Privacyverklaring sollicitanten en kandidaten
Versiedatum: 1 januari 2020
Uw privacy is belangrijk voor ons. Deze verklaring geeft aan hoe DocuSign, Inc. en haar gelieerde ondernemingen (“ons,” “onze,” of “wij”) persoonlijke informatie van sollicitanten of kandidaten (gezamenlijk “u”) verzamelt en gebruikt en/of wanneer u zich toegang verschaft tot onze carrièrewebsites, inclusief docusign.com/company/careers (de “Sites”) of deze gebruikt.
Deze verklaring heeft geen betrekking op uw gebruik van de diensten van DocuSign als consument of op websites en apps van derden die u mogelijk gebruikt, inclusief gelinkte websites en apps van onze Sites. U dient de voorwaarden en het beleid voor websites en apps van derden te lezen voordat u op een link klikt.
Wij raden u aan deze verklaring volledig te lezen om er zeker van te zijn dat u volledig geïnformeerd bent. Als u echter een bepaalde sectie van deze verklaring wilt raadplegen, verwijzen wij u naar de onderstaande inhoudsopgave.
1. Hoe we persoonlijke informatie verzamelen
Wij verwerken uw persoonlijke informatie met het oog op het invullen van openstaande vacatures en het aanwerven van kandidaten. Zie sectie 2 (Gebruik van persoonlijke informatie) voor de manier waarop we uw persoonlijke informatie gebruiken en sectie 3 (Delen van persoonlijke informatie) voor derden met wie we uw persoonlijke informatie delen.
Bepaalde persoonlijke informatie verzamelen we rechtstreeks van u, zoals wanneer u op formulieren een naam of e-mailadres invult. We kunnen ook persoonlijke informatie over u verzamelen via andere bronnen, bijvoorbeeld als we uw contactgegevens vinden op websites zoals, maar niet beperkt tot, LinkedIn of als we samenwerken met wervingsbureaus die contactgegevens van mensen kunnen verstrekken die mogelijk geïnteresseerd zijn in een baan bij DocuSign.
U hebt keuzes met betrekking tot het bezoeken van onze Sites of het ons verstrekken van persoonlijke informatie. Voor de mogelijke keuzes die u hebt, zie sectie 5 (Uw keuzes) van deze verklaring.
Persoonlijke informatie die we van u verzamelen.
We verzamelen de volgende categorieën van persoonlijke informatie:
-
Identificatienummers en contactgegevens, zoals naam, geboortedatum, overheidsidentificatienummers, foto, e-mailadres, postadres en telefoonnummer.
-
Professionele of werkgerelateerde informatie, zoals cv, status van verblijfsvergunning en werkvergunning, werkverleden, professionele achtergrond, werk en persoonlijke referenties, socialmedia-handle of LinkedIn-profiel.
-
Opleidingsinformatie, zoals opleidingshistoriek, kwalificaties, certificeringen en vaardigheden.
-
Gegevens voor het monitoren van diversiteit, wanneer het verzamelen van dergelijke gegevens wettelijk is toegestaan, zoals veteranenstatus, geslacht, ras, etnische afkomst en handicaps.
-
Informatie over burgerschap of immigratiestatus, bijvoorbeeld voor visumdoeleinden, en informatie over het recht op werk.
-
Locatiebewaking ter plaatse voor beveiligingsdoeleinden, zoals videobewaking wanneer u in onze gebouwen bent voor een sollicitatiegesprek.
-
Andere persoonlijke informatie die u vrijwillig aan ons heeft verstrekt in het kader van uw sollicitatie, zoals contactgegevens van referenties, informatie die in een sollicitatiegesprek wordt verstrekt, verloningshistoriek en uw persoonlijke situatie.
Uw belangrijkste keuze inzake dit soort persoonlijke informatie is eenvoudigweg het niet verstrekken ervan, zoals door niet te solliciteren bij DocuSign. Voor andere mogelijke keuzes die u hebt, zie sectie 5 (Uw keuzes) van deze verklaring.
