10 documenten die je makkelijk online kunt ondertekenen

Door COVID-19 is het steeds gebruikelijker geworden om thuis te werken en documenten online te ondertekenen. Met online ondertekening kunnen organisaties en personen sneller actie ondernemen op overeenkomsten, en processen beter stroomlijnen. De volgende tien documentsoorten kunnen makkelijk online worden ondertekend.

1. Geheimhoudingsverklaringen

Een geheimhoudingsverklaring wordt ook wel een NDA genoemd en beschrijft hoe informatie of ideeën op vertrouwelijke wijze mogen worden gedeeld, bijvoorbeeld met een leverancier, marketingbureau, financieel adviseur of jurist. NDA's kunnen gelden voor één of beide partijen, afhankelijk van wie er informatie deelt. Zonder NDA loop je het risico dat anderen de gedeelde informatie gebruiken zonder dat je daarvoor toestemming hebt gegeven. Met een oplossing voor elektronische handtekeningen kun je vooraf goedgekeurde NDA's makkelijk op afstand verzenden naar alle relevante ondertekenaars. 

2. Aanbestedingen/offerteaanvragen

Een aanbesteding of offerteaanvraag is een zakelijk document waarin de details van een project uiteen worden gezet, met als doel een bod op te vragen bij leveranciers en derde partijen die het betreffende contract mogelijk kunnen vervullen. In de aanbesteding/offerteaanvraag worden de contactvoorwaarden, biedingsbepalingen en andere noodzakelijke informatie beschreven. Offerteaanvragen worden veel gebruikt door overheidsinstellingen. Aannemers en andere instellingen dingen mee en proberen het contract binnen te halen. Hoewel een offerteaanvraag geen contract is, moet het document mogelijk wel intern worden ondertekend door goedkeurders voordat het wordt vrijgegeven. Zo weet je zeker dat het alle benodigde informatie bevat. Daarnaast kun je ook aan leveranciers vragen om hun bod te ondertekenen. Daarmee bevestigen zij dan dat alle verstrekte informatie waar is en een getrouwe afspiegeling van hun kunnen vormt.

3. Salescontracten

Een salescontract is een overeenkomst tussen een koper en een verkoper. Zowel particuliere als zakelijke contracten kunnen online worden ondertekend. Een salescontract beschermt beide partijen doordat het de details van de transactie beschrijft en precies aangeeft wat de aankoop omvat. In een salesovereenkomst kun je de prijs, een beschrijving van de producten, de leverings- en garantievoorwaarden, enz. opnemen. Wanneer je zorgt dat deze online kan worden ondertekend, versnel je daarmee de salestransactie.  

4. Raamovereenkomsten

Een raamovereenkomst is een typische contractvorm voor een doorlopende klantrelatie. In dit contract leggen twee partijen de exacte voorwaarden voor werk vast. Dit vormt dan het kader voor hun toekomstige samenwerking. Raamovereenkomsten bevatten meestal algemene bepalingen, zoals de betalingsvoorwaarden, voorwaarden voor de beslechting van geschillen, intellectuele eigendomsrechten, en meer. Een raamovereenkomst is juridisch bindend en bij wet afdwingbaar.

5. Baanaanbiedingen

Een baanaanbieding bevat de details van een aangeboden functie, plus een globale schets van het bijbehorende werkrooster. Verder wordt hierin vermeld waar medewerkers alle details over hun arbeidsvoorwaarden kunnen vinden. Veel bedrijven vragen sollicitanten hun baanaanbieding te ondertekenen, waarna deze onderdeel wordt van hun arbeidscontract.

6. Arbeidscontracten

Alle medewerkers hebben een arbeidscontract met hun werkgever. Een arbeidscontract bevat alle arbeidsvoorwaarden, waaronder de omstandigheden, verantwoordelijkheden, rechten en plichten. Als je zorgt dat een contract makkelijk online kan worden ondertekend, bied je nieuwe medewerkers een veel soepeler en sneller onboardingsproces op afstand. 

7. Huurovereenkomsten

Er zijn allerlei huurovereenkomsten die online kunnen worden ondertekend, zoals contracten voor woonruimte of leaseovereenkomsten voor auto's. Vraag je je af of elektronische handtekeningen in zulke gevallen juridisch bindend zijn? Lees dan ons blog over de rechtsgeldigheid van elektronische handtekeningen in Nederland. 

8. Inkooporders

Een inkooporder is een aanbod voor de aankoop van goederen. Wanneer het wordt verzonden is het nog geen contract, maar dat verandert zodra de koper de order accepteert. Meestal heeft een bedrijf een goedkeuringsproces voor het volledige traject van inkooporders, van het aanmaken tot het sluiten. Een oplossing voor elektronische handtekeningen kan je helpen dit traject te doorlopen, zodat inkooporders binnen enkele minuten in plaats van dagen kunnen worden afgehandeld.

9. Financiële documenten 

Veel financiële overeenkomsten kunnen online worden ondertekend, denk bijvoorbeeld aan persoonlijke kredietovereenkomsten of documenten om een nieuwe bankrekening te openen. Omdat banken en andere financiële instellingen steeds vaker streven naar papierloze processen en een betere klantervaring, is online ondertekening inmiddels haast onmisbaar voor een snelle afhandeling van overeenkomsten. Financiële dienstverleners moeten bij online ondertekening voldoen aan strenge verificatieprocedures in het kader van 'ken je klant' (Know Your Customer – KYC) om te bevestigen dat nieuwe klanten zijn wie ze beweren te zijn. Oplossingen voor elektronische handtekeningen worden vaak gecombineerd met legitimatie op afstand om identiteitscontroles in goede banen te leiden.

10. Petities

Met een openbare petitie kunnen particulieren handtekeningen verzamelen en deze aan de overheid aanbieden om aan te dringen op actie. Zulke petities kunnen elektronisch worden aangemaakt en ondertekend. Dankzij elektronische ondertekening is het eenvoudig om snel veel handtekeningen te verzamelen.

Met DocuSign eSignature kan de afhandeling van overeenkomsten aanzienlijk sneller verlopen. Organisaties die online ondertekening van documenten vereisen, zullen hier dan ook echt baat bij hebben. Met eSignature wordt 82% van de DocuSign-overeenkomsten binnen één dag ondertekend, en 49% zelfs binnen een kwartier. DocuSign-overeenkomsten zijn ook veilig: ze worden verzegeld en bevatten een in de rechtbank toelaatbare audittrail. Ontdek hoe je documenten elektronisch ondertekent of begin vandaag nog met een gratis proefperiode.