12 essentiële tools voor kleine bedrijven

Voor een modern, snelgroeiend bedrijf moet de focus liggen op het bieden van een onovertroffen klantervaring. Naarmate het klantenbestand groeit, neemt ook de diversiteit en complexiteit van de behoeften toe. Je bedrijf moet zich continu kunnen aanpassen om aan die behoeften te voldoen. Wil je meer klanten aantrekken, moet je het als bedrijf gemakkelijk en lonend maken voor je klanten om zaken met je te doen.

Het goede nieuws is dat er software bestaat waarmee je aan de behoeften van de meeste nieuwe klanten kunt voldoen. Het is echter een flinke uitdaging om te bepalen welke software aansluit op jouw wensen. Bovendien moet je ze integreren met je bestaande applicaties voor een naadloze ervaring. Een dergelijk geïntegreerd platform biedt veel gebruiksgemak voor klanten, maar het opzetten ervan is geen sinecure. Je moet goed kunnen inspelen op de klantbehoeften en een langetermijnvisie hebben, zodat elke nieuwe technologische aanwinst ook daadwerkelijk iets toevoegt.

Heb jij een snelgroeiend bedrijf dat de volgende stap wil zetten en handmatige processen wil vervangen door krachtige SaaS-tools? Laten we dan eens kijken welke workflows kunnen worden verbeterd met cloudgebaseerde oplossingen en specifieke tools om snel nieuwe waarde te creëren.

Betalingsverwerking en financiën

Als je als snelgroeiend bedrijf het aantal binnenkomende betalingen niet kunt bijbenen, is dat een fijn probleem. Maar het is wél een probleem. Door het snel op te lossen, voorkom je potentiële knelpunten in de toekomst. Door het gemakkelijk te maken voor je klanten om te betalen, vergroot je de klanttevredenheid, boek je sneller omzet en houden je medewerkers meer tijd over voor nieuwe winstgevende projecten. Dat is dus een belangrijke stap voor snelgroeiende bedrijven.

Bedrijven kunnen SaaS-tools niet alleen gebruiken voor het verwerken van betalingen, maar ook om de omzet en onkosten te bekijken en beheren. Deze oplossingen stroomlijnen eentonige, handmatige taken en bieden een historisch overzicht van financiële gegevens.

• Intuit eSignature zorgt ervoor dat klanten heel gemakkelijk hun belastingdocumenten kunnen verwerken. In plaats van de belastingaangifte te faxen, scannen en op de bus te doen, houdt Intuit een elektronisch logboek bij van de activiteiten, waardoor je op een veilige, eenvoudige manier documenten kunt uitwisselen met je klanten.
• NetSuite is een veelgebruikte ERP-tool (Enterprise Resource Planning) voor het beheer van de administratie, voorraad, e-commerce en nog veel meer. NetSuite is onderdeel van de Oracle-familie en is bij uitstek geschikt voor internationale bedrijven die actief zijn in meerdere landen en te maken hebben met verschillende talen en valuta's.

Customer Relationship Management (CRM)

Kleine bedrijven hebben de tijd en middelen om al hun aandacht te richten op hun klanten. Wanneer die bedrijven groeien en nieuwe klanten binnenhalen, wordt het steeds moeilijker om voldoende aandacht te besteden aan elke klant en de relatie met de klant te laten groeien. Als je als bedrijf van plan bent om je klantenbestand flink uit te breiden, moet je een plan hebben om je klanten vanaf begin af aan tevreden te houden.

Een CRM-systeem geeft snelgroeiende bedrijven de tools die ze nodig hebben om vanaf het eerste contact automatisch klantgegevens te verzamelen en de communicatie met zowel potentiële als bestaande klanten te stroomlijnen. Daarnaast krijg je met CRM-software vanuit één scherm een compleet overzicht van al je accounts, met daarin informatie over onder andere betaalgegevens, contractstatus en systeemactiviteiten.

• Salesforce stelt bedrijven in staat om elke klant een ervaring op maat te bieden. Bedrijven van elke omvang gebruiken Salesforce om uitgebreid inzicht te krijgen in hun klanten en praktische dashboards te maken. Op deze manier kun je als bedrijf acties afstemmen op je klanten. Salesforce kan worden geïntegreerd met honderden andere zakelijke tools om klantactiviteiten te volgen en klanten een persoonlijke ervaring te bieden.
• Zoho CRM is speciaal ontwikkeld om repetitieve, klantgerichte werkzaamheden te automatiseren binnen een breed scala aan kanalen, waaronder telefoon, e-mail, chat en social media. De realtime rapportagedashboards visualiseren klantgegevens, zodat je teams een compleet overzicht krijgen van je klantenbestand of specifieke segmenten juist nader onder de loep kunnen nemen.
• ConvergeHub is een all-in-one CRM-systeem dat gericht is op kleine bedrijven. Het is een centraal platform met functies voor sales, marketing en klantenservice. Met ConvergeHub kunnen bedrijven sjablonen gebruiken om documenten te verzenden naar klanten, waar en wanneer ze maar willen en op elk apparaat.

Human Relations

Naarmate een team groeit, zijn er meer middelen nodig om het interne personeel te beheren. Hoe groter je personeelsbestand wordt, hoe belangrijker het wordt om al je medewerkers tevreden te houden. Je medewerkers zijn namelijk het eerste aanspreekpunt voor klanten, dus als je medewerkers tevreden zijn, zijn je klanten dat ook. Met SaaS-tools kunnen snelgroeiende bedrijven vacatures vullen, nieuwe medewerkers onboarden en middelen beschikbaar stellen aan de huidige medewerkers.