Persoonlijke informatie die we verzamelen van andere bronnen. We kunnen persoonlijke informatie over u verzamelen van anderen, zoals:
-
Bronnen van derden. Voorbeelden van bronnen van derden zijn onder meer wervingsbureaus, bureaus voor antecedentenonderzoek, dienstverleners, voormalige werkgevers en/of scholen en onderwijsinstellingen, openbaar beschikbare informatie op websites of sociale media (bijvoorbeeld bij het solliciteren via LinkedIn), en anderen voor wie het wettelijk toegestaan is om uw persoonlijke informatie met ons te delen. Als u zich bijvoorbeeld registreert om gecontacteerd te worden door potentiële werkgevers op een andere website, kan de website mogelijk uw persoonlijke gegevens aan ons verstrekken.
-
Personen die u doorverwijzen. Andere personen kunnen ons mogelijk uw persoonlijke informatie geven. Als een vriend bijvoorbeeld denkt dat u geïnteresseerd bent in een baan bij DocuSign, kan hij of zij ons uw contactgegevens en cv bezorgen.
-
Combineren van persoonlijke informatie uit verschillende bronnen. We kunnen de persoonlijke informatie die we van andere bronnen ontvangen combineren met persoonlijke informatie die we van u verzamelen en gebruiken zoals beschreven in deze verklaring.
2. Gebruik van persoonlijke informatie
In het algemeen verzamelen, gebruiken, bewaren en verwerken wij uw persoonlijke informatie om:
-
uw sollicitatie te verwerken;
-
uw relatie met ons te beheren;
-
u te evalueren in het wervings- en aanstellingsproces, inclusief om te beoordelen of u in aanmerking komt voor beschikbare functies bij DocuSign;
-
u te contacteren (inclusief via e-mail) of anderen namens u te contacteren over geschikte vacatures, wanneer deze zich voordoen;
-
diversiteit en gelijke kansen op werk te monitoren;
-
te voldoen aan wettelijke verplichtingen; en
-
wervingstrends te analyseren met geaggregeerde en anonieme gegevens.
Ander gebruik. We kunnen de persoonlijke informatie die we verzamelen combineren ("aggregeren") of stukjes persoonlijke informatie verwijderen ("anonimiseren") om de identificatie van een persoon te beperken of te voorkomen om te helpen met doelstellingen als onderzoek en werving. Deze verklaring is niet van toepassing op ons gebruik van dergelijke geaggregeerde of geanonimiseerde informatie.
Rechtsgrond voor de verwerking van uw persoonlijke informatie. Als de Europese wetgeving inzake gegevensbescherming van toepassing is en DocuSign als verwerkingsverantwoordelijke optreedt, is onze rechtsgrond voor het verzamelen en gebruiken van de persoonlijke informatie die in deze verklaring wordt beschreven afhankelijk van de betreffende persoonlijke informatie en de specifieke context waarin we deze verzamelen of gebruiken.
Normaal gesproken verzamelen of gebruiken we persoonlijke informatie van u of anderen wanneer de verwerking in ons rechtmatige belang is en niet ondergeschikt is aan uw belangen op het gebied van gegevensbescherming of fundamentele rechten en vrijheden. In sommige gevallen hebben we een wettelijke verplichting om persoonlijke informatie te verzamelen of te bewaren of hebben we de persoonlijke informatie nodig om uw vitale belangen of die van een andere persoon te beschermen. Ons rechtmatige belang kan bijvoorbeeld zijn om:
-
Persoonlijke informatie te bewaren om te voldoen aan de toepasselijke wet- en regelgeving voor arbeids- en ondernemingsraden.
-
Persoonlijke informatie te gebruiken om de communicatie met u te vergemakkelijken en gegevensanalyses uit te voeren om te zorgen dat geschikte kandidaten en prospecten worden aangeworven in overeenstemming met de beste wervingspraktijken.
-
Onze kandidaten te beheren en onze wervingsprocessen efficiënt en behoorlijk uit te voeren.
Als u vragen hebt of meer informatie nodig hebt over de rechtsgrond op basis waarvan wij uw persoonlijke informatie verzamelen en gebruiken, neem dan contact met ons op via de contactgegevens in Sectie 9 (Hoe contact met ons opnemen) van deze verklaring.
3. Delen van persoonlijke informatie
Wij geven uw persoonlijke informatie niet door aan derden op een manier die als een verkoop zou worden beschouwd volgens de toepasselijke wetgeving.
