook aan te raden om je kleding aan te passen aan het werk, zelfs als je gewoon thuis bent. Werktijd? Werkkleding! Yogatijd? Yogakleding! Overwerken? Maak het jezelf gemakkelijk, alsof je net thuis bent gekomen van kantoor. Met de juiste outfit ben je productiever bij elke taak die je thuis doet.

Als all-business een beetje té is, probeer dan de boven business/beneden feest-look eens uit. Trek gewoon een blazer, blouse of overhemd aan, maar die pyjamabroek hoeft niet uit.

Of trek direct een sportbroek aan en gaan met die banaan.

3. Wellness-breaks

Elke werkdag heeft pauzes. Maar niet elke pauze is even effectief en ontspannend. Haal het meeste uit je pauze en ga het huis uit. Maak een wandeling of ga een rondje hardlopen, want het is bewezen dat sporten je productiviteit op het werk verhoogt. Sporten draagt bij aan een beter geheugen, diepere concentratie en grotere creativiteit; stuk voor stuk eigenschappen die ons kunnen helpen in ons kantoor aan huis.

Bijzondere snacktips van DocuSign

Probeer eens een nieuw recept uit en word in je pauze meesterbakker of chef-kok. Sla de chocola, chips of winegums een keer over en bak zelf havermoutkoekjes, gezonde proteïnebrownies of maak een heerlijke smoothie bowl. Herontdek je eigen kookvaardigheden en verras je familie, partner of vrienden.

Maar als je de chips toch niet helemaal wilt opgeven, dan hier mijn persoonlijke tip: zet niet de hele zak chips naast de computer. Neem in plaats daarvan een klein schaaltje.

Vind je het ondanks alle pauzes moeilijk om thuis productief te blijven? Lees dan onze blog Gemotiveerd en productief blijven wanneer je thuiswerkt.

4. Praten tot je een ons weegt

Communicatie is essentieel voor ieder bedrijf. Vergeet dan ook niet te communiceren vanuit je thuiskantoor. Of nog beter: communiceer te veel! Organiseer virtuele high-tea-middagsessies met je collega's en klanten, waarin je het laatste nieuws met hen kunt bespreken.  Deze virtuele vorm van communicatie is grenzeloos: het was nog nooit zo eenvoudig om vanuit huis zoveel belangrijke zakelijke meetings te organiseren met talloze mensen over de hele wereld. Vertragingen als gevolg van een treinuitval of files behoren tot het verleden. Nu kun je deze tijd zinvol besteden.

We doen het allemaal. We kiezen de makkelijke weg en schakelen de camera bij een videoconferentie snel uit. Ieder mag natuurlijk zelf kiezen: het is niet verplicht om de camera in te schakelen, maar toch is het een gebaar dat, ondanks de afstand, een gevoel van nabijheid kan geven. Creëer een situatie die zo echt mogelijk aanvoelt en praat virtueel face-to-face met je collega's en medewerkers.  Als je tip 2 hebt opgevolgd, zou dit ook geen probleem moeten zijn.

Bij DocuSign organiseren we wekelijks virtuele koffiepauzes en zelfs quizavonden via Zoom. Dus we kunnen nog steeds tijd samen doorbrengen, ondanks dat we vanuit huis werken. Het is écht leuk en onze teams over de hele wereld doen er met veel plezier aan mee, dus probeer het zelf ook eens uit.

5. Computer uit aan het eind van de dag!

Een andere valkuil voor het kantoor aan huis is de verleiding om 'snel iets op te zoeken', ook al ben je al klaar voor de dag. Hoe vaak bedenk je na het avondeten nog iets wat je snel nog even kan doen. Je denkt: "Ik heb alles wat ik nodig heb toch al binnen handbereik." Maar verlies de grens tussen werk en vrije tijd niet uit het oog. Het is belangrijk dat je een duidelijke scheiding aanbrengt in je dag. Als je eenmaal werk gaat doen in je vrije tijd, wordt de drempel om ook vrijetijdsdingen te doen onder werktijd steeds lager. Duidelijke werktijden vormen dan ook de basis voor een goede balans tussen werk en privé. Zet je computer na het werk dus gewoon uit.

Dit waren onze DocuSign tips voor het perfecte kantoor aan huis. In deze ongekende, uitdagende tijd probeert DocuSign bedrijven en particulieren te ondersteunen. We helpen momenteel veel bedrijven om zich aan te passen aan deze situatie en nieuwe uitdagingen aan te gaan.

Bij DocuSign geloven we dat we samen sterk staan. Lees hier meer over onze maatregelen naar aanleiding van COVID-19.