Een robuust technologiesysteem zorgt ervoor dat het HR-team van een bedrijf de interactie met medewerkers kan standaardiseren en stroomlijnen. Om dit te bewerkstelligen, is het vooral belangrijk om papierwerk te voorkomen, bijvoorbeeld met een krachtig cloudgebaseerd systeem. Bovendien bieden dergelijke systemen nog meer voordelen, zoals integratie met bestaande technologie om de relatie met je medewerkers te verbeteren.

• JobScore is een vooraanstaand ATS-systeem (Applicant Tracking System) dat het wervings- en indienstnemingsproces vereenvoudigt. Deze tool biedt verschillende mogelijkheden om een aantrekkelijke vacaturesite te maken, de gegevens van sollicitanten te beheren, sollicitatiegesprekken te plannen en baanaanbiedingen te doen. JobScore is ook uitgerust met analysetools, waarmee je inzicht krijgt in de kosten en tijd van het wervingsproces en nog veel meer.
• Zoho is een compleet CRM-platform waarmee je op een centrale plek de sales, marketing en klantenondersteuning kunt beheren. Met de DocuSign-uitbreiding krijgen gebruikers toegang tot elektronische handtekeningen, wat nodig is om snel overeenkomsten in te vullen en goed te keuren, én veilig documenten te openen en ondertekenen. En dat allemaal rechtstreeks vanuit Zoho CRM.
• Copper is een CRM-systeem dat is gemaakt voor Google en G Suite. Door Copper te integreren met DocuSign, kunnen gebruikers in een handomdraai vanuit DocuSign contactgegevens uploaden, documentsjablonen gebruiken en documenten verzenden voor digitale ondertekening.

Content- en documentbeheer

Naarmate bedrijven groeien, worden er bergen aan content gemaakt, die vaak worden opgeslagen op afzonderlijke locaties. Het salesteam slaat bijvoorbeeld zijn documenten op de ene locatie op, het marketingteam weer op de andere locatie en ga zo maar door. Het is duidelijk dat die strategie niet op grote schaal werkt. Het is van essentieel belang dat je het juiste document op het juiste moment kunt vinden om klanten te behouden. Door ervoor te zorgen dat je klanten niet lang hoeven te wachten op hun aanvragen en je content is afgestemd op je klanten, waarborg je de klanttevredenheid.

Moderne bedrijven genieten enorme voordelen door alle documenten op een centrale locatie in de cloud op te slaan. Je medewerkers zijn minder tijd kwijt aan het opsporen van documenten en bovendien wordt de samenwerking tussen de leden van een team of zelfs medewerkers van verschillende afdelingen versterkt. Een doordachte oplossing voor contentbeheer is onontbeerlijk voor een snelgroeiend team.

• Box is een cloudplatform voor contentbeheer, waarmee je altijd en op elk apparaat veilig kunt samenwerken met anderen. Dankzij de integratie van DocuSign met Box kun je nu bestanden verzenden en ondertekenen rechtstreeks vanuit je Box-account. DocuSign is automatisch toegevoegd als standaardtoepassing voor gebruik met je Box-account.
• Google Drive is een veilige omgeving waarin je al je documenten kunt opslaan en vanaf elk gewenst apparaat kunt openen. De documenten die in Google Drive zijn opgeslagen, kunnen gemakkelijk worden gedeeld met interne of externe medewerkers. Google Workspace biedt snelgroeiende bedrijven productiviteitsverhogende tools voor e-mail, contentsamenwerking en documentopslag.
• Smartsheet is een cloudgebaseerd platform waarmee teams hun taken kunnen bijhouden en in realtime kunnen samenwerken vanuit een centrale plek. Klanten gebruiken Smartsheet om projecten te plannen, registreren, beheren en automatiseren en erover te rapporteren. Hierbij krijgt elk teamlid geconsolideerde updates over de werkzaamheden van het gehele team.

De DocuSign-toolkit

Al deze SaaS-tools hebben twee belangrijke voordelen: ze maken het mogelijk voor kleine bedrijven om processen te verbeteren naarmate het bedrijf groeit en ze bieden inzicht in die processen om later van te kunnen profiteren. Moderne, snelgroeiende bedrijven gebruiken deze tools om hun teams te stroomlijnen en alledaagse werkzaamheden op grote schaal te beheren.

In dit handboek zijn vier onderdelen van snelgroeiende bedrijven aan bod gekomen die kunnen profiteren van krachtige clouddiensten. Maar bedrijven kunnen nog meer aspecten stroomlijnen met SaaS-technologie. Wie slim is voert een uitgebreide audit uit om te bepalen van welke workflows de efficiëntie verbeterd kan worden met een SaaS-product. Maak vervolgens een plan voor een infrastructuur met producten die het beste aansluiten op je behoeften en ga na welke tools naadloos integreren met je bestaande systemen.

Welke van deze SaaS-producten je ook kiest, DocuSign is de ideale aanvulling op je systeem. DocuSign biedt niet alleen integratiemodules voor alle bovenstaande producten, maar nog honderden andere systemen. Nu elektronische handtekeningen en digitale overeenkomsten binnen elk snelgroeiend bedrijf als essentieel worden gezien, is een tool om de bijbehorende processen te stroomlijnen en transactiegegevens van contracten op te slaan van onschatbare waarde. Als deze tool dan ook nog eens gekoppeld kan worden aan de andere SaaS-producten binnen het bedrijf, is deze tool misschien wel het meest waardevolle onderdeel van het systeem.

Voor meer informatie over de technologieën uit dit handboek en andere krachtige tools die integreren met DocuSign bekijk je het overzicht van DocuSign-oplossingen.