Wij delen persoonlijke informatie als volgt:
-
Dienstverleners. We delen uw persoonlijke informatie met andere bedrijven die we gebruiken om onze wervingsprocessen te ondersteunen. Deze bedrijven bieden diensten aan zoals diensten op het gebied van talentacquisitie en administratie, crimineel antecedentenonderzoek en onderzoek inzake arbeidsverleden. We hebben contracten met onze dienstverleners die de bescherming en het juiste gebruik van uw persoonlijke informatie regelen.
-
Gelieerde ondernemingen. Wij delen uw persoonlijke informatie met gelieerde ondernemingen die gemeenschappelijk eigendom zijn van of die onder het zeggenschap staan van DocuSign, Inc.
-
Wervingsbureaus. Wij kunnen uw persoonlijke informatie delen met wervingsbureaus aan wie u uw persoonlijke informatie hebt verstrekt, of uw persoonlijke informatie publiek toegankelijk maken voor wervingsbureaus.
-
Uw werkgever of organisatie of referentiecontroles. Wanneer u solliciteert naar een functie bij DocuSign, kunnen wij contact opnemen met uw vorige of huidige werkgever om uw arbeidsverleden te verifiëren, of uw referenties indien deze door u zijn verstrekt.
-
Openbare of overheidsinstellingen. We kunnen uw persoonlijke informatie delen om de toepasselijke wetgeving te volgen of om te reageren op een juridische procedure (zoals een dagvaarding). We kunnen uw persoonlijke informatie ook delen wanneer er bedreigingen zijn voor de fysieke veiligheid van een persoon, schendingen van deze verklaring of andere overeenkomsten of om de wettelijke rechten van derden te beschermen, met inbegrip van onze werknemers, gebruikers of het publiek. Voor meer informatie kunt u onze Richtlijnen voor wetshandhaving (Law Enforcement Guidelines) raadplegen (https://www.docusign.com/legal/law-enforcement).
-
Zakelijke transacties. Wij kunnen uw persoonlijke informatie delen tijdens een zakelijke transactie zoals een fusie of verkoop van onze activa of als onderdeel van de due diligence voor dergelijke beoogde transacties. Als er een zakelijke transactie plaatsvindt, zullen wij u op de hoogte stellen van eventuele wijzigingen in de controle over uw persoonlijke informatie, evenals van de keuzes die u mogelijk hebt.
-
Toestemming. We kunnen uw persoonlijke informatie op andere manieren delen als u ons daarom heeft gevraagd of als u toestemming heeft gegeven.
4. Bewaren van persoonlijke informatie
Wij bewaren uw persoonlijke informatie niet langer dan nodig is voor de doeleinden waarvoor deze wordt verwerkt. De duur van de periode gedurende welke wij persoonlijke informatie bewaren is afhankelijk van de doeleinden waarvoor wij deze verzamelen en gebruiken en/of zoals vereist om te voldoen aan de van toepassing zijnde wetgeving. In het algemeen betekent dit dat DocuSign uw persoonlijke informatie bewaart om te voldoen aan eventuele bewaringsbeperkingen of wettelijke beperkingen en zoals nodig voor de werking van de wervingsprocessen van DocuSign, inclusief om te kunnen antwoorden op vragen inzake werving. Wanneer er technische beperkingen zijn die verwijdering of anonimisering verhinderen, beschermen we persoonlijke informatie en beperken we het actieve gebruik ervan.
5. Uw keuzes
Deze sectie beschrijft veel van de acties die u kunt ondernemen om de verzameling, het gebruik of het bewaren van uw persoonlijke informatie te wijzigen of te beperken.
-
Sollicitatie. U kunt uw sollicitatie raadplegen en herzien. Als persoonlijke informatie onjuist of onvolledig is, kunt u wijzigingen aanbrengen door een e-mail te sturen naar hr@docusign.com.
-
E-mailberichten inzake werving. U kunt zich afmelden voor de e-mailberichten inzake werving die wij sturen. U kunt zich afmelden voor deze berichten door te klikken op de "afmelden"-link in het e-mailbericht. Houd er rekening mee dat we u een bericht kunnen sturen om te bevestigen dat u zich wilt afmelden.
-
Klachten. Wij zetten ons in voor het oplossen van geldige klachten over uw privacy en het verzamelen of gebruiken van uw persoonlijke informatie. Voor vragen of klachten met betrekking tot onze praktijken inzake gebruik van gegevens of deze verklaring, kunt u contact met ons opnemen via privacy@docusign.com.
6. Uw privacyrechten
U kunt bepaalde rechten hebben met betrekking tot uw persoonlijke informatie, afhankelijk van de lokale wetgeving inzake gegevensbescherming. Deze rechten kunnen onder meer de volgende zijn:
-
U kunt de volgende informatie opvragen: hoe we uw persoonlijke informatie verzamelen en gebruiken en waarom; de betreffende categorieën van persoonlijke informatie; de categorieën van ontvangers van uw persoonlijke informatie; hoe we uw persoonlijke informatie hebben ontvangen en de bron ervan; ons zakelijk doel voor het gebruik van uw persoonlijke informatie; en hoelang we uw persoonlijke informatie gebruiken of opslaan of de manier waarop we de relevante bewaartermijnen bepalen.
-
U heeft het recht om uw persoonlijke informatie te corrigeren.
-
In bepaalde situaties kunt u ons vragen uw persoonlijke informatie te verwijderen/wissen of te stoppen met het gebruik ervan (en bezwaar te maken tegen het gebruik van uw persoonlijke informatie) of uw persoonlijke informatie te exporteren.
-
U kunt te allen tijde verzoeken dat wij uw persoonlijke informatie niet langer gebruiken voor wervingsdoeleinden. Zie sectie 5 (Uw keuzes) van deze verklaring voor meer informatie over uw keuzes.
-
U hebt het recht om ons aanwijzingen te geven over het gebruik, de opslag en de verwijdering van uw persoonlijke informatie na uw overlijden.
-
U hebt het recht om op elk moment vragen of klachten te richten aan uw lokale gegevensbeschermingsautoriteit.
-
We zullen redelijke stappen ondernemen om uw identiteit te verifiëren. U kunt een vertegenwoordiger machtigen om namens u een verzoek bij ons in te dienen en wij zullen de identiteit van uw vertegenwoordiger of bevoegde wettelijke vertegenwoordiger verifiëren door bevestiging van u te vragen of door documenten die de machtiging van de vertegenwoordiger om namens u te handelen, aantonen.
Houd er rekening mee dat uw rechten en keuzemogelijkheden afhankelijk zijn van uw locatie. Bepaalde persoonlijke informatie kan op grond van de toepasselijke wetgeving worden vrijgesteld van dergelijke verzoeken.
Als u deze rechten wilt uitoefenen, kunt u contact met ons opnemen via https://support.docusign.com/SAR of een e-mail sturen naar subjectaccessrequest@docusign.com.
Overdrachten naar de VS en derde landen. Wij kunnen uw persoonlijke informatie buiten uw rechtsgebied overdragen voor verdere verwerking. DocuSign heeft bindende bedrijfsregels aangenomen om de overdracht van persoonlijke informatie van de EER naar DocuSign buiten de EER mogelijk te maken.
DocuSign, Inc. is de verwerkingsverantwoordelijke van persoonlijke informatie die wordt verwerkt door DocuSign voor de Sites. Als u zich in de EER bevindt, is de wettelijke vertegenwoordiger van DocuSign, Inc. DocuSign International (EMEA) Ltd., 5 Hanover Quay, Ground Floor Dublin 2, Republic of Ireland.
7. Hoe we uw persoonlijke informatie beschermen
Om uw persoonlijke informatie veilig te bewaren, gebruiken we fysieke, elektronische en managementtools. We passen deze tools toe op basis van de gevoeligheid van de persoonlijke informatie die we verzamelen, gebruiken en opslaan, en de huidige stand van de technologie. Wij beschermen uw persoonlijke informatie door middel van technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen om de risico's van gegevensverlies, misbruik, ongeoorloofde toegang en ongeoorloofde openbaarmaking en wijziging tot een minimum te beperken.
8. Wijzigingen aan deze Beleidsverklaring
Wij kunnen deze verklaring van tijd tot tijd wijzigen. Wij zullen eventuele wijzigingen in deze verklaring op deze pagina plaatsen. Elke versie van deze verklaring wordt bovenaan de pagina geïdentificeerd aan de hand van de datum van de versie.
9. Hoe contact met ons opnemen
Voor vragen of klachten over ons gebruik van uw persoonlijke informatie of deze verklaring kunt u contact met ons opnemen via privacy@docusign.com of per post naar DocuSign, Inc., t.a.v.: Privacy Team, 221 Main Street, Suite 1550, San Francisco, CA 94105, Verenigde Staten.